Основные операции по обработке входящих документов

Основные операции

По созданию внутренних документов и их обработке

Основные операции

По созданию исходящих документов и их обработке

1.15 Оперограммы и технологические карты

Маршрутов документов

1.15.1 Пример оперограммы подготовки документа

 

Наименование технологической операции	Исполнители
Руководитель	Гл. специалист	Специалист	Секретарь	…
Выдача указания о подготовке документа
Подготовка проекта документа
Согласование проекта документа
Утверждение документа
Передача документа для размножения

1.15.2 Примеры маршрутно-технологических карт движения документа

Очередность операции	Наименование операции	Исполнитель	Время, затрачиваемое на операцию
	Выдача поручения	Кто дает поручение	___
	Получение поручения	Кто получает	___
	И т.д. каждая операция (исполнение, составление, оформление, согласование, подписание, регистрация, направление исполнителю (отправка адресату) и т.п.)	Кто исполняет…….	___
	……….	……..	___
ВСЕГО	___операций	___инстанций	____мин. (час, дней)

Наименование операции, производимой с документом	Инстанция	Исполнитель	Приме-няемое обору-дование	Приме-няемые материалы	Продолжи-тельность операции	Трудовые затраты

Раздел 2. Образцы составления и оформления документов

2.1 Бланк письма с продольным расположением реквизитов

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Государственное учреждение ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Факс: (495) 718-78-74 Тел.(495) 334-46-46 E-mail: [email protected] ОКПО 02842708 ОГРН 1037700380795 ИНН 7708033140 КПП 771001001   _________________ № ___________________ На №______________ от _______________

2.2 Бланк письма с расположением реквизита «справочные данные
об организации» в нижнем колонтитуле

	ул. Тверская, 7, Москва, 125375 Справочная: 771-81-00 по документам: 771-81-21 Факс: 771-87-18
		Телетайп: 114158 MSRF RU E-mail: [email protected] Сайт: www. minswyaz.ru

2.3 Бланк письма с угловым расположением реквизитов

2.4 Бланк письма должностного лица с угловым
расположением реквизитов

2.5 Общий бланк с продольным расположением реквизитов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ВОСКРЕСЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАЗЕННЫЙ АГРЕГАТНЫЙ ЗАВОД (ФКП ВГКАЗ) _________________ № _____________

2.6 Общий бланк с угловым расположением реквизитов

Государственное унитарное предприятие «УПРАВЛЕНИЕ ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ ИСТОРИЧЕСКИХ ОБЪЕКТОВ» _______________ № _______ г. Москва

2.7 Образец оформления титульного листа Устава

2.8 Бланк конкретного вида документа (должностной инструкцияи)
с угловым расположением реквизитов

	Закрытое акционерное общество «Стройматериалы» (ЗАО «Стройматериалы») ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______________№_______   г. Самара
		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ТАРАСОВ Н.В. Тарасов «22» октября 2008 г.

начальника отдела охраны труда

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1

1.2…..

 

2. ОБЯЗАННОСТИ

2.1

2.2……

 

3. ПРАВА

3.1

3.2….

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1

 

4.2…

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

5.1

5.2….

 

Зам. директора по персоналу Истомин И.И. Истомин

20.10.2008

Специалист правового отдела ВОРСОВ А.В. Ворсов

19.10.2008

С инструкцией ознакомлен,

экземпляр на руки получил Воронин Б.А. Воронин

25.10.2008

Инструкция изготовлена в 3-х экз.:

1-й экз. хранится в дирекции по персоналу,

2-й – в отделе охраны труда, 3-й – у начальника отдела труда

В дело № 01-04

Соколова 28.10.2008

2.9 Бланк конкретного вида документа (приказа)
с продольным расположением реквизитов

2.10 Образец составления и оформления приказа

Закрытое акционерное общество «Космос» (ЗАО «Космос»)     ПРИКАЗ 18.09.2008 № 91 г. Кострома

 

о внесении изменений

в штатное расписание

 

В связи с увеличением с 15.09.2008 г. численности работников ЗАО «Космос» до 60 человек приказываю:

1. Ввести с 01.10.2008 г. в штатное расписание отдел охраны труда в составе начальника отдела и инженера по охране труда (2 единицы).

2. Установить для вновь вводимых должностей оклады:

Начальник отдела – 25 000 (двадцать пять тысяч) руб.

Инженер по охране труда – 16 000 (шестнадцать тысяч) руб.

3. Заместителю директора по персоналу И.И. Истомину в срок до 25.09.2008. представить на утверждение проекты Положения об отделе охраны труда и должностных инструкций начальника отдела и инженера по охране труда.

4. Начальнику отдела кадров В.Н. Ворониной организовать работу по подбору персонала на вводимые должности.

