Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которым додаются денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты по­дотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использо­вания, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических ука­заний по инвентаризации).

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с подотчет­ными лицами постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N° 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету кассовых операций, по учету результатов инвента­ризации» предусмотрена форма № ИНВ-17. Однако эта форма не позволяет отразить все необ­ходимые сведения с учетом специфики инвентаризируемого объекта учета. Поэтому авторы рекомендуют составлять специальную инвен­таризационную опись расчетов с подотчетными лицами или акт вы­явленных в расчетах с подотчетными лицами отклонений.

В этих документах указывают:

- все выявленные случаи превышения фактически выданных сумм над суммами, которые должны быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;

- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок;

- общую сумму авансов, которые использовали не по целевому назначению.

Разработанные само­стоятельно в организации формы документов (в том числе и вышепе­речисленных) являются элементом учетной политики. Соответствен­но они должны быть утверждены приказом (или иным организацион­но-распорядительным документом) и отражены либо непосредственно в учетной политике организации (в разделе «Организация учета»), либо в ином документе, ссылка на который отражается в учетной политике (таким документом может быть, например. Положение о ведении учета в организации, Положение о документах и докумен­тообороте в организации и т.п.).

Задание. Составление инвентаризационной описи расчетов с подотчетными лицами

По состоянию на 1 октября 2012 г. в ООО «Звук») у работников числились подотчетные суммы, по которым они еще не отчитались:

· у Флейт иной О. В. (1355 руб. выданы 26.09.2012 по приказу № 29 от 25.09.2012 на командировочные расходы;

· у Виалончелева П. С. (8500 руб. выданы 15.09.2012 по. приказу № 26 от 15.09.2012 на хозяйственные расходы)

· у Органова Т. Р. (6000руб. выданы 15.08.2012 по приказу № 19 от 15.08.2012 на хозяйственные расходы).

Действие первое. Издание приказа и формирование инвентаризационной комиссии.

Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором устанавли­ваются сроки ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.

Действие второе. Проведение инвентаризации.

Инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации.

Действие третье. Составление инвентаризационной описи.

В шапке инвентаризационной описи необходимо указать:

- полное наименование организации;

- код по ОКПО;

- наименование и код структурного подразделения;

- код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17;

- наименование, дату и номер документа, служащего основанием для проведения инвентаризации;

-дату начала и дату окончания инвентаризации;

- код операции;

- номер и дату самой описи.

В заголовке также указывают, по состоянию на какую дату прове­дена инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

Инвентаризационная опись выполнена в виде таблицы. Рассмот­рим порядок заполнения этой таблицы.

В графе I «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи.

В графе 2 «Фамилия, И. О. подотчетного лица» необходимо указать фамилию и инициалы работника, которому выданы деньги под отчет.

В графе 3 «Целевое назначение аванса» указывают целевое назна­чение выданного работнику аванса.

В графе 4 «Основание для выдачи» необходимо указать документ, который является основанием выдачи сумм под отчет. Это может быть приказ (распоряжение) руководителя, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение.

В графе 5 «Дата выдачи аванса» записывают дату, когда деньги были выданы под отчет.

В графе 6 «Установленный срок возврата подотчетных сумм» запи­сывают дату, когда необходимо вернуть в кассу предприятия деньги, выданные под отчет.

В графах 7 и 8 указывают суммы, которые должны были быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса (графа 7 «по документам»), и суммы, выданные фактически (графа 8 «фактически»).

В графе 9 «Излишне выданные суммы» необходимо указать размер превышения фактически выданной суммы над суммой по докумен­там, являющимся основанием для выдачи аванса, если такое превы­шение было выявлено при проведении инвентаризации, в противном случае ставится прочерк.

В графе 10 «Суммы, по которым не отчитались в срок» записывают подотчетные суммы, по которым не отчитались в установленные сроки.

В конце таблицы в строке «Итого» указывают общие суммы:

- ту, что должна быть выдана по документам, являющимся осно­ванием для выдачи аванса;

- выданную фактически;

- общую сумму превышения фактически выданных сумм над сум­мами по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;

- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок.

Количество порядковых номеров, а также фактическую итоговую сумму выданных авансов записывают прописью в конце страницы с начала предназначенной для этого строки с большой буквы. Если в конце строки останется свободное место, то оно прочеркивается.

Действие четвертое. Составленную опись подписывают члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами.

Члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами, подписывают опись. Рядом ука­зываются также должности, расшифровки подписи (инициалы и фа­милии), затем ставят дату, когда опись была заверена.

Действие пятое. Бухгалтерское оформление.

Согласно п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации иму­щества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфи­на России от 13.06.95 № 49, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке подсчета данных и итогов за подпи­сями лиц, производивших эту проверку.

В случае превышения фактически выданных сумм над суммами по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, необхо­димо получить объяснительную записку от бухгалтера, составившего расходный кассовый ордер на выдачу денег под отчет.

На основании объяснительной записки руководитель принимает решение: Обязать Виолончелева П.С. вернуть излишне полученную сумму.

Возврат оформляется следующей проводкой:

Дебет счета 50 Кредит счета 71 - возврат излишне полученной суммы.

Задание. Составление акта выявленных отключений по расче­там с подотчетными лицами

При инвентаризации были проверены 3 авансовых отче­та — с 01.01.2012 по 30.09.2012. По результатам про­веденной инвентаризации необходимо составить акт вы­явленных отклонений.

Действие первое. Издание приказа и формирование инвентаризационной комиссии.

Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором устанавли­ваются сроки ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.

Действие второе. Проведение инвентаризации.

Инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации.

Действие третье. Составление акта выявленных отклонений в расчетах с подотчетными лицами.

В шапке акта выявленных отклонений необходимо указать:

- полное наименование организации;

- код по ОКПО;

- наименование и код структурного подразделения;

-код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93 утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.93 N17

-наименование, дату и номер документа, служащего основанием для проведения инвентаризации;

- дату начала и дату окончания инвентаризации;

- код операции;

-номер и дату самого акта.

В заголовке также указывают, за какой период проверялись авансо­вые отчеты. Это должен быть период с даты проведения предыдущей инвентаризации по дату, предшествующую дате, по состоянию на ко­торую проведена инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

Состояние расчетов отражается в таблице. Рассмотрим порядок ее заполнения.

В графе 1 «Номер по порядку» указывают порядковый номер запи­си в акте.

В графе 2 «Фамилия, И. О. подотчетного липа» необходимо указать фамилию и инициалы работника предприятия, которому выданы день­ги под отчет.

В графе 3 «Наименование аванса» указывают целевое назначение выданного работнику аванса.

В графе 4 «Основание выдачи» необходимо указать документ, кото­рый является основанием выдачи сумм в подотчет. Это может быть приказ (распоряжение) руководителя, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение.

В графе 5 «Дата выдачи аванса» записывают дату, когда деньги были выданы под отчет.

В графе 6 «Установленный срок возврата подотчетных сумм» запи­сывают дату, когда необходимо было вернуть в кассу предприятия деньги, выданные под отчет.

В графах 7 и 8 указывают суммы, которые должны были быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса (графа 7 «по документам»), и суммы, которые были выданы фактичес­ки (графа 8 «фактически»).

В графе 9 «Номер и дата отчета о выданных суммах» указывают дату и номер авансового отчета.

В графе 10 «Излишне выданные суммы* необходимо указать размер превышения фактически выданной суммы над суммой по докумен­там, являющимся основанием для выдачи аванса, если такое превы­шение было выявлено при проведении инвентаризации, в противном случае ставят прочерк.

В графе 11 «Суммы, по которым не отчитались в срок записывают подотчетные суммы, по которым не отчитались в установленные сроки.

В графе 12 «Суммы, использованные на нецелевые нужды» указывают суммы, использованные на цели, отличные от указанных в документах, согласно которым выдавались авансы.

В конце таблицы в строке «Итого» указывают:

- общую сумму, которая должна быть выдана по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, и сумму, которая была выдана фактически;

- общую сумму превышения фактически выданных сумм над сум­мами указанными в документах, являющихся основанием для выдачи аванса;

- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок;

- общую сумму авансов, которые использовали не по целевому назначению.

Количество порядковых номеров, а также фактическую итоговую сумму выданных авансов записывают прописью в конце страницы.

Действие четвертое. Составленный акт подписывают члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами.

Члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами подписывают акт. Рядом указы­вают их должности и расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Затем ставят дату, когда акт был заверен.

Действие пятое. Бухгалтерское оформление.

Согласно п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации на пос­ледней странице акта должна быть сделана отметка о проверке подсче­та итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Все ошибки, выявленные актом, исправляются в бухгалтерском учете так же, как и в предыдущем примере.