К о м м е р ч е с к и е п и с ь м а

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки, от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Помимо рассмотренных ранее видов писем, которые также могут использоваться и в коммерческой коммуникации, по своему функциональному назначению выделяются 3 вида чисто коммерческой переписки: запрос – ответ на запрос; предложение (оферта) – ответ на предложение; рекламация (претензия) – ответ на рекламацию. Именно эти виды коммерческих писем наиболее полно отражают процесс двустороннего обмена документацией между сторонами.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т. п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуг) и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и Рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения). В зависимости от фактической потребности быстроты передачи информации составитель телеграммы указывает ее срочность: “внеочередная”, “правительственная” ”срочная” и т.д.

Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления стоимости телеграммы упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Например:

“МИНКС КОЛОСС СИДОРОВУ” “ТАШКЕНТ ГОССТРОЙ ПЕТРОВУ”, “САРАТОВ ГРАНИТ ПАХОМОВУ”, “ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ КОМИССАРОВУ”.

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами:

точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч;
кавычки – квч; скобки – скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № - номер; “-“ минус; “+” – плюс;! – восклицательный знак;? – вопросительный знак; % - проценты;: - деление и др.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например: 05 11 95.

Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма печатается с указанием индекса инициативного документа, на который дается ответ, без слов “Ваш”, “На Ваш”. Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются должность и фамилия лица, пописавшего телеграмму.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.