Начало работы в программе «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» может работать в двух основных режимах: Конфигуратор и Пользователь.

Режим Конфигуратор позволяет настраивать компоненты си­стемы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

Режим Пользователь («1С: Бухгалтерия») предназначен для не­посредственного использования созданной настройки в работе в целях ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

При запуске программы «1С: Бухгалтерия» на экране появля­ется окно, позволяющее выбрать вариант работы с программой и рабочую информационную базу. В комплект поставки входит де­монстрационная база, на которой можно опробовать приемы ра­боты. Имеется также одна пустая база, предназначенная для веде­ния учета вашего предприятия.

Для ведения учета по нескольким предприятиям в нескольких информационных базах следует создать копию папки с рабочей базой данных, после чего нажать в диалоге кнопку Добавить и в появившемся окне указать название новой базы и адрес копии информационной базы. В дальнейшем вы можете выбирать для ра­боты базу, в которой ведется учет конкретной фирмы.

Выбрав вариант «1С: Предприятие» и требуемую информаци­онную базу, нажмите кнопку ОК, чтобы начать работу. Загрузка системы может занять несколько минут в зависимости от выбран­ной конфигурации и мощности вашего компьютера. Если у вас на компьютере не установлен ключ защиты программы, то на экра­не появится соответствующее сообщение и программа не будет загружена. При правильной установке ключа после запуска про­граммы на экране появится главное окно программы.

Оно похоже на окна других программ, работающих под управ­лением Windows. В верхней части расположены заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части окна находится строка состояния. Рабочая область в центре окна предназначена для ото­бражения окон документов, с которыми вы будете работать.

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выда­ется название программы, а также имя активного окна, открыто­го в программе.

Под строкой заголовка окна расположено главное меню про­граммы. Главное меню служит для выполнения команд, необхо­димых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку главного меню программы. Выбор мышью какого-либо из пунктов главного меню открывает список команд, входящих в это меню.

При работе в одном из режимов в строке главного меню появ­ляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой главного меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используе­мых команд. Панели можно «прижать» к любой стороне главного окна программы или свободно разместить в любом месте экрана.

Нижняя строка окна носит название «Строка состояния» и ис­пользуется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния назы­вается Рабочим столом.

Перед началом работы следует немного остановиться на ос­новных понятиях, используемых в программе «1С: Бухгалтерия», а также просмотреть и настроить некоторые исходные данные.

Структура бухгалтерского учета в организации определяется гоШном счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. Вместе с типовой конфигурацией предлагает­ся стандартный план счетов.

Обычно план счетов открывается в главном меню Операции ко­мандой План счетов и представляет собой таблицу, каждая строка которой определяет счет или субсчет бухгалтерского учета (рис. 2.2). Просмотреть его можно с помощью полосы прокрутки, располо­женной в правой части окна.

В связи с принятой учетной политикой предприятия можно самостоятельно выбрать необходимые счета. В большинстве случа­ев используется имеющийся стандартный план. Для того чтобы убрать план счетов с экрана, следует нажать кнопку Закрыть окно, расположенную в его заголовке, или кнопку Закрыть, располо­женную в нижней части окна.

Хозяйственная деятельность предприятия может быть описана данными следующих видов.

Константы — постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или из­меняется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

Справочники — списки однородных элементов данных. Исполь­зуются для хранения нормативно-справочной информации.

Документы — служат для ввода информации о совершенных хозяйственных операциях.

Журналы — списки объектов данных типа «Документ». Они слу­жат для работы с документами.

Перечисления — списки значений, задаваемые на этапе конфи­гурирования.

Отчеты — средство получения выходной информации. Исто­чником данных для построения отчетов служат документы, спра­вочники и регистры, также используется информация, хранящаяся в константах.

Обработка — используется для выполнения различных действий над информационной базой.

Регистры — средство накопления оперативной информации о наличии и движении средств.

Журналы расчетов — средство проведения периодических рас­четов и хранения результатов расчета прошлых периодов. Каждый журнал связан с одним из справочников, который называется справочником объектов расчета. Каждая строка журнала — еди­ничный акт расчета, который производится для определенного объекта по определенному алгоритму, имеет протяженность во времени и результат.

