Экспертиза научной и практической ценности документов.

7.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

7.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется правлением.

При экспертизе следует руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива.

При экспертизе правление осуществляет следующие функции:

- рассматривает проекты номенклатур дел структурных подразделений Организации;

- организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи на дела постоянного хранения, по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями документальных материалов со сроками хранения и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ревизионной комиссии.

7.1.4. Правление с участием ревизионной комиссии проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится правлением СНТ.

7.1.5. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение N 4). Акты рассматриваются ревизионной комиссией, утверждаются председателем СНТ.

7.1.6. Дела, подлежащие уничтожению, организованно уничтожаются с помощью специальных машин типа "Shreder" не менее чем двумя представителями правления и председателя ревизионной комиссии СНТ.

Самовольное, уничтожение любых категорий документов членами СНТ не допускается. В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Оформление дел.

7.2.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

7.2.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4). В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, заверительная надпись не составляется.

7.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю описьдокументов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (Приложение N 5).

7.2.4. Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черными чернилами с соблюдением следующих правил:

1) Номер листа проставляется в правом нижнем углу, не задевая текста документа (оборотная сторона листа не нумеруется).

2) Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом нижнем углу.

3) Подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе и печатные издания, нумеруются в общем порядке.

4) Нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.

5) На обложку дела с документами постоянного или долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) выносятся следующие сведения:

- СНТ "РОДНИК-90";

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

- крайние даты дела (даты начала и окончания дела);

- количество листов, находящихся в деле;

- срок хранения.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложку выносится количество листов в деле и не указываются крайние даты заведения и окончания дела, а обозначается только год формирования дела.