Оперативный учет личного состава предприятия и использования рабочего времени

Оперативный учет численности работников РУПП «Витязь» ведется в отделе кадров с использованием типовых документов по приему, увольнению и перемещению работников и типовых регистров учета личного состава (см. приложение).

Основным показателем численности персонала РУПП «Витязь» является списочная численность работающих за отчетный период. В списочную численность включаются не только постоянные работники предприятия, но и временные, принятые на работу на срок не менее 5 дней, а также работники, оформленные на временную работу по основной деятельности на срок более 1 дня. Списочная численность персонала постоянно изменяется в связи с приемом новых работников, увольнением, переводом на другую работу. Каждый случай изменений в численном составе оформляется отделом кадров выпиской документа типовой межведомственной формы.

Каждому работнику, принятому на работу, присваивается табельный номер, который проставляется в регистрах по учету личного состава, а также во всех первичных документах по начислению заработной платы. Вновь поступившему работнику, начинающему свою трудовую деятельность, выписывается трудовая книжка (типовой формы). Если на предприятие поступает работник, ранее работавший в другом месте, то он должен сдать в отдел кадров трудовую книжку с отражением в ней последнего места работы.

Таблица 2.1 – Первичные документы по учету личного состава

По данным картотеки личного состава ведется учет движения численности и состава рабочих и служащих предприятия в разрезе следующих показателей:

-среднесписочная численность работников (месячная, квартальная, годовая);

-количество принятых на работу за отчетный период (по категориям персонала, по профессиям и квалификации);

-количество перемещений и увольнений с работы (по категориям персонала, по профессиям и квалификации).

Показатели учета численности персонала предприятия являются объектами оперативного учета и статистического обобщения, но они органически связаны с учетом заработной платы, поэтому контролируются бухгалтерией.

Контроль изменения численности и структуры персонала предприятия со стороны бухгалтерии осуществляется при визировании приказов дирекции, формировании и анализе сводных показателей, характеризующих состав этого главного ресурса.

В тесной связи с учетом численности персонала организуется оперативный учет рабочего времени. Учет использования рабочего времени необходим для контроля за своевременной явкой и уходом рабочих и служащих, фактически отработанным временем, временем простоев и другими причинами потерь рабочего времени.

Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее организуется на РУПП «Витязь» с помощью контрольно-пропускного устройства. Основным источником сведений об использовании рабочего времени являются табели типовых форм № 0311901 «Табель учета использования рабочего времени» и «Ведомость учета времени работы в бригаде», которые применяются при машинной обработке данных (см.приложение № 1).

Табель составляется в структурных подразделениях предприятия (цех, отдел, участок) табельщиком или мастером и представляет собой именной список работников подразделения с указанием фамилии, имени, отчества, должности, профессии, категории, табельного номера, тарифного разряда или оклада. Включение в табель и исключение из него рабочих и служащих производится на основании первичных документов по учету численности персонала предприятия.

Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется: методом отклонений. В табеле регистрируют только отклонения от нормальной продолжительности рабочего дня: неявки, опоздания, сверхурочные часы, часы простоя и т.д.

Отклонения в использовании рабочего времени, подлежащие оплате перед регистрацией в табеле оформляются специальными первичными документами (сверхурочные часы – ведомостями на сверхурочные работы, часы простоя не по вине рабочих – листками о простое и др. (см. приложение. 2,3.)). Все первичные документы, на основе которых были сделаны отметки, прилагаются к табелю.

Для упорядочения заполнения и обработки табелей обозначения отработанного и неотработанного времени закодированы.

В конце месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают общий календарный фонд рабочего времени, количество неявок по причинам и других потерь. Затем определяют фактически отработанное за месяц число часов (общий календарный фонд рабочего времени минус потери рабочего времени). Общие итоги тех же данных подсчитывают в табеле по всем работникам цеха, отдела, участка. Оформленный табель на вычислительный центр два раза в месяц: за первую половину месяца - для корректировки сумм аванса, в конце месяца - для расчетов по заработной плате (начисление заработной платы при повременной оплате труда и контроль начисленной заработной платы при сдельной оплате труда). Кроме того, данные об использовании рабочего времени, содержащиеся в табелях, обобщаются в сводках по цехам, предприятию в целом и используются для составления баланса рабочего времени, показателей статистической отчетности о фактически отработанном времени.