Направления оптимизации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Как показала действующая практика учета на «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам».

Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы).

В настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (счет-фактур).

Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

– 60.1 «Расчеты с поставщиками»,

– 60.3 «Расчеты с подрядчиками»

– 60.4 «Неотфактурованные поставки»;

2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

– 19.1 «НДС по приобретенным товарам»,

– 19.2 «НДС по оказанным услугам»,

– 19.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится.

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Кроме этого на предприятии не предусмотрена инвентаризации по расчетам, вследствие чего руководитель не всегда видит реальную задолженность перед тем или иным поставщиком.

А так же, как отмечалось выше, в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов. Таким образом, рекомендуем провести автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволит повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах.

Оперативная обработка данных позволит своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или в отчёте кассира.

Ввод информации в 1С обеспечит взаимосвязь комплекса учёта расчётов с поставщиками с комплексами учёта кассовых и банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами.

Данные о движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с выписок банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость использования бухгалтерских справок.

Такая необходимость возникает при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских справок при вводе в 1С формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной информации.

Макет ввода первичных данных предусматривает наличие обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном способе учёта, контроль полноты и своевременности расчётов ведётся по каждой совершаемой операции. В этом случае макет ввода данных предусматривает такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта.

Если производится ввод данных с товарного счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные материальные ценности.

Данные, введённые с приходных товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков.

Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются:

–Код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты;

–Код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра;

–Код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов;

–Номер отчёта;

–Номер и дата документа;

–Код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта;

–Код корреспондирующего аналитического счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок.

Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара.

В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка.

Вторая строка отражает получение оплаченного товара.

По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции.

Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

Машинограмма описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Вторая группа машинограмм аналитического учёта применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости распечатываются по каждой совершённой операции.

Итоги подводятся по каждому хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в целом. Выходные видеограммы выдаются в разрезе хозяйственных партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.

Кроме этого выяснилось, что на предприятии не проводится инвентаризация по расчетам с поставщиками, в следствии чего не осуществляется контроль по расчетам с поставщиками.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Руководству «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

- Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;

- Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

В части совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

- Создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов.

–Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

- Необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот (Таблица 13), так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков.

Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности,

 

Таблица 13–Документооборот

 

№ п/п	Создание документа	Обработка документа	Срок сдачи в архив
	Документ	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за обработку	Срок исполнения	Ежемесячно
	Приходный, расходный кассовый ордер	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	Ежемесячно
	Кассовая книга	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	Ежемесячно
	Авансовый отчет	Подотчетное лицо	Подотчетное лицо	По мере расходования наличных денежных средств, но не позднее 30 (31) числа текущего месяца	Бухгалтерия	Ежедневно	Ежемесячно
	Платежное поручение	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	Ежемесячно
	Счет-фактура	Бухгалтерия	Бухгалтерия	5 дней с момента отгрузки	Бухгалтерия	До 5 числа следующего месяца	По истечении месяца
	Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
	Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
	Акт на списание материалов	Завхоз	Бухгалтерия	В конце месяца	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца
	Инвентарные карточки	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
	Внутренние приходные товарные накладные	Завхоз	Завхоз	Ежемесячно	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца

Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

- Постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- Контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

- В сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- На высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение инвентаризационной комиссии позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

С учётом вышеизложенного в организации «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» необходимо осуществить автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, что позволит своевременно осуществлять контроль за состоянием расчётов, кроме того освободит работников бухгалтерии от трудоёмких расчётов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Выпускная квалификационная работа на тему «Учёт и анализ расчётов с поставщиками и подрядчиками», проведена по материалам «КРАСМАШ-ЭНЕРГО».

На примере этого предприятия исследован порядок проведения бухгалтерского учёта проведен и экономический анализ расчётов «КРАСМАШ-ЭНЕРГО»

Бухгалтерский учет ведётся согласно учётной политике, принятой на предприятии, положению о бухгалтерском учёте и отчётности, инструктивным материалам. На данном предприятии применяется журнально-ордерная форма учёта.

Анализируя работу «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» за 2012 год, выяснили, что в целом предприятие работало неплохо. Чистая прибыль предприятия составила 54 тыс. руб., за два предшествующих года она составила 63 тыс. руб. и 290 тыс. руб. соответственно.

Данная работа позволила раскрыть состояние учета расчетных операций в организации бухгалтерского учета «КРАСМАШ-ЭНЕРГО».

На основании исследования выявлено, что в учете расчетных операций по расчетам с поставщиками не было обнаружено недостатков, учет соответствует установленным требованиям.

В ходе анализа выявлено, что кредиторская задолженность организации носит краткосрочный характер. В основном эта задолженность длительностью до трех месяцев. В 2012 году по сравнению с 2011 годом на 99,62%. Данное увеличение обусловлено тем, что основные поставщики оборудования перешли на авансовую систему оплаты и поставка осуществляется только по стопроцентной предоплате.

Товары заказываются в Москве и на доставку уходит 2-3 недели, в следствии чего образуется дебиторская задолженность.

В результате того, что основные поставщики начали работать по стопроцентной предоплате, при этом увеличились цены на материалы и, как следствие, увеличилась себестоимость, предприятие вынуждено практически всю выручку отправлять на приобретение необходимых для работы материалов, отправляя денежные средства в оборот. При этом образуется задолженность перед бюджетными и внебюджетными фондами по налогам и сборам, а так же задолженность перед поставщиками, не работающими по предоплате.

Таким образом, на основании проведенного анализа кредиторской задолженности можно сделать вывод, что кредиторская задолженность организации составляет менее половины общей суммы пассивов, что положительно повлияло на состояние расчетов организации и в целом состояние пассивов организации.

