Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой

Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой

Автор: C. Дж. Скотт

Вступление

Электронная почта отнимает у вас кучу времени? Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений?

Электронная почта — важный элемент современной работы и даже личной жизни, но она — обоюдоострое оружие. Почта может стать инструментом, повышающим вашу эффективность, а может оказаться пожирателем времени.

Согласно исследованию компании Маккинзи, топ-менеджеры проводят 28% рабочего времени, разбирая электронную почту, создавая сообщения и отвечая на них. Это больше чем 2 рабочих часа в день, а в год это 28 полных дней!

Есть люди, которые полностью отказались от использования электронной почты. Но такой вариант, скорее всего, социально неприемлем для большинства из нас — в реальной жизни нам нужна почта, чтобы работать и общаться с друзьями.

Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется выработать новую стратегию и придерживаться ее. Эта книга предложит вам советы и техники, используя которые вы сможете сократить время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Постепенно вводя в ежедневную практику новые привычки, вы сможете добиться ежедневной полной очистки папки «Входящие» и снизите уровень стресса, вызываемый потоком сообщений.

Книга также содержит массу ссылок на полезные онлайн-сервисы и инструменты для повышения эффективности личной и командной работы.

Вредные мифы об электронной почте

1.1. Прежде чем приступить к описанию полезных техник работы с электронной почтой, важно идентифицировать те установки, которые мешают нам грамотно использовать почту. Без разрушения этих мифов мы будем соскальзывать в прежнее поведение снова и снова.

Миф №1: Мы должны быть всегда на связи

Почти любой из нас проверяет почту намного чаще, чем это объективно нужно. Нам кажется грубым не отвечать на письма как можно скорее. Однако почта по своей природе не является средством быстрой связи — для этого есть телефон и службы мгновенных сообщений.

Человек, который посылает вам электронное письмо, не знает, чем вы заняты в данный момент, находитесь ли у компьютера и можете ли ответить. Поэтому вы имеете полное право не прерываться на почтовые сообщения каждые пять минут, а ответить тогда, когда у вас будет возможность.

Если только специфика вашей работы не включает в себя моментальное реагирование на письма (например, техподдержка), абсолютно нормальным и социально приемлемым будет ответить на письмо в течение пары часов, а то и суток с момента его получения.

Миф №2: Короткие письма — это грубо

Взгляните на это с другой стороны: длинные письма — это неуважение ко времени получателя. Если на сообщение можно содержательно ответить одной строчкой, не надо сочинять «Войну и Мир». Лучший ответ — тот, который содержит всю необходимую информацию в минимуме слов.

Миф №3: Приоритеты других людей важнее ваших

Один из известных инструментов тайм-менеджмента — «матрица Эйзенхауэра», делящая все задачи на 4 категории в зависимости от их срочности и важности. Готовы поспорить, что бОльшая часть писем в вашем ящике попадает в третий или четвертый квадрант этой матрицы: «срочные, но не важные» или «не срочные и не важные».

При этом постоянное переключение внимания на почтовую программу отвлекает вас от задач типа «важные, но не срочные», которые, как правило, являются стратегическими и критически важными для вашей карьеры или бизнеса.

Миф №5: Лучшее решение от завала писем — «почтовое банкротство»

Иногда лавина писем кажется настолько неуправляемой, что заманчивым кажется просто разом стереть все накопившиеся письма в вашем ящике. Назовем это «почтовым банкротством». Решение возможное, но не лучшее: ведь если вы не измените свои ежедневные привычки, эта ситуация повторится.

Привычки лучше внедрять по одной — так больше шансов, что они приживутся в вашей жизни.

 

Ваши новые привычки

Дополнительные хитрости в работе с электронной почтой

Используйте фильтры

Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры — алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, можно использовать фильтры для несрочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю. Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (тэги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.

Сервис IFTTT позволяет создавать и более сложные сценарии («рецепты»), например, автоматический постинг в социальные сети при получении электронного письма с определенными характеристиками, перенос данных из почты в календарь или Evernote и т. д.

Настройте списки рассылок

Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.

Заключение

Чтобы перейти к эффективному использованию электронной почты, необходимо для начала развенчать для себя ряд мифов, в частности, о необходимости быть на связи каждую минуту. Постоянно отвлекаясь, чтобы ответить на срочные, но не важные запросы, вы лишаете себя возможности работать над тем, что для вас действительно важно.

Электронная почта — важный, но не универсальный инструмент работы. Она плохо подходит для командных обсуждений и активного обмена мнениями, для сложных дискуссий или для управления списком задач. Для этих целей существуют альтернативные инструменты и техники.

Новые привычки стоит внедрять постепенно, по одной-две за раз, и быть настойчивым, не сбиваясь на старые паттерны поведения. Назначьте определенные временные интервалы для проверки почты, отключите уведомления, отвечайте коротко и структурированно, отписывайтесь от бесполезных рассылок, обрабатывайте каждое письмо только один раз. Подготовьте шаблоны стандартных писем и освойте десятипальцевую печать. Вложив силы и время и введя эти привычки в свой ежедневный распорядок, вы сократите время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Не забывайте о мелочах и технических хитростях, которые могут облегчить вашу жизнь. Потратив пару часов на настройку почтовых фильтров или стандартной подписи, вы сэкономите намного больше времени и сил в будущем.

Даже если в вашем почтовом ящике сейчас тысячи непрочитанных писем, занимаясь их разбором регулярно по 30 минут в день, вы способны достичь состояния «Ноль писем во Входящих» и поддерживать его потом.

 

Ноль во Входящих: Проверенные методы управления электронной почтой

Автор: C. Дж. Скотт

Вступление

Электронная почта отнимает у вас кучу времени? Вы тонете в потоке писем, забываете ответить на важные сообщения, не можете выкроить время для работы над стратегическими проектами из-за постоянного наплыва срочных поручений?

Электронная почта — важный элемент современной работы и даже личной жизни, но она — обоюдоострое оружие. Почта может стать инструментом, повышающим вашу эффективность, а может оказаться пожирателем времени.

Согласно исследованию компании Маккинзи, топ-менеджеры проводят 28% рабочего времени, разбирая электронную почту, создавая сообщения и отвечая на них. Это больше чем 2 рабочих часа в день, а в год это 28 полных дней!

Есть люди, которые полностью отказались от использования электронной почты. Но такой вариант, скорее всего, социально неприемлем для большинства из нас — в реальной жизни нам нужна почта, чтобы работать и общаться с друзьями.

Чтобы сделать электронную почту своим другом, вам придется выработать новую стратегию и придерживаться ее. Эта книга предложит вам советы и техники, используя которые вы сможете сократить время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3–4 раза!

Постепенно вводя в ежедневную практику новые привычки, вы сможете добиться ежедневной полной очистки папки «Входящие» и снизите уровень стресса, вызываемый потоком сообщений.

Книга также содержит массу ссылок на полезные онлайн-сервисы и инструменты для повышения эффективности личной и командной работы.