Документальные методические приемы контроля и реализующие их контрольно-ревизионные процедуры

Финансово-хозяйственный контроль возможен посредством документальных методических приемов и реализующих их конт­рольно-ревизионных процедур. В процессе ревизии хозяйственных операций проверяются их достоверность, законность и хозяйствен­ная необходимость на основании документов, в которых они на­шли отражение. Контроль проводится по форме и содержанию, встречной проверкой, взаимной проверкой операций и докумен­тов, аналитическими и логическими приемами.

При проверке первичных документов по форме определяют соблюдение нормативно-правовых актов в процессе отражения хозяйственных операций в документах. При этом ревизоры руко­водствуются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Для установления юридической силы пер­вичного документа проверяется наличие следующих реквизитов: наименования документа и его кода; даты составления; содержа­ния хозяйственной операции; измерителей хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении). Проверяются под­линность подписей, сверенных с образцами, находящимися в бух­галтерии, наличие штампов и печатей, росписей в получении цен­ностей и т. п. Контролируется также наличие всех приложений к первичным документам, оснований на отпуск ценностей, специфи­каций, доверенностей. Одновременно проверяется доброкачест­венность документа, т. е. его подлинность.

Выявляются случаи неоговоренных исправлений, подчисток, из­менений количества, цены и суммы в документах на отпуск цен­ностей. В каждом случае на исправленном документе должны быть сделаны специальные пометки, удостоверенные подписями всех лиц, принимавших участие в его составлении. Так, ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следу­ющим образом: зачеркивается неправильная запись текста или суммы и над зачеркнутым надписывается правильный текст или сумма. Зачеркивать следует одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. После исправления ошибки в первичном документе делается надпись «Исправлено», что подтверждается подписью лиц, подписавших документ, а также проставляется дата исправления. На кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Подписи лиц, ответственных за составление ма­шиночитаемых первичных документов, могут быть заменены па­ролем или другим способом авторизации, позволяющим однознач­но идентифицировать подпись соответствующего лица.

При проверке первичных документов по форме в процессе ре­визии устанавливают, соблюдаются ли главным бухгалтером по­ложения, в соответствии с которыми запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоре­чащим законодательству и установленному порядку приемки, хра­нения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Кроме того, контроль по форме позволяет вы­явить первичные документы, которые имеют отметки об исполь­зовании их в учете хозяйственных операций (при ручной обработ­ке— даты записи в учетном регистре, при машинной — оттиска штампа контролера, ответственного за обработку). Приложения к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, под­лежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Несоблюдение ус­тановленного порядка оформления и гашения первичных докумен­тов нередко приводит к сокрытию злоупотреблений и хищений ценностей. Так, неоговоренные исправления количества выданных со склада на производство сырья и материалов затрудняют уста­новление виновных в совершении незаконной операции. Наруше­ние порядка гашения кассовых документов создает условия по­вторного использования их для списания денег с подотчета кас­сира и совершения других противозаконных действий.

Проверка документов по содержанию состоит в критической оценке содержания документа — соответствие характеру отражен­ной в нем хозяйственной операции, достаточность информационно­го ее отражения и правильность кодирования показателей для ма­шинной обработки информации, обоснованность цен, применяемых количественных измерителей ценностей и операций, закрепление полученных ценностей за материально ответственными лицами и т. п. В отдельных случаях, если возникают сомнения по содержа­нию достоверности отражения хозяйственной операции, ревизор может применить метод служебного расследования — вызвать лиц, участвовавших в оформлении документа, уточнить его достовер­ность, а при необходимости истребовать от этих лиц пояснения в письменной форме.

Фактическая проверка документов имеет большое значение при ревизии денежных выплат лицам, не состоящим в списочном составе работников предприятия. В этих случаях проверяются полнота, своевременность и качество выполненной работы, отра­женной в документе на оплату и трудовом договоре. Проверка производится с использованием методического приема контроль­ного замера выполненной работы, а если¹ это невозможно, то при­емами выборочных наблюдений, специальной экспертизы или ка­меральной проверки, а также контрольно-ревизионных процедур. Проверка первичных документов на списание сырья, полуфабри­катов, комплектующих изделий на расходы производства продук­ции позволяет выявить затраты, которые согласно технологии производства не относятся к данному виду продукции, а также другие нарушения технологической и конструкторской докумен­тации, хищения ценностей.

Достоверность операций, зафиксированных в документе, про­веряется также встречной проверкой. Этот способ используется, как правило, в случае, если в совершении операции, отраженной в документе, принимала участие другая организация или другое подразделение объединения, предприятия. Прежде всего проверя­ются счета поставщиков товарно-материальных ценностей, квитан­ции и ведомости на сдачу выручки в учреждения банка, реклама­ции и претензии.

