Взаимодействие структурных подразделений в процессе контроля над прохождением документации в Управлении.

13.1. Ответственный за делопроизводство на основании полученных копий контрольных карточек проводит анализ исполнения контрольных документов в структурных подразделениях Управления и информирует о состоянии дел начальников подразделений и отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки.

13.2. Отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки, осуществляя общий контроль над прохождением документации, производит анализ полученных сведений, их оперативное уточнение и обобщение.

13.3. Результаты анализа уточняются по регистрационной документации, обобщаются для повторного информирования начальников структурных подразделений.

13.4. Еженедельно кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки представляет руководству Управления перечень неисполненных документов по структурным подразделениям Управления.

13.5. По результатам анализа исполнительской дисциплины в подразделениях руководство Управления принимает решение о дисциплинарной ответственности исполнителей.

13.6. Контрольный документ снимается с контроля после регистрации отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки конечного ответа.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ИСХОДЯЩИХ ИЗ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАПРАВЛЕНИЕ АДРЕСАТАМ

14.1. Оформление исходящих из управления документов должно соответствовать требованиям, указанным в настоящем разделе регламента, безусловное выполнение которых обязательно для всех сотрудников Управления.

14.2. Исходящий документ печатается в трех экземплярах.
После регистрации первый экземпляр документа отправляется адресату, второй (копия документа с визами-оригиналами) - подшивается в дело в отделе кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки, третий передается непосредственному исполнителю. (Тиражирование документов в необходимом количестве для регистрации осуществляет исполнитель.)

Первый экземпляр документа, предназначенный для направления адресату, оформляется на соответствующем бланке Управления.

14.3. В ответных документах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При направлении документа в дополнение к ранее отосланному указывается номер и дата первого документа.

На исходящие документы, требующие пояснения, готовятся сопроводительные письма, на которых проставляются исходящий номер основного документа и дата.

Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: ''Приложение на... листах". При наличии в документе большого количества приложений делается их сквозная нумерация.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении, количества экземпляров.

На документах, подлежащих возврату в Управление, проставляется штамп "Подлежит возврату" и указывается срок.

14.4. Подготовленный документ подписывает только то должностное лицо, чья подпись предусмотрена на документе. Подписание документа другим должностным лицом, использование предлога "за" или иного знака при подписании не допускается.

В случае подписания документа должностным лицом, официально замещающим руководителя, указываются точное название занимаемой им на данный момент, должности, например. "Исполняющий обязанности Руководителя Управления Россельхознадзора по Республике Татарстан...", его фамилия и инициалы.

14.5. В нижнем левом углу всех экземпляров исходящих документов указывается фамилия и рабочий телефон его исполнителя.

14.6. Документы, предназначенные для направления адресатам, непосредственные исполнители лично передают в отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки в рабочие дни до 16.00 часов. При этом они должны сообщить сотрудникам отдела о категории почтового отправления (кроме простых отправлений) и полные реквизиты адресата.

Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.

14.7. Исходящие документы отправляются централизованно отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки. Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня.

При необходимости направления документа нескольким адресатам исполнитель представляет в отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки их список с указанием почтовых реквизитов и необходимого количества экземпляров документа.

14.8. Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются непосредственному исполнителю для доработки.

14.9. После принятия документов на отправку на всех его экземплярах в отделе кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки проставляют исходящий регистрационный номер, соответствующий присвоенному в журнале регистрации исходящих документов.

В журнале регистрации исходящей корреспонденции в графе «Примечание» указывается номер входящего документа.