Классификация документов управления

Документы могут выполнять организационную, распорядительную, информационно-справочную, деловую и информационные задачи. Соответственно, классификация документов (Рис. 26.1) предполагает их деление на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, деловую переписку и личные документы.

Организационно-правовые документы содержат подготовительные мероприятия по образованию формальной структуры и созданию условий для профессиональной деятельности трудового коллектива. Комплекс организационно-правовых документов включает: положение о предприятии; структуру и штатную численность; штатное расписание; положения о структурных подразделениях; положение о коллегиальных и совещательных органах управления, должностные инструкции работников; правила внутреннего трудового распорядка.

Рис. 25.1. Классификация управленческих документов

Основной особенностью организационно-правовых документов является длительные сроки, не менее года, их юридической правомочности, что придает устойчивый характер функционированию трудового коллектива и уверенность сотрудникам в завтрашнем дне.

Распорядительные управленческие документы содержат прямое и активное вмешательство руководства в процесс труда должностных лиц организации с использованием формальных процедур, в том числе: приказы, распоряжения, постановления, указания, поручения, просьбы, инструкции,

Приказ обычно содержит несколько вопросов, касающихся всей организации, издается руководителем компании. Распоряжение, как правило, касается частных задач, может издаваться не только руководителем, но и от его имени другими должностными лица компании. Постановления издаются коллегиальными и совещательными органами управления. Положение о коллегиальном или совещательном органе управления разрабатывается для общественного совета, коллегии (в органах власти и управления), научно-технического совета, ученого совета, постоянно действующего совещания при руководителе.

Информационно-справочные документы играют вспомогательную роль, преимущественно направлены снизу-вверх, то есть навстречу распорядительным документам. Периодическая потребность органов управления и должностных лиц в получении необходимых справочных данных обусловила необходимость создания информационно-справочных систем различной степени сложности.

Деловая переписка может выражать проявление личной или общественной инициативы граждан; обмен деловой информацией; приглашение на совместные общественные или образовательные мероприятия; выражение претензий или рекламаций; чествование заслуг.

Личные документы представляют собой совокупность сведений о реальном социальном статусе, профессиональном уровне и устойчивых морально-психологических качествах человека, которые свидетельствуют и в определенной мере учитываются при оценке его пригодности для выполнения тех или иных должностных обязанностей в компании.

В частности при подборе кандидатов на должность формируется пакет обязательных личных, в том числе: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета; документ об образовании и полученной специальности.

Если работа требует специальных знаний, то кандидат предъявляет и другие документы об образовании или профессиональной подготовке, включая дипломы, свидетельства, водительские права, аттестаты, другие удостоверения, характеристики и рекомендательные письма.

При найме отдельных категорий работников Трудовым кодексом РФ установлены дополнительные документы и особые условия предоставления личных сведений, в частности:

для должностей государственных и муниципальных служащих требуется предоставить сведения об имущественном положении;

от научных и научно-педагогических работников запрашивается список научных трудов и изобретений;

для должностей по работе с конфиденциальными документами различной степени необходим допуск соответствующей категории;

лицам до 18 лет предусмотрено обязательное медицинское освидетельствование;

запрашивать от кандидата медицинские документы о состоянии здоровья можно только при определении возможности выполнения трудовых функций с учетом требований охраны труда;

лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем.

Совокупность личных документов, содержащих сведения о сотруднике, включая руководителей и ведущих специалистов, а также материально ответственных лиц, оформляется в виде личного дела. В состав личного дела входят: личный листок (анкета) по учету кадров; резюме; автобиография; копии документов об образовании (дипломов об окончании учебных заведений и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные); список научных трудов и изобретений; выписки из приказов о назначении (избрании), перемещении, увольнении; характеристики и рекомендательные письма; трудовой договор или контракт; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

К личному делу государственного служащего дополнительно приобщаются следующие документы: заявление на поступление на должность; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности; документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представляемых при назначении на должность.

Персональные данные работника относятся к конфиденциальным сведениям. Функциональные обязанности работников кадровой службы содержат распределение доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих ответственность за их конфиденциальность и сохранность.