Встречная проверка позволяет выявить факты частичного или полного неоприходования материальных ценностей на предприя­тии, полученных от поставщиков или оптовых баз. Для выявления подобных случаев требуется письменный ответ на запрос ревизора о количестве и времени отпущенных или отгруженных материалов, их стоимости. Полученный письменный ответ подвергается встречной проверке с документами ревизуемого предприятия. при проверке ценностей. Так, неоговоренные исправления количества выданных со склада на производство сырья и материалов затрудняют уста­новление виновных в совершении незаконной операции. Наруше­ние порядка гашения кассовых документов создает условия по­вторного использования их для списания денег с подотчета кас­сира и совершения других противозаконных действий.

Проверка документов по содержанию состоит в критической оценке содержания документа — соответствие характеру отражен­ной в нем хозяйственной операции, достаточность информационно­го ее отражения и правильность кодирования показателей для ма­шинной обработки информации, обоснованность цен, применяемых количественных измерителей ценностей и операций, закрепление полученных ценностей за материально ответственными лицами и т. п. В отдельных случаях, если возникают сомнения по содержа­нию достоверности отражения хозяйственной операции, ревизор может применить метод служебного расследования — вызвать лиц, участвовавших в оформлении документа, уточнить его достовер­ность, а при необходимости истребовать от этих лиц пояснения в письменной форме.

Фактическая проверка документов имеет большое значение при ревизии денежных выплат лицам, не состоящим в списочном составе работников предприятия. В этих случаях проверяются полнота, своевременность и качество выполненной работы, отра­женной в документе на оплату и трудовом договоре. Проверка производится с использованием методического приема контроль­ного замера выполненной работы, а если это невозможно, то при­емами выборочных наблюдений, специальной экспертизы или ка­меральной проверки, а также контрольно-ревизионных процедур. Проверка первичных документов на списание сырья, полуфабри­катов, комплектующих изделий на расходы производства продук­ции позволяет выявить затраты, которые согласно технологии производства не относятся к данному виду продукции, а также другие нарушения технологической и конструкторской докумен­тации, хищения ценностей.

Взаимный контроль операций и документов осуществляется ана­логично встречной проверке, однако при этом исследуются доку­менты, которые находятся на ревизуемом предприятии. Контролю подвергаются первичные документы, учетные регистры, машино­граммы. Например, контролируются внутренний отпуск материа­лов из одного цеха предприятия в другой, возврат материалов из цеха на склад и т. п. При этом проверяется необходимость выпол­нения данной хозяйственной операции, не является ли она след­ствием сокрытия недостачи ценностей или других злоупотреблений и нарушений нормативно-правовых актов.

Например, с целью контроля использования сырья на предпри­ятии общественного питания вначале составляется контрольный расчет расхода продуктов по нормам раскладки на выпущенные изделия за ревизуемый период (табл. 3.4). Это позволяет определить по наименованиям расход сырья согласно нормам рецептур, отраженным в калькуляции стоимости блюд. Затем на основании отчетов заведующих производством и первичных документов о движении сырья, а также по его описании на изготовление блюд и кулинарных изделий способом обратного калькулирования составляется контрольная ведомость фактического использования сырья в сопоставлении с нормами. Это позволяет оп­ределить за контролируемый период недовложение сырья в изде­лиях или неэквивалентную замену сырьевого набора в корыстных целях.

Аналитическая проверка документов сочетается с использова­нием счетно-вычислительных и логических процедур. При этом аналитическим способом проверяются правильность применения цен на конкретные товары, материалы, расчеты естественной убы­ли, создание различных фондов путем выполнения счетно-вычис­лительных процедур по проверке арифметических операций (таксировка, подведение итогов и т. п.), отраженных в первичных до­кументах, учетных регистрах и машинограммах.

Аналитическая проверка документов с применением расчетно-аналитических контрольно-ревизионных процедур широко распро­странена там, где ведется только стоимостный учет товарно-мате­риальных ценностей. Прежде всего это относится к розничной торговле, когда необходимо установить учет товаров по их но­менклатуре и ассортименту. При этом применяется методический прием восстановления натурально-стоимостного учета движения товарно-материальных ценностей.

Логический способ проверки документов сочетается с процеду­рами нормативно-правового регулирования в части правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета, обоснован­ности фондообразующих показателей, соблюдения законодатель­ства по операциям, отраженным в документах. Этот способ широ­ко распространен при контроле применения цен на реализованные товары, использования машин и оборудования, а также в случа­ях, когда в документах отсутствуют данные об их технико-эксплу­атационных характеристиках.

Таким образом, использование в финансово-хозяйственном контроле документальных методических приемов позволяет дать количественную и качественную оценку выявленным недостаткам, установить ответственных за них лиц и определить размер их ма­териальной

4. Контрольно-ревизионный процесс, его содержание и стадии проведения