Организация работы архива суда

Введение

История Сердобского городского суда начинается с 1939 года, когда была восстановлена Пензенская область. До этого Сердобский район входил в Саратовскую область. В первый год работы Сердобским судом было рассмотрено 1156 гражданских и 1565 уголовных дел.

В свое время председателями Сердобского городского суда были видные юристы: Никишов Семен Петрович, Петров Валентин Николаевич, Стрилюхин Виктор Степанович. 24 года председателем Сердобского суда был Начкебия Альберт Владимирович, Указом Президента РФ №1148 от 20.06.2000 года за заслуги в укреплении законности и многолетнюю добросовестную работу ему было присвоено почетное звание «Заслуженный юрист РФ».

С ноября 2003 года до февраля 2016 года председателем Сердобского городского суда был назначен Нестеров Владимир Михайлович. Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 01.12.2014 года № 422 награжден медалью «150 лет судебной реформы в России».

Сердобский городской суд Пензенской области является многосоставным, судебную деятельность в нем осуществляют федеральные судьи: О.М. Липатов, А.Ю. Фролов, В.А.Рыбалко, С.В. Малашин, Н.В. Дербенев, Ю.В. Юдаева, А.Ю. Филь.

На основании Федерального закона от 17 декабря 1998 года «О мировых судьях в Российской Федерации» на территории Сердобского района созданы 3 судебных участка, на которых работают судьи: А.А. Безсонова, Н.Г. Миронова.

Указом Президента Российской Федерации от 11 апреля 2016 года председателем Сердобского городского суда назначен Липатов Олег Михайлович. Руководством суда уделяется большое внимание повышению уровня организации работы, усилению контроля за качеством судебного следствия.

Основная часть

Требование к помещениям архива суда.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водо несущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

 

 

Средства хранения

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

v расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

v расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

v расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

v расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

v расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

v бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

v микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;

v микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

В соответствии с "Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий" (М., 1990).

Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:

v наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;

v обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

v обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топографирование

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются по стеллажные и при большом объеме фондов по фондовые топографические указатели.

Карточки по стеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).

Карточки по фондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

 

 

Работа архива суда

Судебные дела, наряды, журналы и карточки поступают на хранение в архив районного суда. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, установленные действующими инструкциями.

Уголовные дела подлежат сдаче в архив районного суда после вступления судебных актов в законную силу и принятия мер к обращению судебных актов к исполнению, в том числе:

1. если по приговору или постановлению суда осужденный, находящийся на свободе, подлежит взятию под стражу, то только после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный взят под стражу;

2. если по уголовному делу имеется постановление районного суда об объявлении розыска лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора или осужденного заочно, то только после получения извещения о задержании лица в порядке приведения приговора в исполнение;

3. если уголовное дело, по которому осужденный приговорен к исправительным работам, общественным работам то только после получения извещения из уголовно-исполнительной инспекции о постановке осужденного на учет;

4. если уголовное дело, по которому приговором предусмотрена конфискация имущества осужденного или по которому с осужденного взысканы суммы в возмещение материального ущерба, штрафа то только после направления исполнительного документа в органы исполнительного производства для исполнения;

5. если к уголовному делу приобщены вещественные доказательства, то только после решения судьбы вещественного доказательства по правилам действующей Инструкции;

 

Гражданские дела подлежат сдаче в архив районного суда после вступления судебных актов в законную силу и принятия мер к обращению судебных актов к исполнению, в том числе:

1. если исполнительный документ направлен взыскателю (органу исполнительного производства);

2. если из органа опеки и попечительства в районный суд поступило сообщение о назначении ограниченно дееспособному или недееспособному гражданину соответственно попечителя или опекуна;

3. в других предусмотренных законодательством РБ случаях.

 

Дела об административных правонарушениях подлежат сдаче в архив после принятия мер к обращению судебных актов к исполнению путем направления исполнительных документов органу исполнительного производства. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив районного суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов заверяется подписью специалиста районного суда, осуществляющего передачу дел в архив. Для сдачи дел и материалов в архив районного суда составляется опись этих дел и материалов в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов учреждений, организаций и предприятий.

