Исследование технологии отбора персонала в ООО «Суперкадры»

 

 

Технология отбора персонала представляет собой ряд взаимосвязанных процедур, которые состоят из различных операций.

1 процедура. Анализ заказа.

Процедура включает в себя разговор рекрутёра с Клиентом, проведение краткого маркетинга по вакансии и подписание договора.

Заказчик заполняет заказ-поручение (заявку) (Приложение В), в которое входят следующие позиции.

1. Сведения о работодателе:

– наименование организации;

– профиль организации, краткие характеристики видов продукции или услуги;

– должность и фамилия лица, курирующего работу с кадрами;

– местонахождение, адрес, телефон и время приёма звонков;

– социальные льготы

2. Требования к кандидату на вакантное рабочее место:

– должность;

– круг обязанностей;

– характер работы;

– минимальный уровень месячного заработка;

– пол;

– возраст;

– образование;

– семейное положение;

– специальность по образованию;

– стаж по специальности;

– дополнительные знания или опыт работы;

– иностранные языки (степень владения);

– работа с компьютером и оргтехникой;

– специфические профессиональные и коммуникативные требования.

Нами были исследованы 60 заявок на три вакансии – офис-менеджер (20), главный бухгалтер (20) и менеджер по продажам (20).Проведя данное исследование, мы можем сделать вывод, что требования к кандидатам указываются нечётко, и порой не соответствуют заявленной вакансии, что значительно затрудняет поиск кандидатов (см. таблицу 2.7).

Таким образом, при составлении заявок на подбор персонала, фирмы не указывают необходимых обязанностей для работника, что затрудняет подбор наиболее квалифицированного работника. Некорректное составление заявки даёт неточную информацию о необходимом работнике, что снижает качество подбора.

В таблице 2.8 мы можем видеть, насколько сильно разнятся требования предъявляемые заказчиком, и требования, указанные в должностных инструкциях.

Таблица 2.7 – Характеристика вакансий по заявкам работодателей

	Требования	Обязанности	Дополнительные требования
Офис-менеджер	- образование – среднее или высшее - возраст – средний возраст на вакансию до 30 лет - стаж работы	- работа с документами - оформление всех видов рекламы - контроль за выполнением работы всех отделов	- знание английского или немецкого язык - приятная внешность, - рост выше среднего, - умение вести телефонные переговоры,
	желателен, но не всегда обязателен	- кадры	- творческий подход к работе
Главный бухгалтер	- образование – высшее - возраст – до 40 лет - стаж работы не мене года	Не указаны	- знание языков не требуется - честность - аккуратность в работе - коммуникабельность
Менеджер по продажам Ра	- образовании – высшее - возраст – средний возраст 30 лет - стаж работы 2-3 года	- поиск потенциальных партнёров - организация процесса выполнения заказов	- английский язык - хорошие внешние данные, - умение подчиняться - умение убеждать - наличие автомобиля или водительского удостоверение - организаторские способности

 

 

2 процедура. Поиск кандидатов.

Сбор информации о профессионалах в данной области по различным источникам (база данных, рекламные объявления, прямой поиск). Анализ рынка по данной вакансии.

3 процедура. Отбор кандидатов

Проведение отбора по документам. Трехэтапное интервью. Определение соответствия критериям отбора. Оценка деловых качеств Кандидата. Проверка рекомендаций, отзывы специалистов.

В процессе интервью или же сразу после рекрутёр оценивает кандидата по определённым параметрам, представленным в таблице 2.9 Оценка производится по пятибалльной шкале.

Таблица 2.8 – Сравнение существующих и представленных требований к кандидатам на указанные должности

	Стандартные	В заявках
Главный бухгалтер	- Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности - Формирует учетную политику - Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия - Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов - Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности -. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств - Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов - Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия	Не указаны
Менеджер по продажам	- Организация и ведение продаж продукции Фирмы; - поиск потенциальных клиентов; - работа с впервые обратившимися клиентами - ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы; - оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов - выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой Фирмой - мотивация клиентов на работу с Фирмой	- поиск потенциальных партнёров - организация процесса выполнения заказов

 

Окончание таблицы 2.8

Офис-менеджер	- Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса - Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса - Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей - Координирует работы по ведению делопроизводства - Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками - Организует работу секретарей на телефоне - Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида - Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды - Организует и проводит деловые переговоры - Координирует работы по ведению делопроизводства - Организует ведение деловой корреспонденции - Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса	- работа с документами - оформление всех видов рекламы - контроль за выполнением работы всех отделов - кадры

