М. 29 Контроль в системе управления: понятие, функции, принципы контроля

Под контролем понимают систему регулярной проверки состояния и результатов функционирования организации, ее отдельных элементов, внешнего окружения.

Контроль различается по объектам, степени их охвата (сплошной или выборочный); необходимости их разрушения при этом; по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный).

В системе управления контроль выполняет несколько функций 1) позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовится и своевременно на них отреагировать. 2) помогает отслеживать недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление и глубину и создавать более обоснованные планы. 3) Позволяет своевременно выявить нарушения, ошибки, оперативно их предотвратить или устранить. 4) дает возможность выявить резервы. 5) обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи. 6) позволяет оценить работу персонала за определенный период, эффективность и надежность системы управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами: 1) охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней; 2) непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности; 3) привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части; 4) наличие четкой стратегической направленности; 5) увязка с процессом планирования и преобразований в организации; 6) гибкость, приспособление к происходящим изменениям; 7) своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры; 8) ориентированность на конкретные результаты; 9) экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение; 10) индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц; 11) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность; 12) соответствие характеру контролируемого процесса; 13) регулярное подведение итогов контроля.

На практике существует 3 основных вида контроля: 1) Предварительный. Предшествует активной деятельности, а тем более, конкретным результатам и решает задачу проверки готовности фирмы, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к предстоящей работе. 2) Экологический. В его основе лежат требования по безопасности производства продукции и услуг. 3) Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации в процессе достижения ее конечных целей. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Такой контроль проводится буквально одновременно с выполнением основной работы. 4) Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией планов. Он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон, выявление проблем, помех.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов: I этап: определяются параметры функционирования и развития системы, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. II этап: создается модель управления организацией. III этап: получение информации о состоянии и результатах функционирования объекта. IV этап: корректировка деятельности организации: модификация целей, пересмотр планов, совершенствование технологий производства и управления.

Рекомендации менеджеру: 1. стратегическая направленность контроля. 2. определяет приоритеты организации. 3. устанавливает новые стандарты на товары. 4. формирует качественную обратную связь. 5. устанавливает жёсткие требования по стандартам. 6. использование премиальной системы за соблюдение стандартов.

Причины сопротивления контролю: попытка контролировать слишком много, контроль администрирования, излишняя увлечённость контролем, отсутствие двухстороннего общения при контроле.

В результате в организации может сложиться тип поведения, ориентированный на контроль (стремление работника всячески подчёркивать деятельность в тех сферах, где проводится контроль и пренебрегать теми, где измерения не проводятся).

Характеристики эффективного контроля:

С позиции персонала: становление осмысленных целей, воспринимаемых работниками; установление двусторонних отношений, общение при контроле; контроль не должен быть чрезмерным, руководство не должно перегружать подчинённых многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать всё их внимание; вознаграждение за соблюдение стандартов.

С позиции организации: 1.контроль должен носить стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их, не должен зацикливаться на мелочах. 2. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля будет скорее маскировать, а не собирать важную информацию. 3. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля – это не сбор информации, не установление стандартов, а решение задач, стоящих перед организацией. 4. Гибкость контроля 5. Своевременность 6. Простота 7. Экономичность.