Особенности официально-деловой письменной речи.

Письмо, или письменная речь, один из двух продуктивных видов речевой деятельности, дополнительное к звуковой речи средство общения – выражение мыслей и чувств с помощью графических знаков. Письменная речь служит для опосредованного общения, т.к. письменное высказывание обычно читается адресатом спустя некоторое время. Таким образом, письмо является важнейшим способом хранения информации. Письменная речь вторична по отношению к говорению и базируется на его основных механизмах. Однако современная письменная речь характеризуется многими собственными правилами и закономерностями, отличными от правил и закономерностей звучащей речи. Главное отличие письменной речи от устной состоит в невозможности опоры на ситуацию, следствием чего является необходимость воссоздавать ситуацию речевыми средствами в публицистической, художественной, разговорно-письменной речи. Для научной и официально-деловой речи такая опора не нужна, поскольку данные стили абстрагированы от ситуации. Второе отличие связано с отсутствием непосредственного контакта речевых партнёров. Вследствие этого в письменной речи приходится предавать вербально ту информацию, которая в устном общении передаётся интонацией, мимикой и другими паралингвистическими средствами. В результате письменная форма выражения характеризуется большей вербальной развёрнутостью, лексической и синтаксической сложностью. Письменная речь в основном использует книжную лексику, порядок слов в предложениях, как правило, прямой. Для синтаксиса характерны сложные предложения с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, рядов однородных членов. Поскольку письменная речь ориентирована на зрительное восприятие, она обладает чёткой структурной организацией, т.е. делением на разделы и параграфы, абзацными отступами, нумерацией страниц, системой ссылок и т.п.

Интернациональные свойства письменной деловой речи

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования:

- достоверность (объективность);

- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации).

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Ссылка на какую-либо устную договорённость может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договорённость или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования – создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные потребности человека. Функции документа делятся на два вида: общие и специальные. К общим функциям относятся

- информационная: любой документ создаётся для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления (например, плановые, отчётные, организационно-распорядительные документы);

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (например, законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие правовую функцию временно, на период судебного разбирательства);

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

3. Жанровое разнообразие письменной деловой речи

Документы занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Поэтому с необходимостью правильно истолковывать документы и правильно их составлять сталкивается каждый. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации, т.е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фраза Прошу принять меня на работу в качестве… и невозможна – Хочу работать у вас.

Существует два типа документов:

- служебная документация -документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

- официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):

- личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);

- распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др.);

- административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др.);

- информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др.).

Жанры официально-деловой переписки определяются в первую очередь целями, которые ставит перед собой составитель: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом.

4. Язык и стиль документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Поэтому к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и лишает их юридической и практической значимости или снижает её.

Смысловая точность письменного высказывания обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использования слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим особое внимание следует уделить различению паронимов (слов, близких по звучанию, родственных, однокоренных, различающихся значением). Например, представить (предъявить, показать) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-то): представить отчёт – предоставить справку; гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией) – гарантированный (обеспеченный законом, договором): гарантийный талон – гарантированный отдых.

Смысловые нарушения в текстах документов могут быть вызваны неверным выбором синонима, невниманием к оттенкам значений слов-синонимов. Так, слова в синонимическом ряду построить – возвести – соорудить – воздвигнуть различаются и стилистически, и оттенками значения и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Можно сказать построить дом, соорудить мост, возвести башню и нельзя – воздвигнуть склад, соорудить дом, возвести школу.

Нежелательно использовать в текстах документов профессионализмы (дострой вместо завершение строительства; вечерники вместо студенты вечернего отделения).

При употреблении терминов необходимо позаботиться о том, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Для этого следует прибегнуть к толкованию термина, уточнить его значение с помощью нейтральных слов или вообще заменить его общепонятным словом. Например, Невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности в восприятии текста создаёт неоправданное употребление заимствованных слов. В случае наличие в языке эквивалентного иноязычному русского слова следует использовать его для обозначения понятия. Реклама лучше, чем паблисити; обращаться лучше, чем апеллировать.

5. Языковые нормы в деловой письменной речи

Требования к языку и стилю документов отражают и закономерности действия языковой нормы в официально-деловой письменной речи. Назовём еще некоторые из них, проявляющиеся наиболее отчётливо.

