Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация денежных средств РП «Снежноеантрацит» предполагает проверку соответствия имеющихся денег и суммы, которая обозначена в отчетности. Такая сверка производится на предприятии регулярно, периодичность определяется руководителем предприятия и закрепляется в ее учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе предприятия, несет кассир.

Напомним, что руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. Имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

1. Ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке

2. Страдающие хроническими психическими заболеваниями

3. Систематически нарушающие общественный порядок

4. Злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Помещение кассы должно быть оснащено необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя предприятия.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских предприятий.

В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, проверку можно считать недействительной.

Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам. До начала инвентаризации наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет.

Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих требований:

– Правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую

– Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

При инвентаризации кассы необходимо также проверить:

1. Установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе

2. Есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств

3. Правильность корреспонденции счетов по кассовым документам

4. Своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам. Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов.

В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:

Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса предприятия» или «Денежные документы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы».

При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу предприятия, то в бухгалтерском учете отражается проводка:

Дебет 50 «Касса организации»

Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91 «Прочие расходы»

Кредит счет 94

При расчетах с населением предприятия используют контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. В этом случае установлен особый порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент проверки. Эти показания, отражающие сумму выручки, сравниваются с данными кассовой ленты. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент проверки определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе предприятия. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе предприятия.

Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Предприятие может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Предприятие вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.

Учет денежных средств в пути ведется на счете 57 «Переводы в пути». Проверка средств на этом счете осуществляется, заключается в установлении документального обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу проверяется своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода.

На предприятии могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

- По инициативе руководителя организации

- По требованию налоговой инспекции.

 

2.4 Инвентаризация расчетов

 

Проведение инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками ипрочими дебиторами и кредиторами с целью подтверждения правильностисумм на счетах бухгалтерского учета. Основные функцииинвентаризационной комиссии. Порядок заведения кредитной карты.

Инвентаризация, в том числе и расчетов, осуществляется на определенную дату. До наступления даты инвентаризации предприятие, инвентаризирующее свои расчеты, не может отправить всем своим дебиторам выписки об их задолженности, поскольку просто не имеет данных, которые в них должны указываться. Например, если инвентаризацию расчетов необходимо осуществить по состоянию на первое октября, то до наступления первого октября отправить предприятиям-дебиторам выписки об их задолженности не получится.

Маловероят­но, особенно по крупным предприятиям, осуществляющим расчеты с десятками предприятий, что получить такие данные и отправить выписки удастся и второго октября. Процесс определения задолженности по всем предприя­тиям, с которыми осуществляются расчеты, требует определенного времени. Как правило, на это необходимо пять-семь рабочих дней. Прибавьте к этим дням несколько дней на рассылку и доставку почтой выписок на адрес дебиторов, на сверку дебитором данных, указанных в выписке с данными его учета (официально ему на это дается десять дней с дня получения выписок) и на доставку почтой сверенных данных в обратном направлении. Нередко инвентаризация расчетов завершается через месяц после начала инвентаризации.

Длительный срок осуществления инвентаризации расчетов — это не самая большая проблема. Самой большой проблемой инвентаризации расчетов является получение от предприятий-дебиторов ответов на все отправленные им письма с вложенной выпиской о состоянии задолженности, с подтверждением или не подтверждением данных, указанных в выписке. Причины могут быть разными, но обязательно найдется хоть одно предприятие-дебитор, которое не отвечает на отправленное ему письмо. Особенно часто это случается с теми предприятиями-дебиторами, задолженность которых образовалась давно.

В ходе инвентаризации проверке подвергаются следующие виды расчетов:

- С подотчетными лицами

- С работниками

- С бюджетом и внебюджетными фондами

- С банками

- С покупателями и заказчиками

- С поставщиками

- Со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс

- С прочими дебиторами и кредиторами.

На подготовительном этапе лица, ответственные за отражение соответствующих хозяйственных операций, представляют инвентаризационной комиссии:

- Регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов

- Первичные учетные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов

- Акты сверки.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

1. Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы

2. Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям

3. Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Необходимо проверить наличие первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы. Если по истечении срока, на который был выдан аванс, работник не представил в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах, выданные работнику денежные средства могут быть включены в совокупный облагаемый доход работника.

При сверке расчетов с работниками о предприятия выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы переплаты работникам и причины ее возникновения.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Сверка расчетов с бюджетом должна проводиться в обязательном порядке в следующих случаях:

- Ежеквартально с крупнейшими налогоплательщиками

- При процедуре снятия налогоплательщика с налогового учета при переходе из одной налоговой инспекции в другую

- При процедуре снятия налогоплательщика с налогового учета при ликвидации (реорганизации) юридического лица

- По инициативе налогоплательщика

- В иных случаях, установленных законодательством о налогах и сборах.

