Правила работы с конфиденциальными документами

1. Обработка документов

Конфиденциальные документы должны обрабатываться:

в конфиденциальном делопроизводстве фирмы,

в общем делопроизводстве специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.

2. Хранение документов

Конфиденциальные документы должны храниться:

в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах.

Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

 

РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

При этом проверяется:

-количество листов;

-количество экземпляров;

-наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах.

Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис.), либо на карточках.

 

 

Рис. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:

-наименование;

-регистрационный номер;

-дата поступления.

После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения.

Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа.

Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис.).

По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью.

В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

- использоваться в дальнейшем;

- передаваться в архив на хранение;

- уничтожаться.

Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

 

РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ включает следующие этапы:

- разработка проекта документа;

- согласование документа;

- подписание документа;

- регистрация документа;

- отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы.

Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы.

После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.

Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.

При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ.

При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:

- проверить наличие конфиденциальных документов;

- определить конфиденциальные документы для архивного хранения;

- определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.

На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа.

По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

1.6 Контрольные вопросы по теме занятия 1

 

1. Дайте понятие конфиденциальной информации.
2. Перечислите характерные черты (признаки) информации конфиденциального характера.
3. Перечислите виды информации, отнесенной к категории конфиденциальной.
4. В какие нормативных актах определен правовой режим конфиденциальной информации?
5. Какие меры применяются в организациях для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации?
6. Назовите особенности конфиденциального делопроизводства?

 

 

Вопросы тестового контроля по теме занятия 1

 

Вопросы тестового контроля выдаются студентам в начале семинарского занятия. Время тестирования: 20 мин.

УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ

Определите, какая информация указом Президента РФ от 06.03.1997 «Об утверждении перечня конфиденциального характера» не отнесена к конфиденциальной:

1) персональные данные

2) тайна следствия

3) служебная информация

4) сведения, составляющие государственную тайну

УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка:

1) «для служебного пользования»

2) «служебная тайна»

3) «конфиденциально»

4) «секретно»

 

УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ

На документ, содержащий информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен:

1) гриф «Конфиденциально»

2) гриф «Коммерческая тайна»

3) гриф «Коммерческая тайна с указанием обладателя информации»

4) законодательством не предусмотрено нанесение специального грифа

 

УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ

Определите, к какому виду информации отнесена коммерческая тайна в соответствии с законодательством РФ:

1) к общедоступной

2) секретной

3) конфиденциальной

4) закрытой

УКАЖИТЕ ПРАВИЛЬНЫЙ ОТВЕТ

Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, предполагает:

1) ознакомление лица с информацией, составляющей коммерческую тайну при условии сохранения конфиденциальности данной информации

2) обязательную процедуру проверки лица органами собственной безопасности коммерческой организации

3) распространение на лицо, допущенного к коммерческой тайне, запрета на выезд за границу

 

ДОПОЛНИТЕ

Любая информация, относящаяся к определенному физическому лицу, образует

 

ДОПОЛНИТЕ

Общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен федеральным законом, является

__________________________________________________________________

 

 

УСТАНОВИТЕ СООТВЕТСТВИЕ

1 общедоступная информация	А о разработке и производстве ядерных боеприпасов
2 информация с ограниченным доступом	Б фонды библиотек, музеев и архивов
3 секретная информация	В служебная тайна

1 –; 2–; 3–.

 

Кейс по теме занятия 1

 

Задание в малых группах 1. Изучите положения статей 10, 11, 13, 14 Закона «О коммерческой тайне» и Раздел VI Закона РФ «О государственной тайне». Заполните таблицу сравнительного анализа.

Раздаточный материал: таблица, извлечение из законов «О государственной тайне», «О коммерческой тайне».

Контрольное время выполнения: 45 мин.

Обсуждение в группе: 10 мин.

Работа над ошибками: 5 мин.

Таблица

 

Критерий разграничения	Коммерческая тайна	Государственная тайна
Предусмотрена ли процедура допуска лиц к данной информации?
В каком случае лицо получает доступ к данной информации?
Возлагается ли на лицо обязанность не разглашать ставшую ему известной информацию?
Может ли быть ограничено лицо, обладающее такой информацией, в праве на выезд за границу
Какая ответственность предусмотрена за разглашение данной информации

 

Задание в малых группах 2. Составьте схему «Охрана конфиденциальной информации в коммерческой организации».

На основе анализа норм статьи 10 Федерального закона «О коммерческой тайне» определите, какие меры по охране конфиденциальной информации могут быть приняты в коммерческой организации. Составьте блок-схему.

 

Раздаточный материал: извлечение из закона «О коммерческой тайне».

Контрольное время выполнения: 45 мин.

Обсуждение в группе: 10 мин.

Работа над ошибками: 5 мин.