Вопрос 7 «Контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории. Нюслеттер. Пресс-дайджест»

Нюслеттер

В последнее десятилетие в России во многих организациях стали регулярно выходить письменные материалы, предназначенные для внутреннего пользования. Дело в том, что руководство по разным причинам все больше начинает испытывать потребность в доведении до сотрудников разного рода сведений, касающихся как организации в целом, так и ее подразделений, как сообщающих о текущих событиях, так и о планах на будущее. И это при том, что в данной конкретной организации, например, продолжает выпускаться давно всем привычная и пользующаяся популярностью среди сотрудников многотиражная газета. Разница заключается в том, что газету издают и готовят журналисты (штатные или внештатные), а ньюслеттер составляют специалисты по связям с общественностью, и цели у этих внутренних изданий совсем разные.

Что же касается названия письменных материалов, о которых идет речь (ньюслеттер, информационный листок, бюллетень), то, как показывает анализ, единообразия в их наименовании в различных организациях нет. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов как по целевому назначению, гак и по содержанию. В данный момент достаточно трудно сказать, какое из названий — ньюслеттер, информационный листок или бюллетень — заменит в будущем в употреблении два других, а может быть, этого и не произойдет вовсе, а эти три термина останутся полноправными членами в одном синонимическом PR ряду. Для удобства изложения в данной книге в дальнейшем будет использован термин «ньюслеттер», однако в разделе, где будут приведены образцы этих материалов, мы оставляем за собой право называть их так, как их называют в данной организации.

Итак, какие же цели преследует руководство организации, распро-страняя среди сотрудников материалы жанра «ньюслеттер»?

- ИНФОРМИРОВАНИЕ О ДЕЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ И О СОБЫТИЯХ, В НЕЙ ПРОИСХОДЯЩИХ. Отдельные выпуски могут иметь в качестве главной темы рассказ о перспективах развития, или о финансовом положении, или о структурных изменениях в организации. Чем быстрее сотрудники получат сведения о вещах, которые напрямую затрагивают их интересы, тем лучше. И очень важно, что они получают такую информацию непосредственно от руководства, а не по слухам или из второстепенных источников.

- МОТИВАЦИЯ СОТРУДНИКОВ. Дать понять сотрудникам, что они — интегральная составляющая часть организации, что их благосостояние и будущее благополучие всецело связаны с успешным функционированием всей организации. Показать сотрудникам, что руководство заботится о каждом из них, что трудности каждого из них не есть только его личное дело.

- ПОЛУЧЕНИЕ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. Руководство хочет быть осведомленным о том, что думают сотрудники по поводу предстоящих изменений, какова их реакция, их идеи и предложения, чем они обеспокоены.

Самым основным составляющим элементом ныослеттера является новость, что и заключено в значении самого этого слова. Поэтому, как и в любом другом новостном материале, в ньюслеттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? и как?

Поскольку объем ньюслеттера часто ограничен двумя-четырьмя страницами формата А4, статьи в нем в основном — короткие, стиль изложения — нейтральный. В тех случаях, когда ньюслеттер или информационный листок состоит из 4-8 полос, в некоторых организациях его называют «бюллетень», а в других еще — «вести».

Специалистам по связям с общественностью, отвечающим за подготовку ньюслеттера, приходится выполнять роль репортеров, собирая сведения по отделам; им приходится работать с самыми разными материалами, касающимися работы целых отделов или отдельных сотрудников в связи с их особыми успехами, открытиями или достижениями, либо в связи с календарными датами и т. п.

Именно через бюллетень к сотрудникам попадает своевременная (как правило, в сжатом виде) информация о событиях в организации. Бюллетень, сообщая конкретную информацию, всегда, хотя и неявными путями, объясняет сотрудникам миссию организации, цели и задачи, перед ней стоящие. Это делается посредством выбора тем для бюллетеня, путем освещения общего позитивного климата, господствующего в организации, посредством уважительной манеры доведения информации до сотрудников.

Бюллетень во многом похож на внутреннюю газету, его задача — дать важную информацию оперативно при небольших организационных расходах. Поэтому в бюллетене при описании событий преобладает использование стиля газетной журналистики с комментарием относительно отдельных частных вопросов, если это требуется. События всегда подаются с учетом взглядов и мнения руководства организации с целью объяснить их понимание вопроса и таким образом повлиять на отношение сотрудников к ситуации.

Ньюслеттер (бюллетень для внутренней аудитории) обычно включает комбинацию сообщений следующего содержания:

- 50% — информация о деятельности самой организации в настоящее время;

- 20% — информация о деятельности, направленной на сотрудников (уровень профессионализма сотрудников, премии, надбавки);

- 20% — информация о внешней среде и событиях (партнерах, конкурентах);

- 10% — информация личностного характера (повышение в должности, переход сотрудников из отдела в отдел, уход на пенсию, увольнение).

Пресс-дайджест

Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия оперативных мер, если это может потребоваться.

В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.

До широкого использования в организациях высоких технологий пресс-дайджест обычно выглядел как пухлый альбом с вклеенными в него материалами из разных СМИ, причем принцип последовательности расположения материалов мог быть разным.

В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход — сверху всегда находится самый последний опубликованный материал. В другой организации помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМИ.

 

Вопрос 8 «Контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории. Медиа-план. Медиа-карта»

Медиа - план

При планировании РЛ-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социографический) дает ответы на целый PRд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.

Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных»,

Медиа-задача

Достичь 60% целевой аудитории путем публикации материалов в течение первого месяца кампании.

Медиа-стратегия

1. Сконцентрировать подготовку материалов для возрастной категории 50-80 лет.

2. Использовать два телеканала и три региональные газеты.

Медиа-тактика

Основанна на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте.

Медиа-карта

Всем специалистам по связям с общественностью хорошо известно, что одной из основных целевых аудиторий для организации всегда остаются средства массовой информации. Это положение фактически не зависит от характера организации и того, к какому сектору она относится, — к структурам власти, бизнесу или к некоммерческой сфере. Во всех случаях использование средств массовой информации для более эффективного оповещения целевых аудиторий о деятельности организации считается оптимальным. Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, — Интернет, — но пока что, в России, по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей.

Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в орга-низации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффек-тивных отношений.

В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т. д.