Использование рамочной конструкции для диагностики и изменения организационной культуры. Шаги конструирования процесса изменения организационной культуры (по Р. Камерону).

Использование рамочной конструкции помогает диагностировать и изменять на ранней стадии основы организационной культуры. Каждый профиль организационной культуры отражает ее основополагающие элементы, включая стиль менеджмента, стратегические планы, нравственный климат, систему вознаграждений, сущность объединяющих принципов, особенности лидерства и базисные ценности организации. Для изменения культуры требуется сначала их идентифицировать, а затем изменить. Поскольку культура многих организаций неосознаваема ее носителями, то у большинства сотрудников наступают трудные времена, когда они пытаются идентифицировать или описать культуру собственной фирмы. В этой ситуации, в которой инструмент оценки OCAI может оказаться особенно полезным. Он помогает раскрыть или хотя бы поверхностно отобразить те аспекты культуры, которые иным способом не были четко обозначены членами организации. Данный инструмент фокусирует внимание на шести элементах, показывающих, кто мы такие и каков наш подход к сложным организационным задачам. Этот инструмент позволяет измерить, где наша организация находится теперь, и определить, к чему мы хотим ее привести. Мы можем использовать OKAI в качествечасти систематического технологического приема, помогающего определить, какие критерии культуры иметь в виду впериод проведения исследования. Он поможет нам такжесформулировать повестку дня наших действий.

Методика К. Камерона и Р. Куинна. Авторы разработали рамочную конструкцию конкурирующих ценностей, при этом для выделения типов использовали два измерения: Первое измерение отделяет критерии эффективности, которые подчеркивают гибкость, дискретность и динамизм, от критериев,акцентирующих стабильность, порядок и контроль. Второе измерение отделяет критерии эффективности, которые подчеркивают внутреннюю ориентацию,интеграцию и единство, от критериев, ассоциируемых с внешней ориентацией, дифференциацией и соперничеством. Континуум этого измерения простирается от организационной сплоченности и согласованности на одном краю до организационной разобщенности и независимости на другом. Оба измерения образуют четыре квадрата, каждый из которых представляет собой четко различимый набор индикаторов организационной эффективности. Эти четыре группы критериев определяют стержневые ценности, по которым выносится суждение об организации. Названия квадратов соответствуют главным организационным формам, разрабатываемым наукой об организациях (Клан – Адхократия – Бюрократия – Рынок).

Шаги:

1. Диагноз нынешнего состояния и достижение консенсуса. Наметьте в фирме ведущих специалистов в области перспективных представлений об организационной культуре в целом. Удостоверьтесь в том, что в работу вовлекаются именно те люди,которые смогут заниматься реализацией инициатив по изменениям и которые действительно необходимы для обеспечения успеха в этом направлении. Им предстоит индивидуально сделать оценку с помощью инструмента OCAI.

2. Диагноз и достижение консенсуса в понимании будущей культуры организации.В качестве самостоятельного шага повторите процедуру шага 1, на этот раз сосредоточивая внимание на предпочтительной или желательной культуре. Проведите обсуждение нынешней культуры отдельно от обсуждения предпочтительной такимобразом, чтобы оба обсуждения не повлияли одно на другое.

3. Осмысление результатов. Вычертите профили нынешней и предпочтительной культуры на диаграмме и четко выявите их различия. Отсутствие существенных различий не означает, что нет необходимости в серьезных изменениях. Небольшие сдвиги могут быть не менее важными, чем существенные преобразовательные процедуры.

4. Истории-иллюстрации. Обычно более четко доводятся до сведения слушателей посредством рассказов о поведении сотрудников,обладающих этими качествами, чем каким-либо иным способом.

5. Стратегические действия. Пятый шаг, ориентированный на выбор действий, необходимых для ускорения перемен.

6. План реализации. Заключительный шаг состоит в разработке плана реализации,дополненного таблицами сроков с указанием точек промежуточной отчетности. Он-то и станет началом процесса изменения культуры.

52. Культура оформления деловой переписки

Документы являются одним из основных средств делового общения.Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей сторон.

Деловое письмо—это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, поэтому оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Правильно организованное делопроизводство — один из факторов делового успеха.

В деловой переписке очень важны:

- максимальная доступность текста для понимания;

- краткость, точность и ясность изложения мыслей;

- грамотность (предполагающая соблюдение не только норм грамматики и правописания, но и требований делового этикета).

Деловая корреспонденция подразделяется на собственно деловую и частно-официальную.

Деловое письмо - корреспонденция, направленная от имени одной организации, фирмы, учреждения другой организации, фирме, учреждению. Оно может быть адресовано коллективному адресату или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и другие письма.

Частно-официальное письмо - это деловое послание, адресованное от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу. Официальное письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведется преддоговорное общение, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией и т.п.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы, можно выделить следующие формальные аспекты: адрес получателя (адресата), дата отправки, индекс, тема письма, его характер, определяемый с помощью ключевых слов или по названию (гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение и др.).

Составитель официального письма стремится прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Этому способствует стандартизация официального письма, выраженная в конкретных моделях синтаксических конструкций. Составителю делового письма нетрудно построить такую конструкцию, если он будет располагать набором готовых фраз, проверенных практикой.

Мотивы выражаются в следующих моделях: - "В порядке оказания технической помощи..."; - "В связи с тяжелым положением..."; - "В связи с проведением совместных работ..."; В соответствии с протоколом..."; - "В ответ на вашу просьбу..."; - "Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)"; "Надеемся, что маша просьба будет выполнена".

Стандартизация делового письма проявляется также в использовании готовых типовых бланков, в которых напечатаны приведенные выше или другие модели и оставлены для заполнения отдельные места.

Существуют особые требования к стилю и языку служебных документов: - нейтральность; - надличностный характер изложения; - унификация (трафаретизация); - типизация речевых средств.

Культура деловой переписки определяется такими принципами, как: - лаконизм; - информационная достаточность; - литературный язык, использование официально-делового стиля; - логика и последовательность изложения; - ясность и недвусмысленность сообщения; - соблюдение этикета.

Руководитель организации или подразделения обязан ежедневно работать с деловой корреспонденцией иначе деятельность организации будет неэффективной. При этом можно иметь помощников, которые помогают работать с входящей и исходящей корреспонденцией.

Все документы, адресованные руководству и сотрудникам Компании подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Руководитель должен знакомиться с каждым поступившим документом, оценивать возникшую ситуацию, принимать решение, оформлять решение в виде резолюции.