Тема 9. Проектный офис. Управление портфелем проектов

 

 

Цели и задачи:

- сформировать представление о проектном офисе, его целях и задачах;

- сформировать представление о назначении и особенностях управления портфелем проектов:

- познакомить с возможностями, которые приносит информатизация проектного офиса.

 

Содержание

9.1. Назначение проектного офиса

9.2. Информатизация проектного офиса на базе сетевой информационной технологии

 

Назначение проектного офиса

 

Проектный офис – инфраструктура, обеспечивающая реализацию проекта или портфеля проектов в рамках стандартов методологии управления проектов. Это комплекс рабочих мест.

 

Портфель проектов – совокупность проектов, отобранных в компании в соответствии со стратегическим планом ее функционирования и развития.

Управление портфелем - постоянный процесс определения, установки приоритетов и инвестирования в проекты в соответствии с корпоративной стратегией.

Проектные портфели управляются так же, как и финансовые

Необходимо оценивать и анализировать эффективность портфеля

Основные принципы организации проектного офиса:

1. Помещение: дизайн, внутренняя отделка, обустройство мебелью и пр.

2. Оргтехника: устройства для организации документооборота, ксероксы, проекторы, средства безопасности, хозяйственный инвентарь и пр.

3. Компьютерные комплексы и средства связи: сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры, телефонные станции, телефонные аппараты, мобильные телефоны, факсы и пр.

 

Архитектура проектного офиса – многоуровневая система:

1-й уровень – планирование и мониторинг конкретных проектов

2-й уровень – формирование портфеля проектов

3-й уровень – решение задач корпоративной политики развития компании

Типичные проблемы крупных компаний при управлении портфелем проектов:

1. Несовместимое управление проектами негативно влияет на качество результатов и соблюдение общих сроков/бюджета

 

2. Многочисленные нарушения сроков/бюджетов проектов негативно влияют на прибыльность организации

 

3. Неаккуратное ведение отчетности о проектах не позволяет отслеживать состояние проектов и портфеля проектов

 

4. Невозможность отслеживать проектные риски и проблемы и оперативно реагировать на них

Информатизация проектного офиса на базе сетевой информационной технологии

Процессы управления портфелем проектов - действия, необходимые для реализации различных функций управления проектами.

Процессы управления портфелем проектов, также как и проектом, могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

Процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;

Процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

Процессы реализации — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

Процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

Процессы контроля — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

Процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Сетевая компьютеризация проектного офиса:

Видение портфеля проектов

- Управление работами в масштабах всей организации

- Уверенность, что процессы соответствуют стратегии

Оптимальное управление ресурсами

- Своевременное направление компетентных сотрудников для выполнения соответствующих действий вовремя

- Отслеживание навыков и управление персоналом

Полноценная работа проектной группы

- Интеграция с Office позволяет использовать знакомые инструменты

- Удобные средства совместной работы над задачами и проектами

Надежность

- Распределение нагрузки, кластеры, безопасность

- Гибкая интегрированная платформа

Основные этапы внедрения методологии и информационной технологии управления портфелем проектов:

I. Пилотный проект

5. Требования к пилотному проекту

- Не слишком продолжительный ЖЦП

- Репрезентативный

6. Отсутствие неразрешимых проблем

- Результаты

- Учет отраслевой, управленческой и технологической специфики предприятия

- ТЗ на внедрение СУП на предприятии, включая программы обучения разных групп пользователей

II. Масштабное внедрение

1. Подготовка к внедрению

Сбор информации: по ресурсам, по проектам, по критериям оценки эффективности проектов и др.

2. Организационные и методические решения

Организационное решение о внедрении проектного управления на предприятии

Выделение типовых проектов

Структурная схема организации (ресурсы)

Матрица ответственности

3. Документы внедрения:

- Шаблоны типовых проектов

- Описание пула ресурсов

- Корпоративные настройки полей, представлений, отчетов

- Методические материалы к обучению

- Инструкции и руководства пользователей

4. Корпоративное обучение

 

III. Эксплуатация

ТЕМА 10. МЕТОД СЕТЕВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ

 

Цели и задачи:

- ознакомиться с основными понятиями метода сетевого планирования и управления;

- сформировать представление об основных типах работ, используемых в программной среде MS Project;

- рассмотреть правила построения сетевых моделей.

 

Содержание

10.1. Основные понятия метода сетевого планирования и управления

10.2. Классификация типов работ

10.3. Построение сетевых моделей

10.1. Основные понятия метода сетевого планирования и управления

 

Ориентированный граф – множество точек и ориентированных дуг, соединенных между собой

Сеть – область ориентированного графа, ограниченная точками

Сетевая модель – сеть, моделирующая определенный процесс, в которой направления дуг соответствуют логике процесса

Событие – получение результата

Работа – любая деятельность

 

Существует две разновидности сетевой модели:

· сеть типа «вершины-события»

· сеть типа «вершины-работы»

 

Cеть типа «вершины-события»

 

Исходное событие – событие, с которого начинается любой комплекс работ

Начальное событие - событие, с которого начинается элементарная работа

Конечное событие – событие, которым заканчивается элементарная работа

Завершающее событие – событие, которым завершается любой комплекс работ

 

 

Параметры события

 

 

Cеть типа «вершины-работы»

Путь – упорядоченная совокупность дуг, в которой любая вершина, кроме первой и последней является общей для двух других дуг

Длительность пути – сумма длительности работ, лежащих на этом пути

Критический путь – максимальный по продолжительности путь, не имеющий резервов времени

Подкритический путь – путь с минимальными резервами времени

Критическая зона – совокупность критических и подкритических путей

Директивные даты:

· начала проекта

· окончания проекта

Подсеть – фрагмент сетевой модели, имеющий свое имя и закрепление за определенным исполнителем

Классификация типов работ