Срок проведения сверки, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом при отсутствии расхождений данных налогового органа и налогоплательщика не должен превышать 10 рабочих дней. Если обнаружены расхождения данных налогового органа и налогоплательщика, то срок проведения сверки расчетов, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом не должен превышать 15 рабочих дней.

При проверке расчетов с дебиторами и кредиторами составляют акты сверки расчетов. На основании актов сверки с кредиторами и дебиторами необходимо составить справку о кредиторской и дебиторской задолженности. Эта справка является приложением к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у комиссии.

Если ошибка допущена по вине налогового органа, то она исправляется на основе служебной записки, поданной должностным лицом, выявившим ее, в отдел, допустивший ошибку. Служебная записка должна быть подана в тот же день. Срок для исправления ошибок - 3 рабочих дня.

Если сверка проводится при снятии налогоплательщика с налогового учета в случае перехода из одной инспекции в другую или в случае ликвидации (реорганизации) юридического лица, документы составляются в трех экземплярах и визируются начальником отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр вручается налогоплательщику. На втором и третьем экземплярах ставится дата получения и подпись налогоплательщика. Один экземпляр документа передается в отдел, формирующий пакет документов, для последующего направления в налоговый орган по новому месту постановки на учет, другой остается в налоговом органе по месту проведения сверки.

Проверке подлежат также расчеты с поставщиками по неотфактурованным поставкам (поставкам товарно-материальных ценностей без сопроводительных документов). Необходимо проверить наличие приказа руководителя предприятия на оприходование конкретно этих поставок и (или) наличие номенклатуры-ценника с установлением цены на подобные товарно-материальные ценности, а также сам факт оприходования поставок.

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками следует проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Напоминаем, что сальдо по всем счетам расчетов должно быть показано в развернутом виде, т.е. кредиторская задолженность не может быть зачтена за счет дебиторской задолженности.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса предприятия:

Дебет 91-2, Кредит 62 (76, 71, 70…) - списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности

Дебет 63, Кредит 62 (76…) - списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса предприятия:

Дебет 60 (70, 71, 76), Кредит 91-1 - списана кредиторская задолженность.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, которая является основанием для составления этого акта. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. В справке указывают:

- Реквизиты каждого дебитора или кредитора предприятия;

- Причину и дату возникновения задолженности;

- Сумму задолженности.

Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Комиссия путем документальной проверки должна установить правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами и внебюджетными фондами.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Порядок регулирования инвентаризационных разниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты. Результаты инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация расчетов с контрагентами (дебиторами и кредиторами) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подвергаются счета расчетов бухгалтерского плана счетов. Суммы проверяются по первичным документам и актам сверок с контрагентами.

При инвентаризации расчетов с работниками предприятия выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Проверка заработной платы

Поскольку начисление заработной платы и принятие денежных обязательств по оплате труда происходит, как правило, одновременно, при инвентаризации важно проверить даты принятия к учету обязательств.

На данном этапе осуществляется проверка:

- Начисленных сумм

- Выплаченных сумм

- Сумм депонентов

- Переплат работникам.

Инвентаризация расчетов с персоналом включает в себя проверку расчетов с подотчетными и материально ответственными лицами, а также по прочим операциям. Например, по возмещению материального ущерба в результате недостач или хищений.

В задачи инвентаризационной комиссии также может входить анализ:

- Своевременности уплаты заработной платы

- Расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами

- Кадрового делопроизводства учреждения.

Некоторые учреждения возлагают на инвентаризационную комиссию обязанности по:

- Анализу расчетов с бюджетом по налогу на доходы физических лиц и внебюджетными фондами

- Проверке расчета различных видов стажей на основании данных трудовой книжки, расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника и пр.

В основу инвентаризации расчетов должны быть положены прежде всего сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить верность и обоснованность: суммы задолженности по недостачам; сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяются суммы выданных авансов и авансовые отчеты с учетом целевого назначения и даты выдачи аванса.

Таким образом, в результате инвентаризации путем документальной проверки комиссия должна установить правильность расчетов с контрагентами, обоснованность числящихся в бухгалтерском учете сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а так же задолженности по недостачам и хищениям.

По результатам инвентаризации комиссией должен быть составлен акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17. Результаты инвентаризации расчетов должны быть отражены в бухгалтерском учете предприятия.

 

3 ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

3.1 Документальное оформление результатов инвентаризации