Дейнека, Жуков- Современные тенденции в управлении персоналом

Делопроизводственное обеспечение - организация работы с доку­ментами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадро­вой службы (или получения ими) до завершения исполнения и пе­редачи в другие подразделения.

Основными функциями делопроизводства по обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обра­ботка поступающей и передаваемой документации; доведение до­кументации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персона­лу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверж­денной для данной организации; копирование и размножение до­кументов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизон­тальным связям и др. В зависимости от размеров организации делопроизводство мо­жет либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредото­чено по различным звеньям.На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организа­ции работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ ­во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в об­ласти документов и делопроизводства являются: ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения; ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

Большая часть документации носит внутренний характер для организа­ции. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Существует 3 группы документов, которые регулируют деятельность службы персонала.

1) Организационно-кадровая документация: Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения об отделах, должностные инструкции, инструкция по кадровому делопроизводству.

2) Документация по оформлению трудовых отношений.

а) Документации по комплектованию персонала: документы при приеме на работу (форма заявления, форма резюме, форма характеристик и рекомендательных писем), листок по учету кадров, трудовой договор, договор о материальной ответственности, приказы, распоряжения о приеме на работу (об увольнении), личная карточка сотрудника (форма Т-2);

б) Документация, связанная с движением персонала: документы о переводе работника на другую работу (приказы и распоряжения), документирование процедуры аттестации работников, документы, оформляющие командировку, документирование мер поощрения и наказания, трудовые книжки.

3) Организационно-распорядительная документация: формы распоряжений, указаний, постановлений, решений, формы информационно-справочной документации (служебные письма, служебные записки), оформление актов, оформление протоколов, докладных записок и т.д.).

В настоящее время в кад­ровых службах государственных учреждений и предприятий со­храняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации. Однако в коммерческих организациях часто ­недооценивается роль документации по личному составу, игнори­руется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударствен­ных и общественных организаций нередко склонны считать доку­ментацию, возникающую в деятельности этих организаций, час­тной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения де­лопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Следует учитывать, что сведения о численности, составе рабо­тающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Информационное обеспечение в управлении персоналом. (из реферата,написан по Кибанову) Управление персоналом выступает информацион­ным процессом, т.к. функционально включает получение, передачу, обработку, хранение и использование информации.Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной, поэтому информационное обеспечение включает в себя оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации. Информационное обеспечение можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. 1) Внемашинное включает: систему классификации и кодирования информации, систему организации, хранения документации; приказы, распоряжения, плановые задания. Внемашинное информационное обеспечение позволяет формализовать ин­формацию, представить данные в виде документов. 2) Внутримашинное – информационная база на машинных носителях, основным элементом которой является информационный массив (совокупность однородных записей).

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров, приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате. Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Техническое обеспечение системы управления персоналом организации. Основу технического обеспечения СУП организации составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Составными элементами информационно-технической системы являются: оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования. Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами (АСУ "Кадры", 1С) АСУ предоставляет пользователю возможность: ввода и корректировки данных о работнике; формирования и выдачи различного рода выходных документов; создания новых баз данных; изменения структуры массива данных; добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню; перерасчета данных на заданную дату.