Особенности управления почтовым отделением России

Почта России является крупным территориально-распределенным предприятием, имеющим в своем составе порядка 42000 филиалов. Сами филиалы в основном являются небольшими организациями, имеющими типовые параметры. Рассмотрим особенности управления почтовым отделением России.

Что касается типовой организационно-управленческой структуры, то она представляется в виде трех уровней управления:

· верхнего;

· среднего;

· оперативного.

Рассмотрим каждый из уровней: к верхнему уровню организационно - управленческой структуры соответствует управленческая система предприятия и во главе ее стоит начальник. В задачи начальника входит:

· управление предприятием;

· руководство работой отделов, наделение обязанностями начальников отделов;

· разработка стратегий развития организации;

· заключение трудовых договоров;

· выполнение других должностных обязанностей.

В подчинении у начальника находятся: заместитель и главный инженер. Все отделы предприятия подчиняются выше стоящему руководству.

Средний уровень управленческой структуры является функциональной обеспечивающей предприятия. Относящиеся в его состав подразделения обеспечивают построение рабочего процесса деятельности предприятия и выполнение поставленных задач выше стоящим уровнем управления.

Низший уровень управления акцентирует свое внимание на непосредственное выполнение поставленных рабочему коллективу задач высшим уровнем управления.

В процессе своей деятельности филиал почты России взаимодействует с другими организациями.

Схематично типовая схема взаимодействия филиала с другими предприятиями показано на рисунке 2.

Рисунок 2 – Взаимодействие филиала ФГУП «Почта России» с другими предприятиями

Цели функционирования типового почтового отделения могут быть представлены в виде иерархии (рисунок 3).

На рисунке использованы следующие обозначения:

· С0 – Предоставление качественных почтовых, финансовых, инфокоммуникационных и прочих услуг;

· С1 – Оказание почтовых услуг;

· С11 – Своевременность оказания услуг почтовой связи (письма, карточки, бандероли);

· С12 – Своевременность доставки посылок;

· С2 – Финансовые услуги;

· С21 – Выплата и доставка пенсий и пособий в указанный срок;

· С22 – Доставка в срок коммунальных платежей;

· С23 – Доставка в срок документов по погашению кредитов;

· С24 – Оперативное оказание страховых услуг;

· С25 – Быстрое осуществление почтовых переводов;

· С3 – Услуги для населения;

· С31– Продажа лотерей;

· С32 – Своевременное распространение печати по подписке.

Рисунок 3 – Цели предприятия

Анализ целей управления почтовым отделением представлен в таблице 1.

Таблица 1. – Анализ целей управления почтовым отделением

Наименование подцели	Средства достижения	Критерии достижения
Оказание почтовых услуг	Своевременность оказания услуг почтовой связи (письма, карточки, бандероли); своевременность доставки посылок.	Снижение жалоб на своевременность оказания услуг почтовой связи, сокращение времени доставки
Финансовые услуги	Выплата и доставка пенсий и пособий в указанный срок; доставка в срок коммунальных платежей; доставка в срок доку-ментов по погашению кредитов; оперативное оказание стра-ховых услуг; быстрое осуществление почтовых переводов.	Снижение жалоб на несвоевременность оказания финансовых услуг, увеличение оборота финансовых средств
Услуги для населения	Продажа лотерей; своевременное распространение печати по подписке.	Снижение жалоб на своевременность доставки печатной продукции населению

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

· различного рода документы – устав организации и другие регламентирующие документы;

· положение о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции;

· сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

· непосредственное наблюдение за процессом деятельности организации.

Информационные потоки – это движение информации от места ее возникновения к месту ее непосредственного использования.

Основными документами, которые использует типовое почтовое отделение, являются:

· форма 2 бп статистический учет;

· дневник ф130;

· пенсионные поручения;

· отчет о доставке корреспонденции;

· отчет форма 5;

· отчет о письменных и устных жалобах клиентов.

Все документы предоставляются лично в руки начальнику почтамта.

Документооборот типового почтового отделения представлен на рисунке 5 и в таблице 2.

Рисунок 5 – Документооборот типового почтового отделения

Таблица 2 – Документооборот типового почтового отделения

Код документа	Наименование документа	Кем готовится	Кем используется	Периодичность	Количество экземпляров
	Пенсионные поручения	Начальник пенсионного отдела	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Дневник Ф130	Главный бухгалтер	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Отчет о доставке корреспонденции	Начальник отдела доставки	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Отчет форма 5	Начальник отдела подписки	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Отчет о письменных и устных жалобах клиентов	Начальник отдела эксплуатации	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Дневник Ф130	Начальники почтовых отделений	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц
	Форма 2бп статистический учет	Главный экономист	Начальник Шпаковского почтамта	1 раз в месяц

 

В таблице 3 представлены функциональные области (ФО) и функциональные процессы (ФП), протекающие в этих областях.

Таблица 3 – Функциональные области и процессы

Функциональные области	Функциональные процессы
ФО1 – Оказание почтовых услуг	ФП11 – оказание услуг почтовой связи ФП12 – доставка посылок
ФО2 – Оказание финансовых услуг	ФП21 – доставка пенсий и пособий ФП22 – коммунальные платежи ФП23 – погашение кредитов ФП24 – страховые услуги ФП25 – почтовые переводы
ФО3 – Оказание услуг для населения	ФП31 – продажа лотерей ФП32 – распространение печати по подписке

 

В таблице 4 представлена организационная модель типового почтового отделения. Обозначения в таблице следующие:

· × – основной участник процесса;

· / – частичное участие в процессе;

· \ – основная ответственность за выполнение процесса.

Таблица 4 – Функциональная модель типового почтового отделения

Функциональные Области   Ответственные Лица	ФО1	ФО2	ФО3
ФП11	ФП	ФП21	ФП22	ФП23	ФП24	ФП25	ФП31	ФП32
Начальник	/	/	/	/	/	/	/	/	/
Заместитель начальника			\			\
Главный инженер	\	\
Бухгалтер			\	\	\		\
Экономист			/	/	/
Оператор							×	×	×
Страховой агент				×	×	×
Специалист по доставке	×	×
Специалист пенсионного отдела			×
Начальники почтовых отделений	\	\	\	\	\	\	\	\	\

 

ФГУП «Почта России» действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом ФГУП «Почта России», Положением о филиале, приказами и распоряжениями ФГУП «Почта России».

Для осуществления своей деятельности ФГУП имеет счета в банках, круглую печать, с изображением эмблемы «Почта России» и штампы.

Рисунок 6 - Символика ФГУП «Почта России»

В ведомстве ФГУП «Почта России» Кировской области находятся все почтовые отделения Кировской области. Кировский почтамт по роду своей деятельности доставки почтовых отправлений и всех видов выплат охватывает 4 района, расположенных на территории г. Кирова: Ленинский, Октябрьский, Первомайский, Нововятский.