Сравнивая кредиторскую и дебиторскую задолженности видим, что в 2012 году суммы практически доля дебиторской задолженности относительно кредиторской составляет 92%, это только подтверждает, что средства находятся в расчетах, вследствие чего предприятие не может погасить свою задолженность.

В 2012 году по сравнению с 2011 годом средний срок погашения кредиторской задолженности уменьшился на 30,79 дня и составил 69,77 дней.

По результатам анализа определили: коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности уменьшился в 2012 году по сравнению с 2011 годом на 0,99 оборотов. Уменьшение этого коэффициента означает увеличение поставок в кредит, т.е. относительное увеличение коммерческого кредита, предоставляемого поставщиками в 2012 году.

За счет замедления оборачиваемости дебиторской задолженности на 0,99 оборотов, значительно увеличился срок поставок: так в 2012 году период погашения дебиторской задолженности составил 54,22 дней, что на 7,04 дня больше, чем в 2011 году. Это состояние можно оценить как отрицательное.

Таким образом подводя итог можно отметить, что с переходом поставщиков на стопроцентную предоплату предприятие вынуждено отправлять средства на приобретения товарно-материальных ценностей, но в связи с тем что основные поставщики являются Московскими, денежные средства предприятия выводятся из оборота на длительное время до 3-х недель, в результате чего на предприятии увеличивается как кредиторская так и дебиторская задолженность.

В современных условиях хозяйствования «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» в виду высокого уровня дебиторской и кредиторской задолженности, следовало бы в своей учетной политике предусмотреть проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, чтобы выверка расчетов по ним проводилась ежеквартально.

Для улучшения организации расчетов с поставщиками и подрядчиками в «КРАСМАШ-ЭНЕРГО», рекомендуются следующие мероприятия:

– Заключить договор на поставку с «М-Видео» и отказаться от Московской компании;

– Использовать скидки за счет разных видов оплаты.

– Использовать для оплаты:- векселя; материальные ресурсы (мена); и другие.

– Ввести аналитические субсчета для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

– 60.1 «Расчеты с поставщиками»,

– 60.3 «Расчеты с подрядчиками»

– 60.4 «Неотфактурованные поставки»;

2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

– 19.1 «НДС по приобретенным товарам»,

– 19.2 «НДС по оказанным услугам»,

– 19.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».

А так же, т.к. в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов.

Таким образом, рекомендуем провести автоматизацию бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Кроме этого выяснилось, что на предприятии не проводится инвентаризация по расчетам с поставщиками, в следствии чего не осуществляется контроль по расчетам с поставщиками.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Руководству «КРАСМАШ-ЭНЕРГО» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.

Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

- Правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- Правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;

- Правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

В части совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

- Создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

- Необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию.

- Ввести документооборот так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными.

Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;

- Постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- Контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

- В сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- На высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение инвентаризационной комиссии позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

Вследствие проведения всех вышеуказанных мер, предприятие сможет снизить кредиторскую и дебиторскую задолженность и тем самым повысить свою ликвидность и платежеспособность.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 №146−ФЗ (с изм. и доп. от 07.12.2011 г.)

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 №117–ФЗ (с изм. и доп. от 07.12.2011 г.)

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая и третья. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. – 448 с.

4. Федеральный Закон N 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» в редакции на 1 января 2013 года.

5. Положение о бухгалтерском учете организации "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, Утвержденными Приказом Минфина РФ от 06.07.99 г., № 43н, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94 (в редакции от 08.11.2010 N 142н).

6. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н. (в ред. Приказа Росстата от 15.01.2013 N 15)

7. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 33н (в редакции с 01.01.11)

8. Алексеева Г.И. –Инвентаризация расчетов как элемент управления дебиторской задолженностью.//Бухгалтер и закон. –2011.–N 4.

9. Астахов, В.П. –Бухгалтерский (финансовый) учет, –М.: ИКЦ «МарТ», 2011.

–960с.

10. Акчурина, Е.В., Солодко Л.П. –Бухгалтерский финансовый учет, –М.: Издательство «Экзамен»,2010.–416с.

11. ВойкоА.Г. – Особенности применения аккредитива в коммерческих расчётах. /Финансовая газета. – 2011.– N 23.

12. ВолковН.Г. –Практическое пособие по бухгалтерскому учету. Издание 2-е, переработанное и дополненное, – М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2011. – 368с.

13. Замотаева О.А., Щепетова В.Н.–Текущие расчеты с покупателями и заказчиками: отражение в бухгалтерской отчетности организаций.//Аудиторские ведомости. –2011.– N 5.

14. КузнецоваВ.А. –Наличные и безналичные расчеты с поставщиками товаров, работ, услуг.// Бухгалтерский учет.–2011.– N 7.

15. МигельД.А. – Управление оборотным капиталом./Финансовая газета. –2011.

– N 39.

16. НикитинаВ.Ю. –Сомнительные долги: как не допустить их появления, что делать при их возникновении. // Бухгалтерский учет.– 2010.-N 5.

17. ПарфеноваН.П. – Аналитический учет в организации как основа составления внутренней отчетности и прогнозирования деятельности организации. /Финансовая газета.–2011.- N 17.

18. 32Палий, В.Ф. Современный бухгалтерский учет. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2011. - 792с.

19. СавицкаяГ.В. –Анализ хозяйственной деятельности предприятий, – М.: Инфра-М, 2011.–648 с.

20. ЧерноваМ.В. –Проверка формирования цен в расчетах с поставщиками и покупателями.// Все для бухгалтера. 2012.–№12.

21. ШереметА.Д., СайфулинР.С. –Методика финансового анализа, –М.: ИНФРА-М, 2011.– 318 с.