На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело сдано по описи в архив, и номер самой описи. Судебные дела в архиве хранятся по годам в порядке архивных номеров.

Прием и сдача дел оформляются актом, в котором указывается:

v общее состояние делопроизводства, учета, отчетности и архива данного суда;

v наименование карточек, журналов, книг, нарядов, которые ведутся в суде;

v количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде;

v неисполненные документы и нерассмотренные дела;

v все документы архива суда, количество уголовных и гражданских дел, находящихся в архиве;

v соответствие записей в книге учета вещественных доказательств с их фактическим наличием.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче. В районных и приравненных к ним судах ведение единого учета первичных документов, обеспечение накопления статистических данных осуществляется в строгом соответствии с действующими инструкциями. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и направляется в двух экземплярах на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего органа государственного управления архивами и документацией, после чего утверждается председателем районного и приравненного к нему суда.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января наступившего года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. Утвержденная и согласованная номенклатура дел для работы размножается в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в наряде, второй используется в работе канцелярии, третий после утверждения государственным архивом остается там, четвертый экземпляр передается в архив суда.

Делопроизводство в суде, порядок регистрации и учета гражданских, хозяйственных, уголовных дел и дел об административных правонарушениях

Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводятся разъяснения, расчеты, изложение событий и фактов, вызвавших необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

Документы должны оформляться на бланках, соответствующих Государственному стандарту. Изготавливают бланки двух форматов: А4 и А5.

Бланки документов должны иметь поля:

v левое - 30 мм;

v правое - не менее 8 мм;

v верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

 

Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.

Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Реквизиты бывают постоянные и переменные.

Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми - письма, справки, докладные записки. Не адресуемые документы (протокол, акт) часто содержат гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит "адресат".

Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.

На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, индекс, место составления или издания.

На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, протоколов и других документов) либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом.

На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.

Суды осуществляют уголовно-правовой, административно-правовой и гражданско-правовой учет юридически значимых явлений и процессов. Единицы измерения судебного учета - уголовное дело, преступление, подсудимый, мера уголовного наказания, административное дело, правонарушитель, мера административного наказания, гражданское дело, стороны в гражданском процессе, результаты разрешения спора и др.

Первичный учет в судах всех уровней, как правило, строится на основе статистических карточек и соответствующих журналов учета. Правильная организация первичного учета -- необходимое условие надежной статистики о работе судов, судимости, мерах наказания, административной юрисдикции, разрешении гражданских споров и т. д.

Статистические карточки в судах первой инстанции ведутся на уголовное дело, на подсудимого, на гражданское дело, на исполнительное производство. Кроме них в судах ведутся журналы регистрации уголовных, административных и гражданских дел, которые также являются первичными документами учета. Учетно-регистрационная карточка на уголовное дело содержит сведения о его регистрации и движении.

Основной документ первичного учета - статистическая карточка на каждого подсудимого, в которой отражаются:

v сведения о подсудимом (фамилия, имя, отчество, пол, возраст, гражданство, местожительство, образование, род занятий, занимаемая должность, судимость и др.);

v сведения о преступлении (характер, стадия совершения, рецидив, число соучастников, состав преступной группы, место совершения, отрасль хозяйства и форма собственности объекта посягательства и др.);

v сведения о приговоре, определении, постановлении (результат рассмотрения дела, основная и дополнительная квалификация деяния, вид и мера основного и дополнительного наказания и т. д.);

v сведения о кассационном рассмотрении дела, где указываются решения кассационной инстанции.

Карточка на подсудимого заполняется судьями первой и второй инстанций. В общей сложности в ней содержится более 800 юридически значимых признаков, обозначенных текстуально и путем кодирования, что позволяет использовать их при машинной обработке. Если учесть, что каждый из признаков может быть соотнесен с любым другим, то информацию о подсудимом возможно расширить до полумиллиона единиц. Учетно-статистическая карточка на гражданское дело заводится в день поступления искового заявления, а затем в ней отражаются все процессуальные действия суда по делу: содержание иска, сроки и результаты его рассмотрения, обжалование в вышестоящий суд, сведения об истце и ответчике, другие данные. Учетно-статистическая карточка на исполнительное производство отражает работу судебного исполнителя по исполнению решения по гражданским делам и приговоров в части возмещения материального ущерба по уголовным делам, а также движение исполнительного документа, сроки и результаты исполнения судебного решения. Карточка по учету сумм ущерба отражает размер материального ущерба, причиненный преступлениями экономической направленности. Она заполняется на каждое аналогичное дело и в ней отражается динамика погашения ущерба во время предварительного следствия, а также до и после вступления приговора в законную силу.

