Тема 7. Электронные архивы как разновидность прикладного программного обеспечения.

В информатике под электронными архивами понимают разновидность прикладного программного обеспечения, предназначенную для хранения и поиска в больших массивах данных разных форматов и типов(символьная, информация, статистика, базы данных, мультимедийные форматы). Такого рода программное обеспечение внедряется в крупных организациях – холдингах, корпорациях, федеральных ведомствах и является достаточно дорогостоящим. В условиях внедрения международных стандартов управления качеством (ИСО 9000) на предприятиях насущной необходимостью становится использование корпоративных информационных систем (КИС), составной частью которых и являются электронные архивы. Корпоративная комплексная информационная система – разновидность информационных систем, предназначенная для информатизации всего комплекса задач предприятия, сбора, анализа и обработки информации, планирования, организации и координации действий структурных подразделений и исполнителей, контроля над исполнением, внутренней и внешней коммуникации. Ядром КИС является система управления документооборотом (СУД). СУД автоматизирую работу с докумнетами на всех этапах, начиная с создания и кончая помещением в архив. Так как КИС создают единое информационное пространство предприятия, поддержание хранения и доступа к электронным документам является их важнейшей функцией.

Электронные архивы КИС выполняют следующие функции:

- поддержка оперативного хранения создаваемых в организации электронных документов (как централизованного, так и распределенного);

- классификация электронных документов;

- защите информации, регламентация доступа к информации (в т.ч. криптографическая защита данных);

- поддержка работы разных пользователей над одной версией документа;

- поиск данных (полнотекстовый, атрибутивный, по классификаторам);

- конвертирование и миграция данных различных форматов, поддержание их читабельности, архивирование данных.

Полноценного программного обеспечения для КИС на рынке русифицированного ПО немного. Это, например, Work Route (АО «Весть-Метатехнология»); «Флагман» (АО «Инфософт»).

Однако, к ним могут быть приравнены СУД 1 уровня – оригинальные многоплатформенные продукты, решающие большой круг задач:

- DOCs Open (PC DOCs, Inc, США);

- Documentum с сервером Docu Page (Documentum, США);

- Lan Docs (AO «Ланит», Россия);

- Босс-референт («АйТи», Россия).

Для работы с данными разных форматов эти программы содержат встроенные модули-модификаторы, позволяющие работать открывать сотни форматов. Например, DOCs Open способна поддерживать 250 форматов. Однако к числу этих форматов не относятся малораспространенные форматы систем автоматизированного проектирования (САПР) и геоинформационных систем.

К информационной системе электронного архива, независимо от применяемого ПО можно применить следующие требования:

Прежде всего, Электронный Архив должен обеспечивать надежное хранение информации в любых форматах, что обеспечивает унификацию функции захвата данных от внешних приложений. В случае организации электронного Архива на машиностроительном предприятии такими внешними приложениями, в первую очередь, должны быть приложения, обеспечивающие потребности основной производственной деятельности. Рассмотрим профили архивов крупного предприятия.

Архив Технической Документации обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования технической документации, полученной в результате работы приложений. К такого рода приложениям относятся системы автоматизированной подготовки данных и системы автоматизированного проектирования. САПР могут подготавливать электронное представление чертежно-конструкторской документации либо в своих внутренних форматах, либо в форматах, стандартизованных для различных САПР: IGES, STEP для трехмерных моделей и dwg для двумерных данных. Автоматизированные системы подготовки данных могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы).

Архив Распорядительной Документации обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования распорядительной документации, полученной в результате работы офисных приложений. К такого рода приложениям относятся Word, Access, Excel, Outlook, Adobe Acrobat, локальные системы распорядительной документации в текстовом виде (АСУ РД). Системы такого рода могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы), формат Postcrypt.