Безусловно, любой документ должен быть составлен с соблюдением орфографических норм. Определённую трудность представляет слитное - раздельное правописание производных предлогов, поскольку они омонимичны по отношению к самостоятельным частям речи, от которых образованы, но отличаются написанием. Слитно пишутся следующие производные предлоги: навстречу, наподобие, вследствие, насчёт, ввиду, вроде. Например: навстречу ему, наподобие шара, вследствие проливных дождей, узнать насчёт поездки, ввиду отмены занятий, форма вроде ромба.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация (единообразие) сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Сокращения в текстах документов подчиняются определённым правилам:

- сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа – недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращённо;

- нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;

- не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой разные толкования, двусмысленность в восприятии фразы;

- не допускается сокращение слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений, которые определены ГОСТом (например, г.– год, л. - лист, р. – река).

В области морфологических норм нарушения часто связаны с неправильным употреблением предлогов. Так, очень употребительны в деловой письменной речи конструкции с предлогом по: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению и т. д. Однако недопустимо использовать предлог по вместо предлога о (об), если речь идёт о конкретной теме, содержании беседы, разговора и т.д.: не отчёт по работе, а отчёт о работе; не доклад по итогам работы, а доклад об итогах работы.

Предлог по не может употребляться вместо предлога для и указывать на цель действия. Предложение В нашем вузе немало сделано по повышению качества образования содержит ошибку. Следует сказать - для повышения качества образования.

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действием кого-то: Меры не были приняты по нераспорядительности администрации. Правильный вариант: Меры не были приняты из-за нераспорядительности администрации. Исключения составляют выражения: по вине, по небрежности, по невниманию.

Нормой в официально-деловой речи является употребление единственного числа существительных в значении множественного. Например: Для проведения соревнований просим выдать спортивный инвентарь: мяч футбольный – 5 шт., скакалка гимнастическая – 10 шт.

Ещё несколько правил, связанных с употреблением существительных.

· Для наименования лиц по профессии, должности, званию в деловой речи используются существительные мужского рода, даже если речь идёт о женщине: Врач выписала рецепт, Прошу принять меня на работу на должность лаборанта (подпись – Петрова).

· Род несклоняемых существительных определяется в соответствии со следующими правилами:

- большая часть иноязычных существительных, обозначающих неодушевлённые предметы, относится к среднему роду – конфетти, метро, такси;

- существительные, называющие животных, птиц, насекомых, как правило, относятся к мужскому роду – белый какаду, забавный шимпанзе;

- в ряде случаев род иноязычного несклоняемого существительного определяется по роду русского аналога – пенальти – штрафной удар, мужской род; авеню – улица, женский род;

- по родовому наименованию – нарицательному существительному – определяется род несклоняемых существительных, называющих географические объекты, органы печати – солнечный Сочи (Сочи – город, мужской род); «Таймс» опубликовала материалы конференции («Таймс» - газета, женский род).

Род аббревиатур (сложносокращённых слов) обычно определяется по роду ключевого слова словосочетания: ВВЦ (Всероссийский выставочный центр) – мужского рода; ТЭЦ (теплоэлектро централь) – женского рода.

Трудности возникают при склонении имён существительных собственных. Обычно склоняются следующие группы имён собственных:

- имена и фамилии русского и иноязычного происхождения, обозначающие лиц мужского пола и оканчивающиеся на согласный: письмо Неймана, предложения Лича;

- имена и фамилии русского и иноязычного происхождения (кроме финских), оканчивающиеся на безударный –а/-я: работы Щербы, стихи Лорки. Однако, если перед конечным гласным находится –и, фамилия не склоняется: стихи Гарсия, работы Лурия.

Не склоняются, как правило, следующие имена собственные:

- совпадающие с названиями живых существ или неодушевлённых предметов: Сорока, Муха, Дубина;

- оканчивающиеся на –аго/-яго, -ово, -ых/-их, -ко/-енко: предложение Дубяго, лекции Седых, рисунки Шевченко;

- иноязычные фамилии в сочетании со словами братья, сёстры, брат и сестра, супруги, а также в сочетании с двумя именами одновременно – женскими или мужским и женским: визит супругов Петерсон, пригласить сестёр Манн, написать Николаю и Елене Рерих.

