Система управления и смысл организации

Поскольку основной обязанностью руководства высшего уровня является создание системы управления, то, очевидно, важно с самого начала установить сущность и характер такой системы. Данная глава содержит определение системы управления и описание ее характеристик.

Систему управления можно определить как подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты этого определения.

Системы управления могут рассматриваться как существенно нормативные, и хотя единого согласованного определения нормативной системы нет, тем не менее интересно следующее высказывание Ричарда Кершнера: "Система представляет собой совокупность компонентов (одушевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производит такие выходы, которые обеспечивают достижение цели – максимизации некоторой функции входов и выходов".

Системы изобретены людьми для удовлетворения их специфически человеческих целей; они целенаправленны, сознательно построены, рациональны и могут так изменяться, что их ценность может увеличиваться.

Нормативные системы можно в общих чертах классифицировать по их компонентам или составным частям на 1) машинные; 2) типа «человек – машина» и 3) типа «человек – человек». В этой книге рассматривается третий класс систем. Мередит Кроуфорд заметил, что футбольная команда может считаться системой «человек – человек», в которой человек обеспечивает энергию, движение, силу удара, переработку информации, память и выработку решений. Далее он отмечает, что батарея управляемых ракет состоит из машин, выполняющих те же самые операции.

Таким образом, в системах типа «человек – человек» материальной базой, или «оборудованием», системы является сам человек. Более того, по аналогии с машинными системами системы «человек – человек» можно рассматривать как социальные Изобретения. Социальные, экономические и политические институты могут истолковываться и выражаться в тех же понятиях, как и политика организации, ее процедуры или методы. Необходимо помнить, что этот комплекс социальных конструкций приводит, как предполагается, к большему удовлетворению потребностей людей.

(((((Система управления как организационная система. В общем случае, т.е. инвариантно природе систем, под управлением понимается целенаправленное воздействие, осуществляемое для перевода некоторого объекта из одного состояния в другое состояние. Это другое состояние задается целью воздействия, под которой, в первом приближении, можно понимать желательный результат. Он может заключаться и в том, чтобы не переводить, а поддерживать объект в уже достигнутом состоянии, стабилизировать его. Состояние объекта как текущее, в данный момент, так и прогнозируемое на какой-либо фиксированный момент времени в будущем, определяется набором переменных (показателей, признаков) характеризующих его, а также их численными значениями.

Управляющее воздействие всегда целенаправленно оказывается со стороны субъекта управления (управляющего, органа управления) и реализуется на объекте управления. Но прежде чем воздействовать на объект и менять его состояние, надо знать его фактическое состояние, и тот канал, по которому сведения об объекте поступают субъекту, называется обратной связью. Существенно различать два типа обратной связи - положительную и отрицательную, на чём остановимся ниже. Канал, по которому передается управляющее воздействие называется прямой связью. Формирование и осуществление управляющего воздействия определяют управление как процесс. Но управление - не только процесс или динамика, но и орган, выполняющий управленческие функции (а потому в наименовании такого органа часто присутствует слово “управление”) и характеризующийся определенным строением, структурой. Структура же есть такая совокупность связей между частями целого или подсистемами, какая детерминирует свойства системы. Поэтому управление - это еще и система, т.е. статика.

Под системой управления понимается единство субъекта (управляющей части) и объекта (управляемой части) управления. Это единство обеспечивается наличием между ними прямой и обратной связей, какое образует контур управления. В контуре управления реализуется процесс управления как циклическая последовательность фаз: получения субъектом информации от объекта и извне, преобразования полученной информации и формирования управляющего воздействия, передачи управляющего воздействия объекту для исполнения. В социальных организациях, и в том числе в хозяйственных, субстанцией управляющего воздействия является информация (меры физического воздействия на объект, а им может быть и группа, и отдельный человек, недопустимы). Поэтому процессу управления присущ информационный характер. Но его не нужно абсолютизировать, а надо отдавать себе отчет в том, что посредством передачи информации (управленческого решения, ибо сообщения, какие оно в себе содержит и несет, есть информация) на объект могут быть направлены материально-энергетические потоки, какие безусловно окажут воздействие на объект и приведут к изменению его состояния. Сформировать управляющее воздействие - значит определить, что должно измениться в объекте (какая переменная) и какова должна быть величина изменения. Если же воздействие почему-либо (вследствие ли своей недоброкачественности или же неисполнительности объекта) не достигло цели, начинается следующий цикл.