На основе обработки статистических карточек, журналов регистрации и других материалов первичного учета формируется вся статистическая информация о динамике и структуре судимости, личности осужденных, мерах наказания, движении уголовных и гражданских дел, гражданском и уголовном судопроизводстве.

Государственная статистическая отчетность судов первой инстанции разрабатывается Минюстом РБ. Она включает в себя:

1. Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению уголовных дел;

2. Отчет о рассмотрении дел об административных правонарушениях;

3. Отчет о работе судов первой инстанции по рассмотрению гражданских дел;

4. Отчет о работе судов по исполнению приговоров и решений.

5. В этих отчетах отражаются количество и характер судебных дел, рассмотренных судом, сроки их рассмотрения, характер приговоров и решений, сумма материального ущерба, его возмещение и другие показатели судебной деятельности.

6. Отчет распределяется на три части: о числе привлеченных к уголовной ответственности и мерах наказания особенности применения уголовного наказания, меры наказания по наиболее тяжкому преступлению;

7. Отчет о составе осужденных, месте совершения преступления. Отчет о судимости по отдельным отраслям хозяйства;

8. Отчет об осужденных, совершивших преступления в несовершеннолетнем возрасте.

В отчете о рассмотрении судами дел об административных правонарушениях по строкам дается перечень административных правонарушений, подведомственных суду и предусмотренных КоАП, Таможенным кодексом, другими законодательными актами РБ и местными нормативными актами, а также правонарушений, предусмотренных КоАП, но не подведомственных суду.

Введение

История Сердобского городского суда начинается с 1939 года, когда была восстановлена Пензенская область. До этого Сердобский район входил в Саратовскую область. В первый год работы Сердобским судом было рассмотрено 1156 гражданских и 1565 уголовных дел.

В свое время председателями Сердобского городского суда были видные юристы: Никишов Семен Петрович, Петров Валентин Николаевич, Стрилюхин Виктор Степанович. 24 года председателем Сердобского суда был Начкебия Альберт Владимирович, Указом Президента РФ №1148 от 20.06.2000 года за заслуги в укреплении законности и многолетнюю добросовестную работу ему было присвоено почетное звание «Заслуженный юрист РФ».

С ноября 2003 года до февраля 2016 года председателем Сердобского городского суда был назначен Нестеров Владимир Михайлович. Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 01.12.2014 года № 422 награжден медалью «150 лет судебной реформы в России».

Сердобский городской суд Пензенской области является многосоставным, судебную деятельность в нем осуществляют федеральные судьи: О.М. Липатов, А.Ю. Фролов, В.А.Рыбалко, С.В. Малашин, Н.В. Дербенев, Ю.В. Юдаева, А.Ю. Филь.

На основании Федерального закона от 17 декабря 1998 года «О мировых судьях в Российской Федерации» на территории Сердобского района созданы 3 судебных участка, на которых работают судьи: А.А. Безсонова, Н.Г. Миронова.

Указом Президента Российской Федерации от 11 апреля 2016 года председателем Сердобского городского суда назначен Липатов Олег Михайлович. Руководством суда уделяется большое внимание повышению уровня организации работы, усилению контроля за качеством судебного следствия.

Основная часть

Организация работы архива суда

С формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя несколько лет с момента создания Московского сенатского архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Государственная федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы.

Архивы судов хранят бесценный кладезь информации. В Архангельской области ежегодно более 150 тыс. архивных единиц, включающих в себя оконченные дела, наряды и журналы, учетно-статистические карточки, пополняют архивы судов. В Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, принятой в 2005 г., были регламентированы правила работы архива суда. Принятый двумя годами позже Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, предъявил новые требования к организации архивного делопроизводства в судах. Появление этих документов было ожидаемым событием. Ответы на многие вопросы были получены, закрепив тем самым нормативное отражение реальных потребностей архивного делопроизводства. Однако увеличение сроков хранения некоторых архивных единиц и перевод части из них на постоянное хранение, а речь в первую очередь идет о надзорных производствах, обострил проблему недостаточности служебных помещений архивохранилищ.