5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

 

 

Директор ТАРАСОВ Н.В. Тарасов

 

 

С приказом ознакомлены:

Зам. директора по персоналу Истомин И.И. Истомин

18.09.2008

Начальник отдела кадров Воронина В.Н. Воронина

18.09.2008

В дело № 01-05

Соколова 18.09.2008

2.11 Образец составления и оформления распоряжения

Закрытое акционерное общество «Космос» (ЗАО «Космос»)   РАСПОРЯЖЕНИЕ 28.09.2008 № 9 г. Кострома

о порядке работы узла

факсимильной связи

 

В связи с вводом в эксплуатацию узла факсимильной связи и с целью регламентации его работы предлагаю:

1. Утвердить Положение об эксплуатации узла факсимильной связи (прилагается).

2. Использовать узел факсимильной связи только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений.

3. Руководителю административно-хозяйственного отдела И.П. Сергееву в недельный срок ввести в обращение новые бланки писем с указанием номеров факсимильных аппаратов.

4. Руководителю службы ДОУ Т.П. Кругловой организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.

5. Возложить контроль исполнения распоряжения на заместителя директора А.С. Итченко.

 

 

Директор ТАРАСОВ Н.В. Тарасов

 

 

С приказом ознакомлены:

Зам. директора ИТЧЕНКО А.С. Итченко

28.09.2008

Руководитель АХО Сергеев И.П. Сергеев

28.09.2008

Руководитель службы ДОУ Круглова Т.П. Круглова

29.09.2008

В дело № 01-06

Соколова 29.09.2008

2.12 Образец составления и оформления плана

	Управление начального профессионального образования Администрации Н-ской области   Отдел воспитательной работы, дополнительного образования и социальной защиты учащихся   ПЛАН   22.12.2008 № 15-05   г. Н-ск
		УТВЕРЖДАЮ Начальник управления Веселов Н.Н. Веселов «23» декабря 2008 г.

 

работы на 2009 год

Дата	Наименование мероприятия	Место проведе-ния	Ответственный исполнитель и контактный телефон
1. Подготовка правовых актов Главы администрации области
Декабрь	Проект постановления об утверждении стипендии Главы администрации области		М.В. Савелова т. 444-2323
2. Вопросы, выносимые на коллегию Управления
Март	Об итогах учебно-воспитательной работы за 2008 год		М.В. Савелова Л.Н. Перова Г.М. Онучина
Ноябрь	О ходе реализации областной целевой программы «…»		М.В. Савелова Л.Н. Перова
3. Основные мероприятия
Январь	Организация встречи блокадников Ленинграда…		М.В. Савелова Л.Н. Писарева А.С. Афанасьев
…….	……………….	……………..	…………..
4. Контрольно-аналитическая работа
Январь	Анализ работы общежитий	Во всех ПУ и ПЛ	М.В. Савелова Л.Н. Перова Г.М. Онучина
Декабрь	Подготовка списков выпускников-сирот…		Г.М. Онучина

 

Начальник отдела САВЕЛОВА М.В. Савелова

В дело № 06-08

Павлова 25.05.2008

 

2.13 Образец составления и оформления протокола

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ОАО «Апрель»)   ПРОТОКОЛ 15.03.2011 № 12 г. Самара

 

 

 

заседания рабочей группы

по ценовой политике

 

Председательствующий – В.А. Косырев

Секретарь – К.М. Белова

 

Присутствовали: 19 человек (список прилагается)

Приглашенные: (поименное перечисление с указанием должности)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

1 Об уточнении коэффициентов инфляции. Доклад зав. отделом строительства В.В. Мальцева.

2 О введении в действие единичных расценок. Доклад эксперта рабочей группы М.И. Соколовой.

 

1 СЛУШАЛИ: В.В. Мальцева (текст доклада прилагается).

 

ВЫСТУПИЛИ:

А.Б. Рокотова (запись текста выступления).

А.А. Балабанов (запись текста выступления).

 

РЕШИЛИ:

1.1 Применять корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденные Минрегионом России на 2-й квартал 2011 г.

1.2 Поручить А.Б. Рокотовой внести необходимые рабочие коррективы в документацию.

 

2 СЛУШАЛИ: …….

 

РЕШИЛИ:

2.1….

2.2…

 

Председательствующий КОСЫРЕВ В.А. Косырев

Секретарь Белова К.М. Белова

 

2.14 Образец составления и оформления сопроводительного письма

	Закрытое акционерное общество «Промстрой-инвест» (ЗАО «Промстрой-инвест»)   Ю. Павлова пер., д. 22, г. Самара, Россия, 443009 Тел. 951-66-53 ОКПО 04732708, ОГРН 1036600930875, ИНН/КПП 603084130/661001001     06.12.2007 № 357/01-03   На №255-И от 30.11.2007
		Директору ЗАО «Луч» В.К. Симонову

 

 

Уважаемый Василий Кириллович!