Научно-Технический Архив обеспечивает хранение, инвентаризацию, учет выдачи и контроль использования распорядительной документации, полученной в результате работы офисных приложений и приложений работы со сканированными документами (сканирование, очистка, оцифровка и т.д.). К такого рода приложениям относятся Word, Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Paint, CorelDraw, Adobe Photoshop. Автоматизированные системы подготовки такого рода данных могут использовать СУБД, офисные приложения, текстовые форматы, форматы позиционированных полей вывода (отчеты баз данных, электронные таблицы), форматы сканированных изображений (JPEG, GIF, TIFF, BMP), формат Postcript.

Необходимо отметить также, что во всех трех случаях в перспективе нужно ориентироваться на необходимость архивирования сетевых данных.

Современный Электронный Архив, кроме того, должен быть нейтральным к формату данных, если эти данные оформлены в виде файла, причем независимо от типа файловой структуры и типа ОС. Надежное хранение подразумевает наличие специализированных функций, обеспечивающих анализ целостности данных, анализ единственности и актуальности, анализ предыстории, анализ текущего состояния данных и т.д. Сегодня появляются и такие дополнительные функции хранения, как защита данных от внешних атак и поддержание режима конфиденциальности при работе в сети. Однако эти функции могут быть реализованы при организации сетевой защиты всех приложений через механизмы межсетевых экранов, сетевую фильтрацию потоков и т.д. Поэтому если Электронный Архив не обладает такой дополнительной функциональностью, он должен непосредственно взаимодействовать со средствами сетевой защиты.

Еще одно важное требование к Электронному Архиву заключается в следующем: он должен автоматически или автоматизированно распределять хранящиеся производственные данные в соответствии с их предназначением. В нашем случае это означает, что данные могут передаваться в Электронный Архив и браться из него автоматически и непосредственно из третьих систем. В первую очередь это относится к САПР. Возможность многопользовательской работы с массовыми данными САПР, например, работа коллектива конструкторов по созданию сборки, в современных технологиях называется WorkGroupManagement. Качество реализации или универсальность Электронного Архива тем выше, чем с большим набором прикладных САПР он может взаимодействовать напрямую в таком режиме.

Электронный Архив должен иметь механизм свободного ассоциирования (по тематике, по запросу, по исполнителю, по дате, по отношению к производственной деятельности и т.д.) любого количества любых хранящихся в архиве документов. Этот механизм принципиально не должен использовать копирование источников, поскольку при таком «архаическом» подходе появляется вероятность дублирования информации и создается источник ошибок в будущем («что считать актуальными данными»?).

Электронный Архив должен иметь механизм разграничения доступа. Состав и уровень привилегий пользователей может администрироваться собственными средствами Электронного Архива, но современные реализации имеют общую устойчивую тенденцию к экспорту функций разграничения доступа к Архиву из общих административных настроек сети через серверы каталогов, аутентификационные службы сети и т.д. В любом случае, функции Архива должны быть настраиваемы в соответствии с некоторой политикой, внутренней или внешней, разграничения доступа пользователей. Качество реализации такого механизма в Архиве тем выше, чем более точно он соотнесен со статусом пользователя. В качестве примера можно указать следующие базовые функции: разграничения по темам, по имени пользователя, по принадлежности к группе, по времени, по месту доступа, по степени участия пользователя в том или ином этапе жизненного цикла изделия.

Электронный Архив должен реализовывать методику распределенного хранения. Это требование возникает при сетевой организации хранения данных архива и при постоянном росте объема хранимых данных.

Электронный Архив должен отслеживать, вплоть до восстановления структуры, предысторию каждого элемента данных. Электронный Архив должен вести протокол обращений пользователей к данным хранения, отслеживая, кто, когда, на основании чего, на какое время, в какой конфигурации и какие данные запросил. Кроме того, электронный Архив должен также осуществлять мониторинг статуса каждого документа.

Одной из основных функций Электронного Архива является организация информационно-поисковых служб. Наличие в Электронном Архиве своей собственной поисковой машины или одной из наиболее продвинутых поисковых машин других производителей в качестве встроенной — способ обеспечения качественного уровня обращения за данными к архиву.