Реквизит «Заголовок к тексту»

Пунктом 54 Инструкции установлено, что документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Реквизит «Отметка о контроле»

Согласно п. 55 Инструкции отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка о наличии приложения

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Реквизит «Подпись»

Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

 

Реквизит «Гриф приложения»

Если к документу имеются приложения, то реквизиты этих приложений должны быть тоже надлежащим образом оформлены. В п. 58 Инструкции говорится, что гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Согласование документов

Пунктом 59 Инструкции установлено, что документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизит «Визы»

Этот реквизит довольно часто встречается на документах организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм. Пунктом 61 Инструкции установлено, что внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Реквизит «Печать»

Правилам оформления этого реквизита тоже иногда нужно учить некоторых руководителей или других лиц, ответственных за хранение и использование печати. Пунктом 62 Инструкции установлено, что реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Отметка об исполнителе

Согласно п. 63 Инструкции реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

 

Отметка о заверении копии

На оформление этого реквизита тоже следует обратить особое внимание, так как на практике чего только не приходится встречать.

Пунктом 64 Инструкции установлено, что копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

А вот копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.