Информационные системы, их элементы и характеристика

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки; и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления.

Интегрированные системы менеджмента - наиболее полные и наиболее сложные системы. Их называют корпоративными системами, комплексными информационными системами и т.д. Типы задач, для которых создаются информационные системы:

1. Структурированная - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

2. Неструктурированная - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида:

- создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных;

- разрабатывающие возможные альтернативы решения.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений:

- модельные - предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения.

- Информационные - управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Понятие коммуникации. Методы связи: личное общение и телекоммуникации

Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

- По субъектам: политическая, корпоративная, некоммерческая, государственно-административная, международная.

- По масштабам объектов: массовая, групповая, межличностная.

- По характеру объектов: внутренняя, внешняя, деловая.

- По вектору движения: горизонтальная (коммуникации между различными отделами организации), вертикальная (информация перемещается внутри организации с уровня на уровень).

- По используемому коду: вербальная, невербальная.

- По характеру сообщения: деструктивная, конструктивная, нейтральная.

Каналы коммуникации и распространения информации:

• личный канал;

• визуальный канал;

• распространение информации через предмет;

• СМИ: пресса, радио, телевидение, Интернет.

Значение коммуникации в организации:

- основное условие существования и развития организации.

- осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.

- характеризует состояния внутренней среды организации.

- создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Личное общение - это обмен неофициальной информацией. Сосредоточено в основном вокруг психологических проблем внутреннего характера, тех интересов и потребностей, которые глубоко затрагивают личность человека.

Телекоммуникация - форма связи, способ передачи информации на большие расстояния. Это связь при помощи электронного оборудования такого, как телефоны, компьютерные модемы, спутники и волоконно-оптические кабели.

 

Проведение деловых бесед

Деловое общение (беседа) – процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности; обмен информацией, значимой для участников общения.

В деловом общении предметом общения является дело, определённый вид деятельности, связанный с производством какого – либо продукта.

Субъекты – сотрудники организации, менеджеры.

Особенности:

1. Партнёр в деловом общении выступает как личность, значимая для субъекта;

2. Общающихся людей отличает взаимопонимание в вопросах дела;

Основная задача – продуктивное сотрудничество.

Деловое совещание

Деловое совещание — это инструмент коллективного принятия решения или координации действий сотрудников. Оно обычно проводится в том случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно.

Подготовка к совещанию предполагает определение того, кто будет принимать в нем участие, когда и где произойдет совещание, почему оно необходимо и что должно быть достигнуто в результате совещания.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

1) сбор и переработка информации;

2) координация деятельности служб фирмы и сотрудников;

3) принятие решения.

Организованное совещание решает важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;

• выявление и расчет коллективных результатов;

• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1) по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

• оперативные;

2) по периодичности (частоте) проведения:

• разовые;

• регулярные;

• периодические;

3) по количеству участников-.

• узкий состав (до 5 чел.);

• расширенные (до 20 чел.);

• представительные (свыше 20 чел.);

4) по степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;

• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

• комбинированные;

5) по принадлежности:

• партийные (и*других общественных организаций);

• административные;

• научные и научно-технические;

• объединенные.