Раздел 3. 1 документы для внутреннего и внешнего пользования

 

1. Служебная документация и официальные письма.

2. Типы документов по содержанию и назначению, сфере человеческой деятельности, фактору доступности, срокам исполнения и критерию первичности прохождения.

3. Форма отправления официально-деловой корреспонденции.

РАЗДЕЛ 3.2 УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. Организационно-правовая, плановая, распорядительная, информационно-справочная и справочно-аналитическая, отчетная документация; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация.

2. Структура и содержания организационно-распорядительных документов. Жанры организационно-распорядительной документации: должностная инструкция, постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические, обзорные, информационно-статистические записки.

4. Заявление; объяснительная записка. Договор, трудовой договор. Доверенность. Автобиография. Резюме.

 

РАЗДЕЛ 3.3 СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ

 

1. Деловая и коммерческая корреспонденция.

2. Жанры коммерческой корреспонденции: коммерческий запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация).

3. Служебная телеграмма.

 

ПРОЕКТНЫЕ ЗАДАНИЯ МОДУЛЯ 3

 

ЗАДАНИЕ 1. Составьте письмо-приглашение потенциальным участникам выставки. Вам поручено организовать выставку-продажу изготовляемых вашим предприятием и смежниками изделий. В письме обратите внимание на такие ее аспекты, которые могут быть интересными и полезными для приглашенных.

 

ЗАДАНИЕ 2. Какого типа письмо вы пошлете одновременно с грузом покупателю в соответствии с заключенным с ним контрактом? Составьте его.

ЗАДАНИЕ 3. Вы получили предоплату, после чего по условиям контракта должны отправить партнеру груз. Подтвердите письмом факт получения вами предоплаты.

ЗАДАНИЕ 4. Познакомьтесь с приглашением на участие в научной конференции. Что в этом приглашении привлекает ваше внимание? Если бы текст подобного приглашения было поручено составить вам, что бы вы добавили в него или что изъяли из него?

Кафедра русского языка факультета филологии и журналистики ЮФУ

профессору Изотовой Н.В.

Глубокоуважаемая Наталья Валерьяновна!

29-31 октября 2012 г. в Южном федеральном университете по случаю 45-летия кафедры русского языка для иностранных учащихся проводится межвузовская (с международным участием) научно-методическая конференция «Теория и практика обучения русскому языку как иностранному: сохранение преемственности и пути обновления». К началу конференции предусматривается публикация сборника её материалов.

Основные тематические направления в работе конференции:

1. Методы, технологии и средства обучения русскому языку как иностранному.

2. Функционально-коммуникативная интерпретация языковых явлений.

3. Национально-культурный компонент в описании и преподавании русского языка как иностранного.

4. Художественный текст в практическом курсе РКИ.

5. Русский язык как иностранный в двухуровневой системе высшего образования.

6. Цели, содержание и формы обучения на кафедрах РКИ студентов из стран, ближнего зарубежья.

7. Теория и практика тестирования по русскому языку как иностранному.

Приглашаем Вас, глубокоуважаемая Наталья Валерьяновна, а также членов Вашей кафедры принять участие в конференции и просим прислать материалы для публикации в сборнике.

Подача заявок на участие в конференции (с указанием темы доклада) до 20 июля 2012 г.; прием тезисов — до 15 сентября 2012г.

Преподаватели и сотрудники ЮФУ от оплаты оргвзноса освобождаются.

Тезисы объемом до 3 стр. формата А4 представляются в электронном варианте — на дискете или по е-mail. При этом указываются: должность, ученая степень, ученое звание, полное наименование учебного заведения и кафедры, каналы связи [е-mail, факс, телефон].

Тезисы принимаются в формате Word for Windows, шрифт Тimes New, Roman, 14 рt, интервал — одинарный, все поля по 2. см. Ссылки на цитируемые источники (при необходимости) подаются в тексте в квадратных скобках после цитаты: фамилия автора, название работы.

Наш адрес: 344090, г. Ростов-на-Дону, ул. Зорге 28, корп. 4а. Кафедра руcского языка для иностранных учащихся ЮФУ.

Телефон: (863) 224-43-11, е-mail: [email protected].

Оргкомитет конференции

Заведующий кафедрой русского языка для

иностранных учащихся ЮФУ, проф.                            С.В. Ильясова

ЗАДАНИЕ 5. Проанализируйте фрагменты распорядительных документов, приведенных в Приложении. Что общего в оформлении распоряжения, приказа? Чем отличаются эти виды распорядительных документов?

ЗАДАНИЕ 6. Посмотрите приведенный в Приложении образец формуляра стандартного документа для внутреннего пользования. Какие, по вашему мнению, реквизиты в нем не указаны?

ЗАДАНИЕ 7. Напишите заявления с просьбой: а) разрешить вам академический отпуск; б) перевести вас на другое отделение факультета; в) принять вас на работу. Одно заявление.

ЗАДАНИЕ 8. Напишите доверенность на: а) получение стипендии, б) на получение 10 000 рублей с вашего вклада в банке каким-либо лицом, в) на покупку автомобиля на ваше имя, г) на получение посылки на почте, д) на получение заработной платы в кассе организации, соблюдая все правила оформления реквизитов документа. Одну доверенность.

ЗАДАНИЕ 9. Познакомьтесь с приказом (См. Приложение). Укажите его части и реквизиты.

ЗАДАНИЕ 10. Составьте приказ о поощрении, дав оценку выполненной работы и указав меру поощрения.

ЗАДАНИЕ 11. Напишите резюме, предполагая, что вы претендуете на одну из должностей: а) менеджер по продажам коммерческой фирмы; б) экономист торгового предприятия; в) секретарь-референт. Одно резюме.