Таблица 2.9 – Параметры оценки кандидата в результате проведения интервью

Параметры	Шкала оценки
Первые 30 секунд общения	1 2 3 4 5
Насколько кандидат заинтересован беседой	1 2 3 4 5
Интересно ли беседовать с кандидатом	1 2 3 4 5
Проявляет ли внимание	1 2 3 4 5
Желание давать, обмениваться информацией	1 2 3 4 5
Психологический контакт с собеседником	1 2 3 4 5
Поддерживает ли контакт глаз	1 2 3 4 5
Приятно ли общаться с кандидатом	1 2 3 4 5
Как быстро реагирует кандидат	1 2 3 4 5
Внушает ли кандидат симпатию	1 2 3 4 5
Внушает ли кандидат уважение	1 2 3 4 5
Внушает ли кандидат доверие	1 2 3 4 5
Энергия	1 2 3 4 5
Энтузиазм	1 2 3 4 5
Напористость	1 2 3 4 5
Наивность	1 2 3 4 5
Зрелость	1 2 3 4 5
Творческий подход	1 2 3 4 5
Ум	1 2 3 4 5
Логичность, обоснованность	1 2 3 4 5
“Положительная” невербалика	1 2 3 4 5
Внешний вид, одежда	1 2 3 4 5
Спокойствие во время собеседования	1 2 3 4 5
Грамотность речи	1 2 3 4 5
Красота речи	1 2 3 4 5
Приятен ли голос	1 2 3 4 5
Доброжелательность	1 2 3 4 5
Естественность	1 2 3 4 5
Уровень культуры кандидата	1 2 3 4 5
Уровень профессионализма кандидата	1 2 3 4 5
Хочет ли кандидат получить эту должность	1 2 3 4 5
Насколько сильна мотивация	1 2 3 4 5
Верю ли я кандидату	1 2 3 4 5
Соответствие кандидата стилю компании-клиента	1 2 3 4 5
Соответствие вакансии	1 2 3 4 5

 

Данные параметры являются общими для всех вакансий. Определение данных параметров не требует специальной методики. Рекрутёр их определяет исходя из собственного впечатления о кандидате.

Финальный отбор.

Подготовка и проведение, совместно с Заказчиком, финальных интервью. Предоставление комплексной информации Заказчику для осуществления объективного выбора. После собеседования с кандидатом и изучении материалов о нём, заказчик делает выбор.

Матрица распределения функций в процессе подбора кандидата представлена в таблице 2.10.

 

Таблица 2.10 – Матрица распределения функций при выполнении заказа.

(О – ответственность; У – участие)

Операции	Заказчик	Агентство
Определение требований к должности.	О	У
Составление описания позиции	О,У
Определение деловых качеств, необходимых для исполнения обязанностей в данной должности.	О,У	У
Выработка критериев для отбора	У	О
Первичный анализ рынка по данной вакансии.		О,У
Поиск кандидатов		О,У
Проведение отбора по документам		О,У
Трехэтапное интервью		О,У
Определение соответствия критериям отбора.		О,У
Оценка деловых качеств Кандидата		О,У
Проверка рекомендаций, отзывы специалистов		О,У
Финальный отбор.	У	О,У
Курирование принятого сотрудника в течение гарантийного срока.	У	О,У

 

4 процедура. Курирование.

Подготовка и проведение мероприятий по введению сотрудника в должность. Курирование принятого сотрудника в течение гарантийного срока. Адаптация. Согласование возникающих вопросов между Заказчиком и Кандидатом. Консультирование по вопросам психологической совместимости. Отслеживание достижения необходимых результатов.

В случае увольнения подобранного специалиста в течение испытательного срока по любым основаниям (кроме сокращения штатов, сокращения должности или ликвидации фирмы - Заказчика), подобрать нового Кандидата, соответствующего требованиям заявки, в течение 30 (тридцати) календарных дней, со дня письменного уведомления Исполнителя, без дополнительной оплаты. В случае необходимости второй замены Заказчик и Исполнитель заключают дополнительный договор.

При непредставлении Кандидата, Исполнитель возвращает Заказчику 50 % суммы оплаты за 2 этап.

5 процедура. Отчёт по заказу. Рекрутёр составляет отчёт по заказу, в который включаются следующие данные.

