Использование для связи других ЭУ

Во всех рассмотренных выше примерах полями связи главной формы служили поля ее базовой таблицы/запроса. Их имена задавались в свойстве Основные поля подчиненной формы, а значения использовались Access для отбора выводимых на экран записей в подчиненной форме. Но в качестве поля связи в свойстве Основные поля можно указать также имя другого ЭУ, размещенного в главной форме. Обычно для этой цели используется поле со списком, реже — список или группа переключателей. Для отбора записей можно использовать несколько ЭУ.

В этом случае главную форму не нужно связывать с каким-либо источником данных, так как отбор записей в подчиненной форме производится на основе совпадения значений ее поля (полей) связи с выбранными значениями ЭУ.

Пример 5.6. Создадим форму для просмотра распределения числа различных оценок по данному экзамену по группам. Главная форма должна содержать группу из четырех переключателей, каждый из которых соответствует одному из экзаменов. После выбора переключателя в подчиненной форме должна появиться таблица с распределением оценок между группами по выбранному экзамену.

1. Для связи между группой переключателей и подчиненной формой будем использовать значения кодов экзаменов. Разработку формы начнем с размещения группы переключателей в главной форме. Для этого создадим пустую форму и щелкнем по кнопке Группа переключателей на панели элементов, а затем по тому месту в форме, где мы хотим поместить эту группу. Начнет работу мастер Создание группы переключателей. Сначала он предложит создать подписи к переключателям. Введем в качестве подписей названия экзаменов: Английский, Информатика, История и Философия. На следующем шаге в качестве переключателя, используемого по умолчанию, выберем: Информатика. Затем укажем значения для каждого переключателя. При выборе переключателя его значение будет являться значением всей группы. Поэтому в качестве значений переключателей нужно ввести коды соответствующих экзаменов: 2, 1, 3, 4. Далее мастер предлагает выбрать тип ЭУ и оформление. Примем используемые по умолчанию тип переключатели и оформление вдавленное. В качестве подписи к группе введем текст: Выберите экзамен. На этом работа мастера завершена.

2. На базе таблиц Студенты и Сессия создадим перекрестный запрос Распределение оценок, содержащий в качестве заголовков строк поля Группа и Код экзамена, а в качестве заголовка столбцов — поле Оценки. Значения итоговой таблицы — число полученных оценок (см. рис. 5.21). В свойстве запроса Заголовки столбцов нужно также перечислить названия столбцов: 5; 4; 3; 2.

Рис. 5.21. Бланк запроса Распределение оценок

3. Добавим в форму ЭУ Подчиненная форма/отчет, укажем, что он основан на созданном выше запросе и отберем все поля из запроса.

4. Для установления связи между группой переключателей и подчиненной формой в свойстве Основные поля укажем имя группы Группа0, а в свойстве Подчиненные поля — имя поля Код экзамена. После настройки созданная форма имеет вид, представленный на рис. 5.22.

Рис. 5.22. Форма Распределение оценок по экзамену

Отчеты

Основные понятия

Отчеты — форма представления информации для использования и распространения. Отчеты — итоговые документы для лиц, которым была предназначена создаваемая БД. Если форма — документ разработчика и лиц, работающих с информацией в БД, то отчеты — инструмент «хозяев» БД, позволяющий им в нужный момент иметь информацию для личного использования или передачи другим лицам. Отчет нужен для подведения итогов деятельности за период подсчетов итоговых сумм и т.д.

Структура отчета (см. рис. 6.1) напоминает структуру формы за одним существенным исключением — возможностью добавления нескольких пар новых разделов, если возникает потребность группировки данных по каким-либо признакам.

Рис. 6.1. Структура отчета

Возможность группирования данных, - это, пожалуй, главное отличие создания отчета от создания формы. Как реализовать группирование, мы подробно рассмотрим ниже, а пока кратко рассмотрим саму идею группирования и ее влияние на структуру разделов.

Предположим, что мы строим отчет по таблице, описывающей реализацию товаров различным клиентам. Можно составить отчет по разным «срезам» такой таблицы. Например, составить отчет, характеризующий заказы каждого клиента. В этом случае основа группирования данных — клиенты. Все заказы разбиваются на группы, относящиеся к одному клиенту.

Другой вариант — рассмотреть, как реализовывались товары различных видов. В этом случае основа группирования — отдельный товар, а все данные о заказах можно разбить на группы, относящиеся к конкретному товару. Группы могут быть вложенными. Например, в первом случае, внутри группирования по клиентам, можно сгруппировать заказы каждого клиента по отдельным товарам. Каждое группирование сопровождается, как правило, появлением двух разделов — заголовка группы и примечания группы. В заголовке обычно указывается информация о поле — источнике группирования (клиенты, товары) и др. В области примечания можно подвести итоги группирования — число заказов каждого клиента, сумму стоимости всех заказов каждого клиента, число заказов каждого товара и т. д.

Если группы вложенные, можно подвести промежуточные итоги, т. е. число заказов конкретного товара, сделанных клиентом. Общее число вложений групп — до 10. Свойства разделов отчета совпадают со свойствами разделов формы, хотя у форм и отчетов существуют различные режимы. Напомним, что форма могла находиться в трех режимах: конструктора, работы (формы) и предварительного просмотра.

У отчета тоже может быть три режима, причем два из них такие же: режим предварительного просмотра и режим конструктора. Кроме того, отчет может находиться в режиме образца. Этот режим похож на режим предварительного просмотра, но отличается от него тем, что в режиме образца показывается не весь отчет, а только его часть, с целью оценки того, как будет выглядеть весь отчет. Режим, подобный режиму формы, естественно отсутствует, так как с отчетом не работают как с формой или запросом.

Некоторые разделы отчета, такие как колонтитулы и примечания, имеют дополнительные свойства, более тонкие, чем у аналогичных разделов форм. Так, заголовок отчета может быть напечатан отдельно на первой странице, без колонтитулов.

Надо отметить, что в отчете дублируются и многие другие свойства различных объектов, изучавшихся нами в формах.

В отчетах, как и в формах, размещаются элементы управления: поля, надписи и т. д. Как и в формах, они могут быть связанными, свободными и вычисляемыми в зависимости от источника информации, реализуемой в элементе управления.

Создание отчета

Отчеты, как и формы, можно создавать с помощью мастеров или самостоятельно. Источником данных для отчета также являются таблицы и запросы. Если в отчете требуется представить данные из разных таблиц, имеет смысл предварительно создать многотабличный запрос, а затем строить отчет на его основе.

Чтобы создать отчет, нужно в окне БД перейти на вкладыш Отчеты и нажать кнопку Создать. Появится окно диалога Новый отчет. Оно аналогично окну создания формы. Ваши действия начинаются с выбора таблицы/запроса.

Рис. 6.2. Создание Нового отчета

Предусмотрено автоматическое создание двух типов отчетов: ленточного и в один столбец.

В этих отчетах имеется заголовок, содержащий имя отчета, совпадающее с названием таблицы или запроса, и дата создания отчета. Нижний колонтитул содержит номер страницы. В области данных содержатся все поля таблицы (запроса), расположенные в один столбец или в табличном виде (в ленточном отчете). На одной странице реализуется несколько записей таблицы (запроса). Пример ленточного отчета приведен на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Пример ленточного отчета