ЗАДАНИЕ 12. Составьте текст служебной записки на имя начальника отдела кадров. Поводом для служебной записки является изменение штатного расписания: выведение одной должностной единицы, введение другой.

ЗАДАНИЕ 13. Вы поступили после окончания высшего учебного заведения на работу. Заполните:

а) Анкету;

б) Бланк трудового договора.

ЗАДАНИЕ 14. Пользуясь образцом автобиографии, отредактируйте текст документа. Устраните ошибки в оформлении, содержании и языке автобиографии (нарушение композиционной структуры, отсутствие нужных сведений, введение лишних подробностей, речевые недочеты и т.п.).

Я, Матвеев Миша, родился в 1974 году в небольшой деревеньке Островок, которая находится в 35 км от города Новгорода.

Мой отец, Матвеев Алексей Сергеевич, рыбак в рыбартели «Ильмень». Моя мать, Матвеева Наталья Григорьевна, библиотекарша поселковой библиотеки в Сергове.

В 1981 году я поступил в первый класс Серговской средней школы, куда мне приходилось добираться на лодке каждое утро, т.к. нашу деревню и поселок Сергово разделяет река Веряжка.

Моими любимыми предметами в школе были математика и физкультура. В 1991 году я окончил школу и поступил в строительный техникум в городе Новгороде. Сейчас учусь на втором курсе. Учусь неплохо, являюсь старостой группы.

Наша семья состоит из восьми человек. Кроме меня, в нашей семье есть еще четверо детей — два мальчика и две девочки. Свете — четыре года, Сереженьке — шесть лет. Люся и Коля учатся в той же школе, в которой учился и я. Еще с нами живет мамина мама.

12.11.93г.                                                                           М. Матвеев

ЗАДАНИЕ 15. Составьте трудовой контракт, используя приведенную форму (См. Приложение).

 

ЗАДАНИЕ 16. Назовите типы и виды официальных писем. Приведите примеры языковых формул, выражающих мотивы, причины. Цели написания делового письма, языковые формулы, выражающие предложение. Ответ на предложение, сообщение, обещания, гарантии. Составьте начальные фразы официальных писем: пригласительного, сопроводительного, инициативного.

ЗАДАНИЕ 17. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.

1. Ваше предложение отклонено…

2. В ответ на Вашу просьбу…

3. На основании договора о намерениях...

4. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам…

5. Ставим Вас в известность…

6. Мы можем предложить Вам…

7. Убедительно просим Вас…

ЗАДАНИЕ 18. Определите тип приведенных в Приложении деловых писем (извещение, подтверждение, просьба, ответ, сопроводительное письмо), обосновав свой вывод.

ЗАДАНИЕ 19. Составьте сопроводительные письма для отправки следующих документов: приложение к договору; каталог выставки-ярмарки. В тексте используйте языковые модели, соответствующие данному типу писем.

ЗАДАНИЕ 20. Составьте письма-приглашения с предложениями принять участие в: выставке технического оборудования; студенческой научной конференции; выставке продаже компьютерной техники.

ЗАДАНИЕ 21. Рассмотрите приведенные в Приложении коммерческие письма (запрос/ответ на запрос; предложение (оферта)/ответ на предложение, рекламация). Напишите ответы на эти письма.

ЗАДАНИЕ 22. Прочитайте фразы из служебных писем. Определите характер этих писем.

1.Сообщаем Вам, что документы в архив на хранение не поступали. 2. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений. 3. Завод гарантирует прием на работу выпускника Вашего института. 4. Просим Вас принять участие в работе конференции. 5. Направляем Вам на рецензию рукопись книги «...».

 

ЛИТЕРАТУРА К РАЗДЕЛАМ МОДУЛЯ 3

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 1994.

2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. — М.: Маркетинг, 1993.

3. Демидова А.К., Смирнов А.Э. Русская коммерческая корреспонденция. М., 1985.

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост. М.Т. Лихачев. М., 1991.

5. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. М., Новосибирск, 1998.

6. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. — М.: Дело, 1998.

7. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Практикум. — М.: Флинта, Наука, 1997.

8. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 1991.

9. Организация работы с документами: Учебник для вузов. М., 1998.

10.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. — М.: Высшая школа, Инфра-М, 1997.

11. Рогожин М. Ю. Документы делового общения. М., 1999.

12. Русский язык делового общения / Под общ. ред. И.А. Стернина. — Воронеж: Изд-во ВГУ, 1995.

13.Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. М., 1993.

14. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 1998.

 

ЗАДАНИЯ РУБЕЖНОГО КОНТРОЛЯ К РАЗДЕЛАМ МОДУЛЯ 3

1. На какие две группы делятся документы в зависимости от нужд предприятия и сферы их использования? (5 баллов за ответ)

2. Какова текстовая форма служебных документов? (5 баллов за ответ)

3. Для чего служат документы для внешнего и внутреннего пользования? (5 баллов за ответ)

4. Назовите основные виды управленческих документов. (5 баллов за ответ)

5. Что общего у таких жанров управленческой документации, как доверенность и заявление? (5 баллов за ответ)

6. На какие две группы делятся деловые письма в зависимости от содержания и объема? (5 баллов за ответ)

7. Назовите виды простых деловых писем. (5 баллов за ответ)

35-33 баллов — «отлично»; 32-28 баллов — «хорошо»; 27-20 баллов — удовлетворительно; ниже 19 баллов — «неудовлеворительно».

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Перечень реквизитов документов

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Герб субъекта Российской Федерации

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

4. Код организации

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. Код формы документа

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

 

Приложение 2. Образцы деловых документов