Синтаксических нормы -это правила построений словосочетаний и предложений. На уровне словосочетаний чаще всего нарушается норма управления, на уровне предложения – норма координации подлежащего и сказуемого.

Управление – синтаксическая связь, при которой главное слово требует постановки зависимого в определённом падеже с предлогом или без. В роли управляющих слов обычно выступают глаголы или отглагольные существительные: возместить ущерб, возмещение ущерба. Одним из самых трудных падежей в русском языке является винительный падеж. Его часто смешивают с другими падежами, что приводит к возникновению ошибки: Нужно вкладывать свои силы на то, чтобы получить хорошее образование вместо вкладывать в то.

К «проблемным» в управлении можно отнести сочетания с глаголами-паронимами оплатить – заплатить, одеть - надеть. У первого глагола каждой пары беспредложное управление, у второго – предложное: оплатить счёт – заплатить за проживание, одеть брата – надеть на брата. Глагол надеть употребляется и в том случае, если подразумевается, что что-то надевается на кого-то, в том числе на себя: надеть пальто.

При координации подлежащего и сказуемого необходимо учитывать целый ряд факторов: способ выражения подлежащего, порядок слов в предложении, наличие или отсутствие при подлежащем зависимых слов, формой и семантикой последних. Например, в предложениях Большинство заданий не выполнено, Большинство участников конференции зарегистрировались, Прибыло большинство делегатов выбор формы сказуемого определяется следующими обстоятельствами: в первом предложении подлежащее обозначает неодушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме единственного числа; во втором предложении подлежащее обозначает одушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме множественного числа; в третьем предложении обратный порядок слов (подлежащее находится после сказуемого) – сказуемое стоит в форме единственного числа.

Часто синтаксическая норма нарушается в предложениях с деепричастными оборотами. При употреблении деепричастий и деепричастных оборотов следует помнить, что действие, обозначаемое деепричастием, относится, как правило, к подлежащему данного предложения, т.е субъекты действия деепричастия и сказуемого должны совпадать: Ознакомившись с актом ревизии, он обратился к руководству компании с предложением о проведении бухгалтерской экспертизы.

Нарушение этого требования приводит к ошибке: Пользуясь калькулятором, расчёт производится быстро и правильно.

Норма употребления деепричастного оборота не нарушается, если в составе сказуемого безличного предложения есть неопределённая форма глагола, с которой и соотносится деепричастие: Имея чёткий план работы, можно избежать многих ошибок.

6. Речевой этикет в письменной деловой речи

«Речевой этикет – национально специфичные правила речевого поведения, реализующиеся в системе устойчивых формул и выражений в принятых и предписываемых обществом ситуациях вежливого контакта с собеседником» – так определяет речевой этикет энциклопедия русского языка.

Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к людям тех профессий, которые предполагают постоянное общение с людьми: государственным служащим, педагогам, врачам, менеджерам, работникам сферы обслуживания и т.д.

Речевой этикет определяется ситуацией общения. Этикетные отношения между участниками письменной коммуникации поддерживаются речевыми этикетными формулами обращения и прощания, соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости, не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. К рекомендуемым формулам приветствия и прощания относятся Уважаемый, Глубокоуважаемый, С уважением. Следует избегать фамильярного отношения к адресату, например, Дорогой (особенно по отношению к незнакомому или малознакомому человеку, с которым вас связывают сугубо деловые отношения). Уважительное отношение к адресату проявляется также в использовании клише Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас, в употреблении заглавных букв в местоимениях второго лица Вы, Ваш, Вас.

В письменном деловом общении этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Составителям деловых писем не рекомендуется:

- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу вас сразу сообщить о своём решении»;

- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»;

- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно будет вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и чёткий ответ отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву отношений. Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещённой на нём ответной информацией.

 

37. Культура официальной переписки.

Формирование понятия культура официальной переписки связано с освоением мирового и отечественного опыта составления и оформления деловых бумаг.

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; и 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность Документа, письма, зависит его исполнение.

Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

Композиция, или структура, текста официального письма – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями – просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных – свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные – глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные; отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему‑л.; удобный для чего‑л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв). Следовало написать: отказать под благовидным пред югом.

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать:… с выводами комиссии, работавшей назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего знания: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо». Итак, язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стан-дартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности и лаконизма.