Классификация деловых документов

 

Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них.

1) По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

-по административным вопросам,

-вопросам материально-технического снабжения,

-планирования,

-бухгалтерского учета,

-подготовки кадров,

внешнеторговой деятельности и т.д.;

2) По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4) По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

Информационные технологии
как средство повышения эффективности делопроизводства

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1) В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2) Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3) Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4) Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5) Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition). В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

Заключение

Важнейшими требованиями к контрольной работе являются:

1. умение работать с учебной и специальной литературой, проявляя при этом творческий подход к изучаемому материалу;

2. достаточно высокий теоретический уровень;

3. способность самостоятельно, последовательно, аргументировано излагать изученный материал, критически осмысливать изученные источники;

4. иллюстрировать теоретические положения конкретными примерами.

Типичными недостатками при написании и оформлении контрольной работы являются следующие:

1. неудовлетворительная форма изложения материала – несамостоятельное выполнение работы, т.е. ее текст частично или полностью переписывается из учебных пособий, лекционных конспектов, журналов. статей и др.;

2. чрезмерная загруженность цитатами, примерами без достаточного анализа и выводов;

3. плохо отредактированный и неотформатированный текст;

4. неправильное оформление работы, когда в тексте не выделяются пункты плана, изложенный материал не подразделяется по вопросам, отсутствуют необходимые ссылки на источники или неправильно оформлены ссылок, не нумеруются страницы и т.п.

Список рекомендуемой литературы

а) источники:

1.​ Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149-ФЗ. РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». (принят ГД ФС РФ 08.07.2006). "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448. Постановление правительства РФ от 15.06.2009г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». "Собрание законодательства РФ", 22.06.2009, N 25, ст. 3060.

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

3.​ ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4.​ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 360 с.

5.​ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 № 558.

6.​ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. "Собрание законодательства РФ", 22.06.2009, N 25, ст. 3060.

б) основная литература

1.​ Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебное пособие для бакалавров». - М.: Изд. Дашков и К^о, Наука-Спектр, 2015. - 324 с.

2.​ Захарова Т.И. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. — Москва: ЕАОИ, 2012. — 264 с. — Электронное издание. — ISBN 978-5-374-00603-2.

3.​ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие для бакалавриата: рекомендовано Мин. образования / М. В. Кирсанова, 2014.- 312 с.

4.​ Кострова Ю.Б., Егорова Л.Б., Лозовая О.В. Организация и технология документационного обеспечения управления /Электронное учебно-методическое пособие (ЭУМП). - СПУУЭ, 2013.

в) дополнительная литература

1.​ Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие для начального и среднего профессионального образования / М. И. Басаков, 2016.- 216 с.

2.​ Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для бакалавриата: рекомендовано методсоветом по направлению /Н.П. Крюкова, 2014.- 268 с.

3.​ Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавриата: рекомендовано Мин. Образования / И. Н. Кузнецов, 2012.- 576 с.

4.​ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — 2-ое издание, переработанное и дополненное. — М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014. — 288 с.

5.​ Кузнецова И.В. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие для бакалавриата /И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян, 2014.- 220 с.

6.​ Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие для вузов /Т. М. Ларионова, Л.А. Румынина, 2014.- 416 с.

7.​ Чернова С.Г., сост. Документационное обеспечение управления. — Новосибирск: НГАУ, 2014. — 106 с. — Электронное издание. — ISBN ngau_17_14.

Приложение 1