Глава 1. Теоретические основы документирования управленческой деятельности — КиберПедия 

Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...

Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...

Глава 1. Теоретические основы документирования управленческой деятельности

2021-12-11 40
Глава 1. Теоретические основы документирования управленческой деятельности 0.00 из 5.00 0 оценок
Заказать работу

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ...................................................... 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ............................................. 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ..................................................................... 10

1.2.1 Становление документирования в России.......................................... 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом...................................... 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 16

1.3.1 Унификация текстов документов......................................................... 16

1.3.2 Стандартизация оформления документов.......................................... 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................ 22

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления............................... 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ................................................. 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области..................... 28

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области.............. 29

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области........... 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 33

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области................................................................. 33

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области........................................................................................ 35

2.2.3 Документирование управленческой деятельности............................. 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов........................................................................................................................ 37

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании............................. 39

2.3.3 Вывод.................................................................................................... 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ........................................................... 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............................................................................. 42

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»................................................. 44

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»............................................... 46

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие».................. 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций............................................................ 50

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений........................ 51

3.2.3 Расчёт роста производительности труда............................................ 52

3.2.4 Вывод.................................................................................................... 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ............. 59

 


В ВЕДЕНИЕ

 

В современных условиях ускорения социально–экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

– определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;

– анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

– рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;

– изучение нормативно–правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

– исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;

– внесение предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно–методических источников и специализированной литературы;

– проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.

Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.

Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.

Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.

Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.

В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран.    Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно–практической конференции «Документоведение и ДОУ».

Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.


ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.


СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИ Е УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

- Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

- Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

- Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

- Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.


Вывод

При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2).

 

Таблица 3.2.2

Сводные показатели проекта

№ п/п Показатели Единица измерения Численное значение
1 Общая сумма инвестиций, в том числе: 1.1. Инвестиции в основные фонды 1.2. Инвестиции в нематериальные активы руб. 710270   19070 691200
2 Экономический эффект (шаг = 1 год) руб. 546000
3 Период возврата инвестиционных вложений лет 1,3
4 Рост производительности труда % 46,7

 


Рис. 3.2.1 Финансовый профиль проекта

Реализация проекта позволит устранить выявленные недостатки и оптимизировать их следствия, выражающиеся в нерациональном использовании ресурсов и повышенной трудоёмкости процесса.

 

 


Рис. 3.2.2 Трудовой профиль проекта

 

Полученные показатели позволяют сделать вывод о целесообразности реализации проекта.


З АКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день следование тенденциям оптимизации и рационализации деловых процессов, в том числе документирования управленческой деятельности, свидетельствует о высокой организации системы, её нацеленности на становление, выживание, развитие и процветание.

Проведенный анализ выявленного состояния дел в практике свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.

Сочетание предложенных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области способствует достижению прямых целей организации, описанных в основных положениях дипломной работы. Таким образом, благодаря обеспечению эффективной адаптации выработанного стиля управления процессом к меняющимся условиям внешней среды происходит движение вперед, то есть прогресс.

Администрация Губернатора Иркутской области является организацией, деятельность которой строго регламентирована и заключена в рамки стандартов, инструкций и унифицированных форм, поэтому совершенствование документирования её управления опирается, в основном, на автоматизацию деловых процессов с учётом прогрессивных методов современной науки и техники. Автоматизация работы с документами является важным условием повышения оперативности управленческой деятельности, сокращения трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации, усиления контроля исполнения, рационализации и сокращения количества документов.

При разработке проекта по рационализации документирования управленческой деятельности рассматриваемой организации мы прибегли к внедрению системы автоматизации и электронного документооборота «Дело–Предприятие», разработанной специально для организаций ведомственного типа, крупных субъектов управления. Нами была предложена бумажно–электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. При этом созданная модель документирования, в отличие от прежней, позволяет экономить временные, трудовые, материальные ресурсы; способствует пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности, ритмичности прохождения документов, что соответствует принципам рационализации процессов; в целом способствует успешному управлению организацией.

В дальнейшем, при переходе с бумажно–электронной на электронную модель ведения документооборота и документирования возможно наращивание системы «Дело–Предприятие» функциональной подсистемой «Архивное дело» и дополнительными опциями «Сканирование», «Поточное сканирование» и «Fine Reader». При необходимости взаимодействия с внешними агентами посредством передачи и приёма данных в электронном виде возможно подключение опции «ЭЦП и шифрование». Для удалённых рабочих мест возможна установка опции «Дело–Web». Описанные возможные доработки обусловлены планомерным развитием системы и, соответственно, требуют дополнительных материальных затрат.

