Индексирование как вид и составная часть АСПИ

Множество документов только в том случае является фондом библиотеки, если они должным образом организованы и их содержание раскрыто посредством системы каталогов, картотек, баз данных.

Организация фондов и создание каталогов невозможна без группировки документов и сведений о них в виде библиографического описания занесенного на каталожную карточку (бумажную и/или электронную). Реализовать эти технологические процессы возможно посредством аналитико-синтетической переработки информации о документах. Осуществление АСПИ позволяет упорядочить библиотечный фонд и осуществить каталогизацию: составить библиографические описания на документы и сгруппировать их по определенным признакам. Группировка документов и их библиографических описаний по различным признакам, или классификация, позволяет разносторонне раскрыть содержание фонда библиотечно-информационного учреждения.

Классификация учитывает определенные признаки документов, например, содержание, аспекты содержания, вид документа (учебное издание, справочное издание и т.д.), целевое и читательское назначение (справочное издание для младших школьников, учебное издание для вузов и т.д.). Каждая документная классификация «написана» на определенном информационно-поисковом языке. ИПЯ – это искусственный формализованный язык, на котором описаны признаки группировки документов и их библиографических описаний.

Процесс перевода информации о документе с естественного языка на ИПЯ осуществляется на основе индексирования, которое представляет собой выражение содержания и формы документов средствами определенного информационно-поискового языка. Чтобы произвести индексирование необходимо знать соответствующий информационно-поисковый язык.

Содержательное индексирование является сложным интеллектуальным процессом, требующим владения специальными умениями и навыками, а также наличия у индексаторов особых психологических качеств: логичности мышления, хорошей смысловой памяти, внимательности и трудолюбия. Эрудиция и стремление постоянно познавать новое является неотъемлемым качеством специалиста в области индексирования (каталогизатора, систематизатора).

Объектом индексирования является отдельный документ, его составная часть или совокупность документов. Индексирование должно производиться на основе непосредственного анализа документа с учетом характера информационно-поискового массива.

Процесс индексирования представляют в виде последовательности следующих операций:

1. Анализ. Просматривая содержание документа, индексатор определяет основную его тему, а также затронутые в нем второстепенные вопросы, которые могут представлять интерес для пользователя. При этом индексатор исходит из своего понимания точки зрения автора и круга интересов потенциальных потребителей информации.

2. Аннотирование. Мысленно составляется аннотация на индексируемый документ на естественном языке, в которую включаются ключевые слова, характеризующие данный документ и дается ответ на вопрос: «О чем рассказывается в документе?».

3. Классификационное решение в словесной форме. Ключевые слова заменяются лексическими единицами конкретного ИПЯ (классификационными индексами, предметными рубриками, дескрипторами). В результате создается поисковый образ документа и осуществляется свертывание информации и перевод информации о содержании и форме документа на информационно-поисковый язык.

4. Классификационное решение на ИПЯ. Составление полного индекса, предметной рубрики для алфавитно-предметного указателя, ключевых слов.

5. Редактирование индексов, предметных рубрик и ключевых слов.

6. Оформление принятого решения.

Качество индексирования характеризуется двумя показателями: глубиной и детальностью.

Глубина индексирования свидетельствует о полноте раскрытия содержания документа в присвоенном ему поисковом образе документа. Глубину индексирования можно приблизительно оценить числом слов ИПЯ, включенных в поисковый образ документа.

Детальность индексирования позволяет оценить точность (адекватность) отражения содержания документа в поисковом образе документа. Точность отражения определяется смысловой близостью ключевых слов, включенных в мысленную аннотацию, и слов информационно-поискового языка, образовавших поисковый образ документа.

Глубина и детальность являются относительными характеристиками. Можно говорить о большей или меньшей глубине и детальности индексирования, но измерить их в абсолютных цифровых величинах не представляется возможным.

Для отражения влияния психологических факторов на качество индексирования вводится понятие «непоследовательность (воспроизводимость) индексирования». Непоследовательность индексирования характеризуется расхождениями по глубине и детальности поисковых образов одного и того же документа, составленных различными индексаторами или одним и тем же индексатором в разное время. Причинами непоследовательности являются различия в знаниях и навыках различных индексаторов (общая эрудиция, ориентировка в данной области знания, владение ресурсами ИПЯ, опыт работы и т.д.), а также психологические качества (память, внимание и т.д.). Чтобы избежать непоследовательности, разрабатываются специальные методики, алгоритмические предписания, которыми руководствуются индексаторы. Тем не менее, при смысловой обработке информации человеком, непоследовательность исключить полностью невозможно.

Создание поискового образа документа один из ключевых этапов индексирования. Поисковый образ документа может состоять из одной лексической единицы ИПЯ, например, одного классификационного индекса или одного предметного заголовка. В этом случае применен простейший метод индексирования, который можно назвать одноаспектным индексированием. Такое индексирование обычно используется в небольших библиотеках при достаточно широком тематическом профиле и малой полноте наполнения документами отдельных тем, отраслей. Этот вид индексирования отличается простотой и экономичностью. Более значимым признается многоаспектное индексирование, то есть построение при необходимости сложных поисковых образов документов, состоящих из нескольких лексических единиц ИПЯ.

Успешная реализация индексирования предполагает знание каталогизатором соответствующих информационно-поисковых языков и владение навыками общей и частной методики индексирования документов.