1. Дата получение заказа (заключения договора)

2. Дата завершения заказа

3. Фирма-клиент, город

4. Руководитель, контактный телефон

5. Ответственный за выполнение заказа от фирмы-клиента, контактный телефон

6. Ответственный за выполнение заказа от ООО «Суперкадры»

7. Название вакантной должности

8. Сумма заказа для ООО «Суперкадры»

9. Накладные расходы

10. Схема оплаты

11. Дата предоставления документов кандидатов Заказчику, количество кандидатов

12. Дата интервью Заказчика с кандидатами, количество кандидатов

13. Финальные кандидаты после серии интервью

14. ФИО кандидата, который принят

15. Дата заключения контракта кандидата с фирмой

16. Испытательный срок кандидата

17. Другие кадровые агентства, выполняющие заказ

18. Дополнительная информация

Рекрутёр в своей работе руководствуется маршрутной картой, которая называется «Шаги рекрутёра». В данной карте также указываются исходные и входные документы на каждом шаге (Приложение Г).

Для оценки качества работы рекрутёра руководителем раз в месяц заполняется «Листок оценки качества работы сотрудника». (см. таблицу 2.11) Данный Листок так же является основой для расчёта премии рекрутёра.

Оценка происходит по 5 бальной шкале (1 – провал, 2 – плохо, 3 ничего особенного, 4 – хорошо, 5 – особый успех) и включает в себя основания для оценок и фамилии рекрутёров.

 

Таблица 2.11 – Листок оценки качества работы сотрудника

Основания для оценок	ФИО рекрутёра №1	ФИО рекрутёра №2	ФИО рекрутёра №3	ФИО рекрутёра №4
Поддержал вешний имидж фирмы (безусловно выполнил СЛОВО, данное клиентам, кандидатам, партнёрам, вовремя являлся на встречи)
Обеспечил качество обслуживания, не получил раздраженного клиента или кандидата
Показал примеры командной работы
Поддержал внутренний имидж фирмы, вовремя являлся на встречи, в срок и без напоминаний выполнял поручения и распоряжения руководителей
Способствовал консолидации коллектива, не внося личных обид и амбиций как разрушающий фактор
Своевременно передавал информацию партнёру, офис-менеджеру, руководителю

 

Возможно несколько вариантов схемы оплаты заказа.

1. Оплата 1 этапа производится в размере 25 % от общей суммы в момент заключения договора и не возвращается в случае прекращения работ по заказу на последующих этапах

Оплата 2-го этапа производится в размере 75 % в момент приема Кандидата на вакантную должность с испытательным сроком.

2. Оплата 1 этапа производится в размере 30 % от общей суммы в момент заключения договора и не возвращается в случае прекращения работ по заказу на последующих этапах

Оплата 2-го этапа производится в размере 50 % в момент приема Кандидата на вакантную должность с испытательным сроком.

Оплата 3-го этапа производится в размере 20% в момент приема Кандидата на вакантную должность на постоянной основе.

3. Оплата 1 этапа производится в размере 25 % от общей суммы в момент заключения договора и не возвращается в случае прекращения работ по заказу на последующих этапах.

Оплата 2-го этапа производится в размере 50 % в момент приема Кандидата на вакантную должность с испытательным сроком.

Оплата 3-го этапа производится после истечения гарантийного срока (3 трех месяцев с момента приема Кандидата) в размере 25%.

4. Оплата 1 этапа производится в размере 50 % от общей суммы в момент заключения договора и не возвращается в случае прекращения работ по заказу на последующих этапах

Оплата 2-го этапа производится в размере 50 % в момент приема Кандидата на вакантную должность с испытательным сроком.

Оплата 1 этапа производится в размере 30 % от общей суммы в момент заключения договора и не возвращается в случае прекращения работ по заказу на последующих этапах.

Оплата 2-го этапа производится в размере 70 % в момент приема Кандидата на вакантную должность с испытательным сроком.

Показатели эффективности рекрутера.

1. Процент закрытия вакансий в год.

2. Время закрытия одной вакансии

3. Качество подбора (отсутствие замены)

На данном этапе в ООО «Суперкадры» данные показатели представлены следующим образом.

1. Закрытие вакансий составляет 70% от общего числа. Незакрытые вакансии (30%) возникают в основном из-за отказа клиента на подбор.

2. Срок закрытия одной вакансии составляет в среднем около 30 дней.

3. Количество вакансий, который потребовали замены кандидата составляет около 7% в год.

Таким образом в ходе исследования технологии отбора в ООО «Суперкадры» нами были выявлены такие проблемы.

1. Проблем, связанные с профессионализмом рекрутёра:

– низкий уровень профессионализма в связи с текучестью;

– недостатки технологии работы рекрутера

2. Проблема формирования требований к кандидату

3. Проблема поиска кандидата