Чем сложнее объект, тем большее число функций управления, прилагаемых к нему, требуется. Поэтому управляющая часть, надстраиваемая над такими объектами, имеет иерархическое строение. Состав необходимых функций, а, значит, и их количество, строго можно установить по числу контуров, какое, в свою очередь, определяется по количеству обратных связей. Следует, поскольку нередки ошибочные толкования, подчеркнуть, что системой управления можно называть только совокупность субъекта и объекта: ни управляющая часть (подсистема), ни тем более управляемая подсистема по отдельности системой управления не являются. Это значит, что никакой аппарат управления, даже системно организованный, сам по себе не есть система управления. Любой орган управления существует не ради себя самого, а лишь постольку, поскольку имеется объект, которым надлежит управлять. Иное дело, если аппарат управления достаточно большой, и им тоже надо управлять, но это уже - управление управлением, а не тем делом, для нормального хода которого оно требуется.

Под влиянием управляющего воздействия в объекте управления происходят изменения, результаты которых отражаются на численных значениях переменных, служащих для его описания. Все переменные, по значениям которых можно составить представление о положении дел на объекте, подразделяются на входные и выходные, управляемые и неуправляемые.

Входные переменные или просто “вход” обозначают то, что поступает в объект или в ту систему управления, к которой он относится, а выходные или “выход”, соответственно, то, что он выпускает во внешнюю среду. Так, входами хозяйственной организации являются информация (о политике правительства, рыночной конъюнктуре, курсе валют, котировке ценных бумаг, действиях конкурентов и т.д.) и другие ресурсы (сырьё и материалы, оборудование, рабочая сила и т.д., вплоть даже до того настроения, с которым ее сотрудник приходит на работу). Денежные платежи от дебиторов хозяйственной организации, хотя они, как правило, поступают не непосредственно в нее, а на ее расчетный счет в банке, также должны быть отнесены к ее входу. Выходами же хозяйственной организации могут быть производимая ею продукция или оказываемые услуги с определенными показателями количества и качества, платежи поставщикам, сведения, интересующие вышестоящие, а также надзорные и контрольные органы, общественность, удовлетворенность трудом работающих, антропогенная нагрузка на окружающую природу. Теперь (в дополнение к материалам лекции 1) можно отметить, что по виду присущей системе зависимости значений выходных переменных от входных, различают системы линейные и нелинейные.

К управляемым переменным относят те, какие чувствительны к управляющему воздействию, т.е. могут менять под его влиянием свою величину, а к неуправляемым, соответственно, те, численные значения которых не поддаются изменениям. Неуправляемые переменные представляют собой возмущающие воздействия или просто “возмущения”. Для хозяйственной организации обычны такие возмущения как нарушения контрагентами принятых по отношению к ней договорных обязательств - несвоевременная поставка или оплата, отказ выполнять их на прежних условиях и т.д. Возмущения могут задевать не одну, а сразу множество организаций, действующих в определенном регионе, например, когда они порождаются природными катаклизмами - землетрясениями, наводнениями, эпидемиями и др.

Цель деятельности хозяйственной организации, а, значит, и цель управления ею, обозначается выходными переменными. В процессе функционирования может обнаружиться расхождение между действительными их значениями и желательными (нормативными, плановыми) с точки зрения достижения цели. В этой ситуации необходимо принятие мер по формированию управляющих воздействий, какие позволили бы устранить наблюдаемые отклонения: чем дольше оставлять их без внимания, запаздывать с выработкой необходимых решений, тем больше будет величина потерь. Это - управление по отклонениям. Возмущения же появляются не на выходе объекта, а на входе, поскольку приходят из внешней среды, и (хотя их можно интерпретировать тоже как отклонения, но проявляющиеся на входе) поэтому орган управления хозяйственной организации не может их устранить, как отклонения. В этой ситуации в задачу управления входит выработка таких мер воздействия, с помощью которых удалось бы компенсировать вредное воздействие возмущений. Это - управление по возмущениям. При нём обратная связь реализуется не с выхода объекта, а со входа. В сложно организованных системах управления возможен еще один вид управления, это - управление по заданиям (планам, программам, распоряжениям и т.п.), поступающих сверху, т.е. со стороны вышестоящих субъектов управления. Во всех случаях “управление является существенно важной деятельностью для организации”.

