Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости

Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

· Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).

· Date (дата).

· Reference (ссылка).

· Salutation (приветствие).

· Body (главная часть).

· Closing (заключение).

· Signature (подпись).

· Typist initials (инициалы отправителя).

· Enclosures (приложения).

Общие правила написания делового письма

· Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).

Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.

Dear Ms. – Уважаемая госпожа.

Dear Jack Johnson – Уважаемый Джек Джонсон.

Dear Customer – Уважаемый покупатель.

Gentlemen – Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

With reference to your letter of 7 September, I … – Ссылаясь на Ваше письмо от 7 сентября, я …

I am writing to enquire about … – Направляю Вам письмо с целью уточнения информации о …

After having seen your advertisement in …, I would like … – В связи с Вашим рекламным объявлением в …, я бы хотел(а)...

After having received your contact information from …, I … – В связи с получением Ваших реквизитов (контактных данных) от …, я …

I received your address from … and would like … – Я получил Ваши контактные данные от … и хотел бы …

We / I recently wrote to you about … – Недавно мы/я направлял(и) Вам информацию о …

Thank you for your letter of 3 November. – Благодарю Вас за Ваше письмо от 3 ноября.

Thank you for your letter regarding … – Благодарю Вас за Ваше письмо относительно …

Thank you for your letter/e-mail about … – Выражаю Вам благодарность за ваше письмо/электронное письмо о …

In reply to your letter of 2 June, … – В ответ на Ваше письмо от 2 июня …

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения, нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

· Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

· Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».

· Они лаконичны и не грубы.

· Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …

В продолжение нашего телефонного разговора …

I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.

It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.

Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.

Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.

Видов бизнес-писем

· Коммерческое письмо. Sales Letter.

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель заключается в том, чтобы побудить его к действию.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

· Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

· Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Для тех, кто не в курсе, рекламация — претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков. Слова и тон, которые вы решите использовать в письме-жалобе, могут быть решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

· Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

· Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

· Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Обычно это рекламное письмо, посланное вслед за другим (в случае непоступления заказа, например). Такие письма обычно отправляются после определенного вида начального сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

· Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

· Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

· Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

· Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

· Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).

· Date (дата).

· Reference (ссылка).

· Salutation (приветствие).

· Body (главная часть).

· Closing (заключение).

· Signature (подпись).

· Typist initials (инициалы отправителя).

· Enclosures (приложения).