Использование личных денежных средств физических лиц

 

Расчеты, связанные с использованием физическими лицами личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) в интересах организации следует расценивать как расчеты наличными деньгами между предприятиями (организациями). При этом использованные личные денежные средства физических лиц включаются в фактическую сумму расчетов наличными деньгами между предприятиями (организациями) по дате фактического расходования личных денежных средств физическими лицами.

Расчеты, произведенные за счет личных денежных средств педагогическими работниками за методическую литературу; расчеты по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, произведенные физическими лицами за счет личных денежных средств, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, не являются расчетами, связанными с использованием физическими лицами личных денежных средств в интересах организации.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства в интересах организации и не в интересах организации (в соответствии с законодательством), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня их расходования составить отчет об израсходованных суммах (с приложением оправдательных документов) для возмещения средств, использованных ими. Сроки возмещения (компенсации) понесенных расходов после представления отчета об израсходованных суммах законодательством не установлены.

 

Порядок направления работников

В служебную командировку в пределах республики

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Служебная командировка - поездка работника по распоряжению нанимателя│

│на определенный срок в другую местность (вне места его постоянной работы)│

│для выполнения служебного задания │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

В соответствии с ТК направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни по графику постоянного места работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения.

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время при представлении письменного согласия с основного места работы. Заработная плата сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

Регистрация работников, направляемых в служебную командировку. Работники, отбывающие в командировку, регистрируются в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Приказом нанимателя назначается лицо, ответственное за ведение этого журнала.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного работника. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Днем прибытия из служебной командировки считается день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем.

Отчет подотчетного лица об израсходованных

Суммах внутри республики

Сроки представления отчетов

 

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки либо дня расходования денежных средств на иные цели (исключая день прибытия из командировки либо день расходования денежных средств на иные цели). В этот же срок неиспользованные деньги должны быть возвращены в кассу.

При использовании для оплаты расходов банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) работники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки либо дня расходования денежных средств на иные цели (исключая день прибытия из командировки либо день расходования денежных средств на иные цели). К отчету прилагаются карт-чеки и другие документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. В этот же срок (не позднее 15 рабочих дней) должен быть представлен отчет об израсходованных суммах, если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными и частично путем зачисления на карт-счет. При использовании для оплаты расходов дебетовой личной карточки неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена работником путем внесения денежных средств в кассу организации либо осуществления работником банковского перевода с его карт-счета на счет организации.

Если банковские пластиковые карточки использовались исключительно для получения наличных денег, работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней при условии наличия у бухгалтерии организации (при использовании корпоративной карточки) либо у работника (при использовании дебетовой личной карточки) всей информации, необходимой для составления отчета. При отсутствии такой информации отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней. При использовании банковских пластиковых карточек для получения наличных денег (полностью либо частично) оставшаяся у работника неиспользованная сумма денежных средств должна быть возвращена организации путем внесения денежных средств в кассу.

При использовании работниками банковских пластиковых карточек (корпоративных или дебетовых личных карточек) неиспользованные денежные средства должны быть возвращены организации не позднее сроков, установленных для сдачи отчетов об израсходованных суммах (не позднее 3 (15) рабочих дней).

Суммы, полученные под отчет, по которым в установленные сроки не представлены документы и отчеты об их расходовании, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения указанного срока источником выплаты таких сумм не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, считаются доходом работника.