Организация документооборота

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.

После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.

Процесс обработки документов в бухгалтерии предприятия включает три этапа:

1. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, то есть устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям.

2. Затем бухгалтер проверяет документ по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций).

3. Бухгалтер проводит таксировку, то есть проверят правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарíо-материальных ценностей на их цену.

4. Документы группируют, то есть размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций.

5. Контировка – это обработка документов путем определения корреспондирующих счетов по каждому документу.

6. Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество.

7. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть ниже пяти лет.

Основное требование, предъявляемое к организации архива, – обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

Ответственность за сохранность документов в архиве несет главный бухгалтер. Документы выдаются из архива только с его разрешения.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели).

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации.

Тема 8. Инвентаризация

Документация и первичный учет не могут обеспечить полного отражения в учете фактического движения имущества и его источников (обязательств). В целях обеспечения и достоверности бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств. Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества и сопоставление с учетными данными, проверка полноты отражения в учете обязательств.

При инвентаризации выявляются такие явления, которые не поддаются документальному оформлению (например, естественная убыль товаров, выбытие товаров в результате растрат и хищения, ошибки при измерении и оформлении операций). Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации, согласно Инструкции о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств, несет руководитель организации (предприятия). Он обязан создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов технически исправным весовым хозяйством и т.п.)

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (организации), кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводится не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков: при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел): при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации (их называют периодическими) проводят согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводят по распоряжению руководителя предприятия или вышестоящей организации, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

По полноте охвата различают полные, частичные, выборочные и сплошные инвентаризации. Полную инвентаризацию проводят в предусмотренный инструкцией срок, при этом инвентаризуют не только товарно-материальные ценности и денежные средства предприятия, но и проверяют правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами, выверяют сальдо по другим статьям баланса, например в связи с составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подлежит лишь часть ценностей. Например, при переоценке товаров с разрешения вышестоящей организации допускается проведение инвентаризации только тех товаров, по которым меняются цены (если переоценке подлежит менее одной трети всех товаров по сумме). Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных. Их проводят на складах, производственных цехах и других структурных подразделениях предприятий, где ведется натуральный учет по отдельным наименованиям материалов (продуктов). Такие инвентаризации проводят также при документальных ревизиях, если нет необходимости в полной инвентаризации всех материальных ценностей. Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях или ряде предприятий торговой системы, расположенных в одном районе, городе. К сплошной инвентаризации относятся проверки ценностей во всех структурных предприятиях. Правильно организованная и своевременно проведенная инвентаризация служит средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупредить возможные недостачи товарно-материальных ценностей.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке: основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации или увеличение финансирования (фондов) бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц; убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства (обращения) у организации или на уменьшение финансирования у бюджетных организаций.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх; недостачà материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства (обращения) у организации или уменьшения финансирования (фондов) у бюджетной организации.