Виды расчетов — алгоритмы, по которым могут проводиться расчеты записей журналов расчета.

Группы расчетов — средство логического объединения видов расчета по тем или иным признакам.

Календари — средство построения графиков работы предпри­ятия, внешних организаций или отдельных категорий работников.

Создание структуры данных производится в окне Конфигура­ция — Метаданные. Окно вызывается на экран выбором пункта Конфигурация в меню Операции главного меню Конфигуратора.

Структура данных представлена в виде дерева и позволяет про­сматривать и редактировать характеристики всех типов данных.

 

Константы и справочники

Константы. Константы служат для хранения информации, ко­торая либо совсем не меняется в процессе работы с системой, либо меняется достаточно редко (например, название организа­ции, фамилии руководителя и главного бухгалтера). Список кон­стант содержит все константы, определенные и используемые в программе.

Для каждой константы из списка определяются три параметра:

• код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

• наименование константы, являющееся комментарием к кон­станте;

• значение константы фиксированного типа (строка, число,

дата и т.д.).

Для констант с установленным признаком «Периодический» поддерживается история изменений значения константы. При ра­боте со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описа­нию константы.

Параметры констант отображаются в следующем порядке: код, наименование, значение. Редактирование значения константы можно производить непосредственно в списке. •оо Справочники. Различная информация, используемая програм­мой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая ин­формация, например ставки налога, уже введена и не требует исправления. Во многих справочниках информацию следует вве­сти при начале работы с программой.

Справочники служат для хранения условно-постоянной инфор­мации. Они позволяют пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник пред­ставляется списком древовидной структуры, в узлах которого хра­нится информация о различных объектах.

Принципы работы с любым списком в программе «1С: Бухгал­терия» одинаковы: нажав кнопку Новая запись, можно добавить новую запись в список, а нажав кнопку Редактировать можно изменить текущую запись. Для того чтобы сделать запись текущей, по ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра теку­щей записи требуется нажать кнопку с изображением лупы. На­жав кнопку Копировать И, вы создадите еще одну запись, ско­пировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки По­метить на удаление, вы пометите запись для удаления. Нажав кнопку с изображением вопроса, вы сможете прочитать неболь­шую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником.

Документы и журналы

Журнал предназначен для хранения и работы с документами. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяются в Конфигураторе. Кроме пользовательских в системе «1С: Предприятие» су­ществуют два системных журнала.

Полный журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах назначенных пользователю прав досту­па). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

Журнал «Прочие» используется для работы с документами, для которых в процессе описания конфигурации не указан конк­ретный пользовательский журнал. Его внешний вид также задает­ся системой и не может быть изменен.

Для вызова журнала выберите в меню Журналы соответству­ющий вид или в меню Операции главного меню программы команду Журналы, указав имя журнала в списке.

При этом некоторые документы создаются в программе, после чего распечатываются на принтере, а некоторые вводятся на ос­нове имеющихся оригинальных документов.

Основным понятием для ведения бухгалтерского учета являет­ся операция, содержащая одну или несколько проводок. Опера­ции создаются автоматически на основе документов или вводятся вручную. Также имеется возможность описать некоторые типовые операции, например ввод начальных остатков. Все введенные опе­рации хранятся в журнале операций, на основе которого строится также журнал проводок.

Интервал видимости. Интервал видимости определяет, за ка­кой период времени будет видны документы при просмотре жур­нала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами: авто­матически и вручную. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

При настройке конфигурации производится настойка докумен­тов и создаются необходимые журналы для их хранения. Настрой­ку конфигурации, как правило, производит системный програм­мист или специалист фирмы «1С».

Пользователю доступны следующие действия:

• изменение вводимых данных документа;

• добавление, удаление и копирование строк в табличной ча­сти документа;

• сохранение изменений;

• переход к описанию документа;

• получение краткой справки по элементам формы документа.

Элементы формы документа позволяют пользователю управ­лять вводимыми данными, изменяя параметры обработки данных алгоритмом документа. Возможности управления данными пол­ностью зависят от документа и для разных документов могут быть различны.