Обеспечение сохранности электронных документов (прод.)

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Как видим, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом так же следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23–25 °C потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели чем влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5°С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23 °C (ISO 18923), для оптических дисков — +25 °C (ISO 18927), при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим: температура — +17–19 °C, относительная влажность — 50–55%. При таких условиях срок хранения дисков можно оценить в 20 лет.

Если проблемы физической сохранности файлов в настоящее время решаются довольно успешно, то другие аспекты долговременного хранения электронных документов ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва. Возникающие проблемы связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 3 и 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами и драйверами для их считывания. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий — 10–15 лет, после чего следует их быстрое вытеснение из производства. Такие технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

Как и бумажные документы, электронные документы требуют выработки стратегии долгосрочного (10 лет и более) обеспечения сохранности, ее нормативного закрепления в основных документах организации делопроизводства.

Международный стандарт ИСО 15489 устанавливает 3 способа обеспечения сохранности документов:

· копирование — создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе);

· конвертирование на другой носитель — перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование);

· миграция — периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем.

При этом возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при сохранности электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.

2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.

3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения - программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Тема 2.5.Сохранность документов электронной почты.

Некоторые сообщения могут и должны быть распечатаны на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение послужило основанием для издания другого - бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и/или утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге. Кроме того, если сообщения хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации как электронными, так и бумажными.

На практике некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2—3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.

Сохранность баз данных. В каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):

· таблицы базы данных;

· информация, содержащаяся в полях базы данных;

· вся база данных.

После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:

· хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);

· xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);

· осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).

Если база данных является документом и более не применяется в текущей управленческой деятельности, ее следует хранить целиком. Если база данных не является документом, она подлежит сохранению до минования надобности.

Опыт хранения ЭД в России гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 1990-х гг.

Сохранность веб-документов. Концепция обеспечения сохранности веб-документов исходит из предположения, что не все элементы сайта являются документами, поэтому только некоторые из них подлежат сохранению. Внутри организации обязанности по сохранению веб-документов распределяются между несколькими сотрудниками, участвующими в создании, администрировании и использовании сайта:

· веб-мастерами (техническими специалистами);

· лицами, ответственными за информационную поддержку сайта;

· внутренними пользователями;

· делопроизводственным персоналом.

При обеспечении сохранности веб-документов необходимо ответить на ряд вопросов:

· Что сохранять (какие элементы сайта, только ли «рожденные» в электронной форме, всё или выборочно)?

· Когда сохранять (на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью)?

· Как сохранять (распечатывать на бумаге, делать «моментные снимки» электронных версий при помощи специального программного обеспечения)?