Учёт поступления товаров в аптеку

Порядок приема товаров от поставщика.

В зависимости от удаленности поставщика различают следующие виды доставки товара:

- одногородняя;

- иногородняя.

Одногородняя осуществляется автомобильным транспортом, а иногородняя осуществляется различными видами транспорта.

Руководитель аптечной организацией должен осуществлять контроль количественных и качественных параметров закупленных товаров аптечного ассортимента, а также сроков их поставки в соответствии с договорами, заключенными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

В процессе приемки товаров аптечного ассортимента, в том числе требующих специальных условий хранения и мер безопасности, осуществляется оценка соответствия принимаемых товаров товаросопроводительной документации по ассортименту, количеству и качеству, соблюдению специальных условий хранения (при наличии такого требования), а также проверка наличия повреждений транспортной тары.

Компетенция аптечной организации по проверке качества поставленных товаров аптечного ассортимента ограничивается визуальным осмотром внешнего вида, проверкой соответствия сопроводительным документам, полноты комплекта сопроводительных документов, в том числе реестра документов, подтверждающих качество товаров аптечного ассортимента. Аптечной организации необходимо учитывать особенности приемки и предпродажной проверки товаров аптечного ассортимента.

Приемка товаров аптечного ассортимента осуществляется материально ответственным лицом. Если товары аптечного ассортимента находятся в транспортной таре без повреждений, то приемка может проводиться по количеству мест или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров аптечного ассортимента в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Товары аптечного ассортимента до подачи в торговую зону должны пройти предпродажную подготовку, которая включает распаковку, рассортировку и осмотр, проверку качества товара (по внешним признакам) и наличия необходимой информации о товаре и его поставщике.

Продукты лечебного, детского и диетического питания, биологически активные добавки являются пищевыми продуктами, которые до их подачи в торговую зону или иное место торговли должны быть освобождены от тары, оберточных и увязочных материалов, металлических клипс. Аптечная организация должна также произвести проверку качества продуктов лечебного, детского и диетического питания, биологически активных добавок по внешним признакам, проверить наличие необходимой документации и информации, осуществить отбраковку и сортировку.

Торговля продуктами лечебного, детского и диетического питания, биологически активными добавками запрещается при нарушении целостности упаковки. Качество данной группы товаров подтверждается свидетельством о государственной регистрации, в котором указана область применения и использования, и документом производителя и (или) поставщика, подтверждающего безопасность продукта, - декларацией о соответствии качества или реестром деклараций.

В случае нарушения целостности упаковки, отсутствия полного пакета документов продукты лечебного, детского и диетического питания, биологически активные добавки подлежат возврату поставщику.

Дезинфицирующие средства до подачи их в торговую зону, размещения в месте продажи должны пройти предпродажную подготовку, которая включает освобождение от транспортной тары, сортировку, проверку целостности упаковки (в том числе функционирования аэрозольной упаковки) и качества товара по внешним признакам, наличия необходимой информации о дезинфицирующих средствах и его изготовителе, инструкций по применению.

Парфюмерно-косметическая продукция, подаваемая в торговую зону, должна соответствовать требованиям, определенным Решением Комиссии Таможенного союза «О принятии технического регламента Таможенного союза "О безопасности парфюмерно-косметической продукции».

Если количество и качество товаров аптечного ассортимента соответствует указанному в сопроводительных документах, то на сопроводительных документах (накладной, счет-фактуре, товарно-транспортной накладной, реестре документов по качеству и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров) проставляется штамп приемки, подтверждающий факт соответствия принятых товаров аптечного ассортимента данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товаров аптечного ассортимента, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее печатью субъекта розничной торговли (при наличии).

В случае несоответствия поставленных субъекту розничной торговли товаров аптечного ассортимента условиям договора, данным сопроводительных документов комиссией субъекта розничной торговли в соответствии с утвержденной стандартной операционной процедурой составляется акт, который является основанием для предъявления претензий поставщику (составление акта в одностороннем порядке материально ответственным лицом возможно при согласии поставщика или отсутствия его представителя).

Аптечная организация по согласованию с поставщиком может быть утвержден иной способ уведомления поставщика о несоответствии поставленных товаров аптечного ассортимента сопроводительным документам.

Товар принимают по количеству (П-6) и по качеству (П-7):

- в сроки, указанные в договоре о поставке;

- в сроки, указанные в Инструкциях о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству (в течение 10 дней);

- приемка товара бывает срочная (в присутствии поставщика) и отложенная (без присутствия поставщика).

Отклонения в количестве и качестве фиксируются в акте об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара.

Товар принимают по числу единиц (количество упаковок) и по весу. При приемке товара по числу единиц ставится штамп аптеки о приемке с указанием даты, суммы принятого товара и подписей МОЛ, а на экземпляре товарной накладной для поставщика - дата, подпись, количество мест и печать аптеки.

Сопроводительными документами являются:

- товарная накладная – является основанием для приемки и оприходования товара (3-4 экз.);

- счет-фактура – необходим для оплаты товара, регистрируется в бухгалтерии в Книге покупок (1 экз.);

- протокол согласования оптовых цен (1 экз.);

- документы качества (сертификаты/декларации соответствия, реестры сертификатов, регистрационные удостоверения, санэпидзаключения) (1 экз.).

Оформление документов на поступивший товар

Документальное оформление поступившего товара.

Принятый товар регистрируется в документах первичного учета:

1. Книга регистрации поступления товара по группам (дата прихода, номер ТН, дата ТН, наименование поставщика и сумма, а также наименование группы товара: медикаменты, ИМН, парафармация).

2. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом НС и ПВ.

3. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом медицинских препаратов, подлежащих ПКУ.

4. Журнал учета ЛС с ограниченным сроком годности (приказ 706н).

МОЛ, приходуют поступивший товар в товарном отчете в приходной части.

Приходные товарные операции.

Поступление товара является основной приходной операцией, но не единственной.

К товарным приходным операциям относятся:

1. Оприходование воды очищенной, используемой для приготовления ЛФ по амбулаторной и стационарной рецептуре, ФАЗ. В конце месяца МОЛ составляет справку о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам, в которой помимо дооценки и уценки отражается стоимость воды очищенной, которая учитывается по журналу учета лабораторно-фасовочных работ и по журналу учета рецептуры.

2. Дооценка по лабораторно-фасовочным работам. Основанием для оприходования дооценки является справка о дооценке и уценке по лабораторно-фасовочным работам.

3. Оприходование экстемпоральных ЛФ, снятых с вертушки по истечении срока годности, но годных к использованию (спирт этиловый любых концентраций); мази и порошки заводского изготовления, расфасованные в аптечную упаковку без смешения. В данном случае составляется акт приемки товара поступившего без счета поставщика.

4. Оприходование излишков товара, выявленных при инвентаризации. Основанием для оприходования является акт результатов инвентаризации.