Порядок и техника записей в учетные регистры

Качество записей в учетные регистры играет в учете важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышения качества учетных данных. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности. Краткости, точности и ясности.

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· По документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· По массовым документам хозяйственные операций до записи в журналы ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка - проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяются запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда

7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

· Дата записи в учетный регистр;

· Номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

· Основание записи(краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

· Номера счетов и позиций аналитического учета;

· Сумма.

Периодически, как правило, в конце месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам. Цель этого завершающего цикла учетных работ за месяц- сверка сводки счетных записей и получение соответствующих показателей. необходимых для составления отчетности.

Соблюдение установленного порядка учетной регистрации учетных данных обеспечивает необходимую четкость в организации учета и способствует резкому повышению его значения при контроле и оперативном руководстве деятельностью предприятия.

Способы исправления ошибок

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (Y) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие нет

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итого выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом "красное сторно".

Корректурный способ применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправительные записи должны быть оговорены и заверены подписью бухгалтера.

Способ дополнительных проводок применяется с случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15000 руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись

Дебет счета 41 "Товары" Кредит счета "Расчеты с поставщиками" 12000 руб.

При проверке ошибка обнаружена и выполнена дополнительная запись

Дебет счета 41 "Товары" Кредит счета "Расчеты с поставщиками" 3000 руб.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Отсюда красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах. Способ красного сторно применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Например, с расчетного счета оплачены и оприходованы на склад хозяйственные материалы на сумму 600 руб. Ошибочно запись отнесена на товары.

При поступлении составлена ошибочная проводка

Дебет 41 Кредит 60 600 руб.

 

Аннулирование ошибочной записи способом "красное сторно"

600 руб.

Дебет 41 Кредит 60

 

 

Составление правильной записи

Дебет 10 Кредит 60 600 руб.

Понятие учетной политики

Бухгалтерский учет на предприятии должен осуществляться по определенным правилам. Задача заключается в определении такой совокупности правил, реализация которых обеспечила бы максимальный эффект от ведения учета, т.е. своевременное формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность, доступность и полезность для широкого круга заинтересованных лиц.

Теоретически возможны три подхода к установлению правил постановки бухгалтерского учета на предприятии: централизованный, децентрализованный и смешанный.

При централизованном подходе при организации бухгалтерского учета каждое предприятие строго следует правилам и предписаниям, которые вырабатывает центр. Этот вариант использовался в нашей стране при централизованно управляемой экономике.

Децентрализованный подход предусматривает свои правила организации бухгалтерского учета для каждого предприятия. Хотя этот подход предполагает максимальную адаптацию учетных процедур к конкретному предприятию, в настоящих российских условиях он неприменим.

Разработка и реализация учетной политики предприятия непосредственно связаны с практическим ведением бухгалтерского учета на предприятии и его методом. Из всего многообразия способов ведения бухгалтерского учета предприятие те, которые наилучшим образом обеспечивают учетный процесс, при этом выбранные способы ведения учета должны отвечать общепризнанным правилам.

Учетная политика - это совокупность способов ведения бухгалтерского учета, избранных предприятием в качестве соответствующих условий хозяйствования, т.е. порядок осуществления первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности предприятия. или реализации метода бухгалтерского учета.

Учетная политика на предприятиях разрабатывается на основании Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина РФ от 09.12.98 г. № 60н. В соответствии с Положением каждое предприятие обязано:

· Установить перечень конкретных элементов учетной политики;

· По каждому из элементов учетной политики раскрыть из числа альтернативных способы учета, оценки, существенно влияющие на принятие решений пользователями бухгалтерской отчетности.

Учетная политика может быть пересмотрена только в следующих случаях:

· Изменения законодательства РФ или нормативных актов;

· Разработки новых способов ведения бухгалтерского учета на предприятии без ущерба достоверности информации;

· Реорганизации предприятия, смены собственности, изменения видов деятельности и др.