Одним из наиболее важных направлений в организации работы архива суда является учет и выдача дел. В архиве Архангельского областного суда в течение 2007 г. осуществлена регистрация выдачи и возврата 1477 архивных документов. Судьи и работники аппарата суда получали их для служебного пользования. Процентное соотношение архивных сведений, представляющих профессиональный интерес для сотрудников суда, следующий. Большую часть запрашиваемых в 2007 г. архивных единиц, а это 39,7%, или 587 запросов, составляют номенклатурные журналы и наряды делопроизводства суда прошлых лет. Далее следует 351 заявка по выдаче надзорных производств, а это 23,8% от всех запросов. На третьем месте, согласно поступившим заявкам, стоят уголовные дела — 20,8% от общего объема потребности в ознакомлении, или 307 запросов. Гражданские дела истекших периодов запрашивались в 9,5% случаев (140 запросов). Личные дела судей, находящихся в отставке, запрашивались из архива суда 66 раз за год, что составило 4,5% от выдачи-возврата архивного документооборота. Вышеуказанные цифры характеризуют объем внутренней потребности суда в своих архивных документах.

Внешний интерес к архивным материалам представлен запросами других судов, органов предварительного следствия, прокуратуры, адвокатуры, бывших участников судебных процессов, представителей средств массовой информации и т.п. В течение 2007 г. архивом Архангельского областного суда была предоставлена возможность познакомиться с делами 20 гражданам. Общее время осуществления ими прочтения материалов дела, выписок из дела, снятия копий составило 40 часов 30 минут. Из этого хронометража 30 часов, или более 70%, составило время знакомства с делами представителей адвокатуры.

Традиционно архивы судов осуществляют выдачу рассмотренных и сданных в архив судебных дел, руководствуясь следующими правилами:

1. использование документов из архива производится только с разрешения руководства суда;

2. непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности;

3. выдаваемые для ознакомления дела должны быть полностью обработаны и оформлены, т.е. прошиты, пронумерованы, иметь шифр, заверительную надпись, а также лист использования;

4. при пользовании архивным документом запрещено подчеркивать текст документа, делать пометки, загибать листы, производить различного рода закладки, курить и принимать пищу;

5. работник архива снимает копии с архивных документов в установленном руководством суда порядке;

6. при выемке дела из архива производятся соответствующие записи в журналах, составляющих обязательный номенклатурный список суда;

7. при приеме дел в хранилище в обязательном порядке проверяется наличие и состояние всех листов в деле (журнале, наряде) в присутствии лица, их сдающего.

Игнорирование любого из этих условий будет являться нарушением правил работы архива.

Ежедневно, в течение каждого рабочего дня, в архив суда поступают запросы от граждан, организаций и должностных лиц о предоставлении части информации, хранящейся в архиве. Организация ответов на них составляет значительную долю архивной работы, образуя понятие «справочная работа». Это деятельность работника аппарата суда, направленная на изготовление трех видов справочных документов: архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

v архивная справка — это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов;

v архивная копия — это официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивных документов с указанием их адресов;

v архивная выписка — это архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.

При составлении ответа тщательно продумывается формулировка. Изложение вопроса должно быть сжатым, но достаточно освещающим вопрос. При необходимости в ответе приводятся цитаты. Материал излагается в хронологической последовательности упоминаемых событий.

Поступление запроса в архив суда во всех без исключения случаях вызвано потребностью в тех или иных сведениях. Поэтому преуменьшать роль человеческого фактора, как показывает многолетняя практика работы, не стоит. Часто от оперативной и грамотной работы ответственного за архив в суде зависит многое. Очевидно, что осуществленным не так давно переводом архивариусов с технических должностей в категории должностей государственной гражданской службы оценена роль данных работников аппарата по заслугам соразмерно их ответственности.