Соотношение, складывающееся между управляемыми и неуправляемыми переменными в системе управления обусловливает важнейшую ее качественную характеристику - управляемость. Обеспечение высокой управляемости требует и закладки определенного соотносительного размера управляемой и управляющей подсистем при организации управления. В узком смысле понятие “управляемость” трактуется как “норма управляемости”, “диапазон контроля” или “масштаб руководства”, что всё одно и то же, так как все эти термины выражают лишь то, что объективно существует некий предел в численности непосредственно подчиненных одному начальнику. Попытки преодоления этого порога передачей под его начало дополнительных работников приводит к тому, что наступает момент, когда ему уже не управиться. А не справляющийся со своими функциями управляющий - это нонсенс, симптом негодной постановки дела. Строже и точнее понятие управляемости трактуется как способность системы достигать поставленные цели и укладываться при этом в ограничения по ресурсам (и в требуемые сроки, но время - тоже ресурс, и к тому же самый ценный). В таком понимании обеспечение или повышение управляемости не сводиться к увеличению аппарата управления - созданию новых должностей руководителей и исполнителей. Оно предполагает привлечение более квалифицированных работников, применение действенных систем мотивации труда, использования современных методов и технических средств.

Общим требованием, предъявляемым к любому субъекту управления и выражающим необходимое условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с регулярностью, соответствующей частоте возникновения отклонений и возмущений. Противное означает, что в действиях субъекта нет своевременной и адекватной реакции на изменение ситуации. Другим общим требованием, выражающим достаточное условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с периодичностью не меньшей времени длительности переходных процессов. Под переходным процессом понимается отрезок времени, в течение которого объект управления и система в целом постепенно переходит в то состояние, какое им “предписано” управляющим воздействием. Он начинается тогда, когда сигнал управления поступает на вход управляемого объекта, и заканчивается тогда, когда на его выходе установятся ожидаемые значения управляемых переменных. Суть в том, что система меняется не мгновенно, а проходит какое-то время, прежде чем управляемые переменные достигнут желательных численных значений, соответствующих цели воздействия. Очевидна бессмысленность нового управляющего воздействия, когда система находится в переходе и еще не пришла в то состояние, какое ей сообщено предыдущим воздействием. Переходные процессы возникают не только под влиянием управляющих, но и возмущающих воздействий и являются динамическими характеристиками систем. Противоположностью переходного процесса является установившийся процесс, под которым понимается отрезок времени, в течение которого на объект не оказывается никаких, ни управляющих, ни возмущающих, воздействий. Функционируя в режиме установившегося процесса, система получает возможность накапливать энергию, какая может быть использована для ее совершенствования и/или расширения масштабов деятельности.

Таким образом, всякая система управления как состоящая из подсистем или частей, и как минимум из двух - управляемой и управляющей, по определению есть организационная система. Отсюда всякую хозяйственную организацию, в которой можно выделить две вышеназванные части, можно рассматривать и как систему управления. При всём том она также является и организационной системой.)))))))

Организация и управление.

 

Система управления (СУ) представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Она состоит из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.

Методология управления включает в себя – цели, законы и принципы, функции, методы, технологии управления и практику управленческой деятельности.

Процесс управления представляет собой – систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура управления включает в себя – функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействия высших органов управления и профессионализм персонала.

Техника управления включает – компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.

Методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления – механизм управления.

Основная задача системы управления – формирование профессиональной управленческой деятельности, которая может рассматриваться как процесс и как явление.

СУ организации рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука – это прагматизм, а искусство – творчество.

Функции и структура управления организации находятся в диалектическом единстве.

При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций.

В общем виде функция – это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями, функции управления управленческой деятельностью.

К функциям управления управленческой деятельностью относятся: стратегическое управление, внешнее представительство, консультационная деятельность.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Образуется следующая иерархия: конкретные функции управления, общие функции управления, типовые процедуры, набор операций.

Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость выражается в часах. Сложность имеет три уровня – низкий, средний и высокий. Уровень сложности определяется на основе преобладания технических, логических либо творческих операций.

 

24.