 

Высылаем Вам проектную смету расходов на строительно-монтажные работы по возведению дополнительного помещения для стоматологической поликлиники № 15.

 

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

 

С уважением,

 

Директор ПАТРИН С.В. Патрин

 

Н.П. Соколов

951-66-37

 

 

2.15 Образец составления и оформления уведомления

	Закрытое акционерное общество Вымпел (ЗАО «Вымпел») УВЕДОМЛЕНИЕ 15.05.2008 № 27 г. Самара
		Секретарю канцелярии Г.И. Григорьевой

о реорганизации ЗАО «Маяк»

 

 

Уважаемая Галина Ивановна!

 

Уведомляем вас о том, что 25.05.2008 г. ЗАО «Маяк» реорганизовалось в форме выделения в Закрытое акционерное общество «Вымпел»
(ЗАО «Вымпел»).

В соответствии с ч.5 ст. 75 ТК РФ ЗАО «Вымпел» продолжает с Вами трудовые отношения. Все условия, определенные при заключении трудового договора с ЗАО «Маяк», остаются неизменными.

В случае Вашего отказа от продолжения работы в ЗАО «Вымпел» трудовой договор с Вами будет прекращен по п.6 Ч.1 ст. 77 ТК РФ.

 

 

С уважением,

 

Начальник отдела кадров СУХАРЕВА Н.В. Сухарева

 

С уведомлением ознакомлена, экземпляр уведомления получила:

 

Секретарь Григорьева Г.И. Григорьева

25.05.2008

 

В дело № 01-17

Попова 25.05.2008

 

2.16 Образец составления и оформления докладной записки

	Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»   Рабочая группа по ценовой политике ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   15.03.2006 № 15   г. Самара
		Директору О.М. Павлову

 

о применении коэффициентов инфляции

 

В связи с ростом инфляции рабочая группа по ценовой политике приняла 15.03.2011 решение применить с 01.04.2011 корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденные Минрегионом России на 2-й квартал 2011 г., и поручила А.Б. Рокотовой внести необходимые рабочие коррективы.

Прошу Вас известить об этом партнеров.

 

Председатель КОСЫРЕВ В.А. Косырев

В дело № 01-15

Попова 25.03.2008

Наименование организации-автора	Адресат
Передал (должность, Ф.И.О.)	Принял (должность, Ф.И.О.)
№ телефона	№ телефона
Телефонограмма
Исх. рег. №   Вход. рег. №		Дата, время получения:   Дата, время передачи адресату:
Текст (не более 50 слов)   Должность, Ф.И.О. лица, от имени которого передается телефонограмма

2.17 Образец составления и оформления телефонограммы

 

 

2.18 Образец составления и оформления номенклатуры дел организации

	ОАО «АГРЕГАТ» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2007 № 325/01–08 г. Самара		УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор   ИВАНОВ И.И. Иванов «25» декабря 2007 г.

 

на 2008 год

 

	Индекс дела	Заголовок дела (томов, частей)	№ тома (части)	Срок хранения и № статей по перечню*	Примечание
1	2	3	4	5
1. Организация управления
01-01	Учредительные документы		Постоянно, ст. №37
01-02	Должностные инструкции		3 года после замены новыми, ст. 56
01-03	Штатное расписание		Постоянно, ст. 52а
01-04	Приказы по основной деятельности		Постоянно
2. Работа с кадрами
02-01 02-02 02-03	….. ….. …..		……. ……. …….
(остальные разделы номенклатуры дел)

*Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с учетом сроков их хранения. - М., 2000.

Зав. канцелярией СИДОРОВА Н.И. Сидорова

		ОДОБРЕНО   Протокол ЭПК архивного учреждения от 15.12.2007 № 12
	СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭК от 05.12.2007 № 9

2.19 Образец составления и оформления регистрационно-контрольной
карточки (РКК) входящего документа

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент:
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок
Резолюция
Исполнитель

Оборотная сторона

Ход исполнения № дела_______

 

2.20 Образец обложки дела постоянного хранения (ГОСТ 17914-72)

 

Код госархива ____________ Код учреждения___________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование архива) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (наименование организации и структурного подразделения)   ДЕЛО №______________ том №_____________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ (заголовок дела)     ____________________ (год)   на _____________ листах   Хранить___________(мес., лет)   Ф.№_________________ Оп.№________________ Д.№_________________

 

2.21 Образец внутренней описи дела