Реквизиты для разных видов бланков

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

· общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации - (01);

герб субъекта Российской Федерации - (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);

наименование организации - (08);

место составления или издания документа - (14).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

заголовок к тексту - (18).

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ или герб субъекта Российской Федерации - (01), (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);

наименование организации - (08);

наименование вида документа - (10);

место составления или издания документа - (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту - (18);

отметка о контроле - (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации - (01);

герб субъекта Российской Федерации - (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03);

код организации - (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - (06);

код формы документа - (07);

наименование организации - (08);

справочные данные об организации - (09). Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

 

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13);

адресат - (15);

заголовок к тексту - (18);

отметка о контроле - (19).

В лекцию

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

 

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал - 1,5)

Начальник юридического отдела

(межстрочный интервал - 1)

(межстрочный интервал - 2)

А.С.Круглов

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

 

Генеральный директор

ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

 

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

- 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

- 5 - для начала абзаца в тексте;

- 32 - для реквизита "Адресат";

- 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

- 34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор WordforWindows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.