Электронно-цифровая подпись электронного документа

Электронно-цифровая подпись – атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей.

Цифровая подпись используется для подтверждения имени отправителя, основываясь на том, что лишь он один владеет уникальным закрытым ключом, которому соответствует полученный открытый ключ. Также электронная подпись иногда используется для датирования документа с помощью штампа времени.

Электронно-цифровая подпись используется для:

1) удостоверения источника документа(в зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.);

2) защиты от изменений документа (при любом случайном или преднамеренном изменении документа (или подписи) изменится ключ, следовательно, подпись станет недействительной);

3) невозможности отказа от авторства;

4) сдачи финансовой отчетности в государственные учреждения в электронном виде для предприятий и коммерческих организаций;

5) организацию юридически значимого электронного документооборота;

Для создания цифровой подписи используется так называемый дайджест, который генерируется непосредственно из самого документа и уже непосредственно к нему добавляется информация о стороне подписывающей документ, штамп времени и прочее. Затем полученную информацию кодируют с помощью специального закрытого ключа с использованием того или иного алгоритма, получившийся набор бит и есть электронно-цифровая подпись к которой прилагается открытый ключ подписавшегося.

С помощью сети доверия пользователь решает доверяет он или нет что открытый ключ принадлежит именно этому отправителю либо нет, затем сообщение дешифруется приложенным открытым ключом. В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т.д., то документ принято считать подтвержденным. Существуют следующие угрозы цифровой подписи:

1) попытка подделать подпись для выбранного им документа;

2) подбор документа к данной подписи, чтобы подпись к нему подходила.

Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа.

Для управления ключами созданы специальные центры распространения сертификатов, которые предоставляют информацию о том, отозван тот или иной открытый ключ, а также пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

Внедрение СЭД

Пик развития СЭД пришелся на 2005-2006 год. Растет на 20-25 % в год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению СЭД, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию СЭД с ERP, CRM и HR-системами.

На сегодняшний день СЭД наиболее востребованы в российском финансовом секторе (24 % внедрений). На государственный сектор приходилось наибольшее количество внедрений.

В том или ином виде системы электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российских компаний. Чаще всего эти решения охватывают ограниченное число подразделений и автоматизируют лишь несколько процессов, например, документационное обеспечение управления и управление организационно-распорядительными документами. Только 10-15 % заказчиков внедрили или внедряют централизованные системы электронного документооборота, позволяющие решать большую часть задач в области управления документами.

Все чаще решения по автоматизации документооборота приобретают территориально распределенные холдинги. Причем если раньше речь шла только о внедрении СЭД в головном офисе, то сегодня компании чаще решаются на создание систем, охватывающих региональные филиалы.

В контур электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. Следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередь автоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

Большая часть компаний, внедривших СЭД за последнее время, располагаются в Центральном и Северо-Западном регионах, активность в Сибири и на Урале несколько снизилась. В целом в России отмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.

Растет интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок.

Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний.

Традиционно эксперты связывали недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи.

 

Кодекс «Документооборот»

Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок»

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

Основные характеристики системы:

1) готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;

2) поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;

3) модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;

4) экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

1) «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;

2) «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;

3) «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;

4) «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;

5) «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;

6) «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.

7) «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.