Одной из характерных и часто встречающихся ошибок в организации работы архивов судов является не заполнение листов использования. Такие формы документов вклеиваются в те архивные единицы, которые изымались из архивохранилища для получения информации, содержащейся в данном документальном носителе. Шаблон данного листа следующий:

Согласно Приказу генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования» п. 13.6 данного документа изложен в следующей редакции: «Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда».

Запросы осужденных о выдаче копий документов из оконченных производством и сданных в архив дел, как правило, поступают в суд ежедневно. Некоторые осужденные требуют обеспечить их не только судебными актами, но и материалами дела досудебного характера, протоколами допроса, заявлениями о явке с повинной и т.д. и т.п. Случается, что документы, составляющие значительную часть судебного дела, запрашиваются гражданами, находящимися в местах лишения свободы, в тройном экземпляре. В своих заявлениях они, как правило, указывают, что не трудоустроены и материально не обеспечены, поэтому оплатить госпошлину не имеют возможности. Эти сведения подтверждаются справками из бухгалтерии исправительного учреждения.

Осужденные, являясь гражданами Российской Федерации, обладают правами и свободами человека и гражданина, которые в соответствии со ст. 2 Конституции Российской Федерации представляют собой высшую ценность. В ч. 2 ст. 10 УИК РФ определяется, что при исполнении наказания осужденным гарантируются права и свободы граждан Российской Федерации с ограничениями, установленными уголовным, уголовно-исполнительным и иным законодательством Российской Федерации. При этом наличие специального статуса осужденного к лишению свободы за совершение преступления не предполагает ограничений в средствах защиты прав, свобод и законных интересов указанных лиц. В 2006 г. в Страсбурге конкретизированы международные стандарты оказания юридической помощи заключенным в новых условиях Европейских пенитенциарных правил, участником которых является Российская Федерация. Согласно им все заключенные имеют право на получение правовой помощи, а администрация пенитенциарного учреждения обязана предоставить разумные возможности для получения доступа к такой помощи.

Значительный практический интерес в организации работы по выдаче копий документов из судебных дел представляет Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 13.06.2006 г. N 274-О. В Определении указывается, что отсутствие у заинтересованного лица возможности в силу его имущественного положения исполнить обязанность по уплате государственной пошлины не должно препятствовать осуществлению им права на судебную защиту. Предусмотренных главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации мер по освобождению от уплаты государственной пошлины отдельных категорий граждан или предоставлению рассрочки (отсрочки) ее оплаты может оказаться недостаточно для обеспечения доступа граждан к правосудию, особенно если речь идет о находящихся в учреждениях уголовно-исполнительной системы лицах, осужденных к наказанию в виде лишения свободы, которые не трудоустроены и не имеют денежных средств на лицевом счете, или о лицах, находящихся в местах содержания под стражей. Введенное с 1 января 2005 г. правовое регулирование сузило круг лиц, освобождаемых от уплаты государственной пошлины, и устранило возможность освобождения гражданина от ее уплаты с учетом его имущественного положения. Следовательно, федеральный законодатель лишил суды соответствующих дискреционных полномочий, предоставленных им исключительно в целях беспрепятственного доступа граждан к правосудию.

Конституционный Суд Российской Федерации пришел к выводу, что пп. 10 п. 1 ст. 333.19 Налогового кодекса Российской Федерации, не позволяющий суду принимать по ходатайству физических лиц решения о снижении (вплоть до нулевого размера) государственной пошлины, подлежащей уплате при подаче заявления о повторной выдаче копий судебных актов и иных документов из дела, выдаваемых судом, если иное уменьшение размера государственной пошлины или предоставление отсрочки (рассрочки) ее уплаты не обеспечивает беспрепятственный доступ к правосудию, как не соответствующий Конституции Российской Федерации, утрачивает силу и не может применяться судами, другими органами и должностными лицами.

Как трактовать понятие «иные документы из дела»? И каковы будут затраты суда на обеспечение исполнения запросов осужденных по копированию материалов судебных дел? Как показывает практика, значительное число заявлений, поступающих от граждан, отбывающих наказание в исправительных учреждениях, содержат просьбы о бесплатном предоставлении им необходимых копий документов