Также в ходе исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, мы произвели оценку предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, выражающуюся в расчетах экономической и производительной эффективности, периода возврата инвестиционных вложений. Результаты этих расчётов явились основанием для подтверждения выдвинутой на начальном этапе гипотезы и соответствии полученных результатов заявленным требованиям, обусловленным темой исследования.

Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документирования управленческой деятельности в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов.

С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт аппарату управления знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и, как следствие, пути снижения инертности организации и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.

При проведении дальнейшей научной работы по исследуемой теме возможны перспективы углубления в суть разработки и генерации средств, методов, приёмов совершенствования документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области; выявления путей, условий и форм их реализации.


Нормативные источники

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М–во юстиции Рос. Федерации. — М.: Юрайт–Издат, 2003.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М–во юстиции Рос. Федерации. – М.: Юрайт–Издат, 2007.

3. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.

4. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. — Введ. 2003–03–03. — М.: Изд–во стандартов, 2003.

5. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.

6. Унифицированная система организационно–распорядительной документации [Текст]: государственный стандарт. — [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. — М.: ВНИИДАД, 2004.

7. Электронная Россия (2002–2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. — М: Приор, 2003.

8. О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 9 апреля 2007 г. № 10–ЗС]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM).— Загл. с экрана.

9. Об информации, информационных технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. — М.: Фемида-Плюс, 2007.

10. О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. — М.: Приор, 2003.

11. Об электронно–цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. — М.: Приор, 2003.

12. Об организации и деятельности администрации Иркутской области [Электронный ресурс]: закон Ирк. обл.: [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 16 апреля 1996 г. № 20/8–ЗС]. — [5–е изд.]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM). — Загл. с экрана.

13. О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 8 декабря 1995 г.]. — М.: Приор, 2003.

14. О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.

15. Унификация текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. — [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. — М.: ВНИИДАД, 1998.

16. Устав Иркутской области [Электронный ресурс]. — [принят Постановлением Законодательного собрания Иркутской области 10 февраля 1995 г. № 55/9–ЗС]. — М.: ООО НПП «Гарант–Сервис», 2007. — 1 электрон. опт. диск (CD–ROM). — Загл. с экрана.

17. Положение об администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [утверждено постановлением администрации Иркутской области 31 октября 2007 № 239–па]. — Иркутск: администрация Иркутской области, 2007.

18. Положение об управлении документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введено руководителем администрации Губернатора Иркутской области]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

19. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

20. Должностная инструкция копировальщика копировального бюро управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

21. Должностная инструкция архивиста архива управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения].— Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

22. Должностная инструкция инспектора отдела учёта и контроля исполнения документов управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

23. Должностная инструкция инспектора отдела приёма и отправки корреспонденции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

24. Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в администрации Губернатора Иркутской области [Текст]. — [введёна начальником управления документационного обеспечения]. — Иркутск: администрация Губернатора Иркутской области.

 

Литература

25. Басаков, М. И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 480, [3] с.

26. Бондырева, О. И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О. И. Бондырева. — М.: Высшая школа, ИНФРА–М, 2006. — 474, [8] с.

27. Виханский, О. С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. — Изд. 4–е, перераб. и доп. — М.: Наука, 2006. — 670 с.

28. Дёмин, С. Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. — СПб: Проспект, 2005. — 347 с.

29. Долан, Э.Микроэкономика [Текст]: учебное пособие для вузов / Э. Долан, Д. Линдсей; пер. с англ. В. Лукашевича. — СПб: Проспект, 2004. — 448 с.

30. Непомнящий, Е. Г. Финансы и статистика [Текст]: учебное пособие для вузов / Е. Г. Непомнящий. — М.: ИНФРА–М, 2004. — 185 с.

31. Нуреев, Р. М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р. М. Нуреев. — М.: Тандем, 2006. — 536 с.

32. Рузавин, Г. И. Экономика предприятий [Текст]: учебное пособие для вузов / Г. И. Рузавин. — М.: ИНФРА–М, 2004. — 355 с.

Периодическая печать

33. Баласанян, В. Э. Серьёзный бизнес там, где СЭД [Текст] / В. Э. Баласанян // Лига: информационно–аналитический журнал. — Иркутск, 2007. — № 12. — С. 15.

34. Гузилова, Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2008. — № 2. — С. 21–36.

35. Иванова, И.Е. В мире ежегодно создаётся 6 миллиардов документов [Текст] / И.Е. Иванова // Вертикаль: информационно–аналитический журнал. — СПб, 2007. — № 11. — С. 37.

36. Ларин, М. В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М. В. Ларин // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2005. — № 1. — С. 3–9.

37. Ларин, М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис–менеджера: информационный журнал. — М., 2008. — № 3. — С. 25–31.

38. Рубцов, В. М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В. М. Рубцов // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — 2008. — № 3. — С. 11–16.

39. Рысков, О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 8–14.

40. Столяров, Ю. Н. Синтакционная составляющая документа [Текст] / Ю. Н. Столяров // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 4. — С. 20–23.

41. Фионова, Л. Р. Современные технологии ДОУ — путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л. Р. Фионова // Делопроизводство: информационно–аналитический журнал. — М., 2006. — № 1. — С. 16–20.

 

Справочные и информационные издания

42. Большая Советская энциклопедия [Текст]: в 30 т. / под ред. А. М. Прохорова. — Изд. 3–е. — М.: Советская энциклопедия, 1970. — 18240 с.

43. Большой экономический словарь [Текст]: словарь для специалистов, предпринимателей, студентов / под ред. А. Н. Азрилияна. — Изд. 4–е, перераб. и доп. — М.: фонд «Правовая культура», 1994. — 528 с.

44. Большой юридический словарь [Текст]: словарь для преподавателей и студентов юридических специальностей / под ред. А. Г. Баглай. — М.: ИНФРА–М, 1997. — 355 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

45. Словарь по бизнесу и праву [Текст]: словарь / под ред. Я. М. Маршаков. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — СПб.: Снифсъ, 2006. — 575 с.

46. Словарь по экономике и праву [Текст]: словарь / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — М.: Омега, 1999. — 608 с.

47. Стилистика и литературное редактирование [Текст]: справочное пособие / под ред. В. И. Максимова. — Изд. 2–е, перераб. и доп. — СПб: Гардарики, 2005. — 603 с.

48. Толковый словарь русского языка [Текст] / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. — М.: ИНФРА–М, 2007. — 944 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

49. Универсальный бизнес–словарь [Текст] / под ред. Л. Ш. Лозовского, Б. А. Райзберга. — Изд. 6–е, перераб. и доп. — М.: ИНФРА–М, 1997. — 640 с. — (Библиотека словарей ИНФРА–М).

Ресурсы удалённого доступа

50. Прейскурант ЗАО «Хронос» [Электронный ресурс] / ЗАО «Хронос». — Электрон. дан. — Иркутск, 2008. — Режим доступа: http://www. chronos.irk.ru. — Загл. с экрана.

51. Продукция и услуги компании «Электронные офисные системы» [Электронный ресурс] / В. Э. Баласанян. — Электрон. дан. — М., 2008. — Режим доступа: http://www.eos.ru. — Загл. с экрана.

52. Стоимость документирования и обработки документов [Электронный ресурс] / Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). — Электрон. дан. — М., 2008. — Режим доступа: http://www.vniidad.ru. — Загл. с экрана.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ...................................................... 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ............................................. 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ..................................................................... 10

1.2.1 Становление документирования в России.......................................... 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом...................................... 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 16

1.3.1 Унификация текстов документов......................................................... 16

1.3.2 Стандартизация оформления документов.......................................... 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................ 22

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления............................... 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ................................................. 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области..................... 28

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области.............. 29

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области........... 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 33

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области................................................................. 33

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области........................................................................................ 35

2.2.3 Документирование управленческой деятельности............................. 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов........................................................................................................................ 37

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании............................. 39

2.3.3 Вывод.................................................................................................... 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ........................................................... 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............................................................................. 42

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»................................................. 44

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»............................................... 46

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие».................. 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций............................................................ 50

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений........................ 51

3.2.3 Расчёт роста производительности труда............................................ 52

3.2.4 Вывод.................................................................................................... 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ............. 59

 


В ВЕДЕНИЕ

 

В современных условиях ускорения социально–экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труд


Поделиться с друзьями:

Типы сооружений для обработки осадков: Септиками называются сооружения, в которых одновременно происходят осветление сточной жидкости...

Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...



© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!

0.137 с.