Характеристика и анализ системы управления предприятием

 

При анализе и проектировании организаций следует рассматривать отношения их элементов, структуру, а также механизм взаимодействия этих элементов в рамках определенных целей и заданной структуры организации. Организационная структура и организационный механизм во всем многообразии их проявлений образуют организационные формы управления.

Организационная структура, используемая в компании ОАО "Прогресс" относится к типу бюрократических, вид такой организационной структуры - линейная, т.е. полномочия передаются от начальника к подчиненному сверху вниз, образуя уровни управления. Линейная структура управления является простейшей, сущность которой состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передаваться только одним доминантным лицом - руководителем, получающий официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность.

Организационная структура управления ОАО "Прогресс" направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными составляющими предприятия, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления персоналом, находящие выражение в тех или иных принципах управления. Организационные структуры управления предприятиями не отличаются большим разнообразием, что определяется объективными факторами и условиями функционирования бизнеса.

Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Функциональные подразделения осуществляют всю техническую подготовку оптовой торговли, подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессами оптовой торговли, освобождают линейных руководителей от планирования финансовых расчетов, материально-технического обеспечения оптовой торговли и других вопросов.

Как у любой организационной структуры у линейной структуры управления есть свои достоинства и недостатки. В табл. 3 приведены слабые и сильные стороны используемой линейной организационной структуры Начальник отдела маркетинга.

Управление предприятием осуществляется в соответствии с законодательством РФ и Уставом.

Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Однако руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

 

Таблица 9. Сильные и слабые стороны организационной структуры

Сильные стороны	Слабые стороны
Относительная простота подбора руководителей каждого из уровней	Разобщенность горизонтальных связей в производственных системах
Оперативность принятия и реализация управленческих решений	Отсутствие функции контроля на предприятии
Относительная простота реализации функций управления	Не полное информирование коммерческого директора о сбыте продукции и о наличии денежных средств
	Излишняя централизация управления в звеньях: Генеральный директор - непосредственно подчиненные службы (5 подчиненных модулей) и Коммерческий директор - производственные цеха и отделы (13 непосредственно подчиненных модулей), что приводит к информационной перегруженности должностных лиц
	Возможность излишней жесткости в управлении
	Ограниченная пригодность в условиях диверсификации оптовой торговли
	Отсутствие прямой заинтересованности коммерческого директора и начальников линейных подразделений в продвижении брэнда, выполнении плана по сбыту и отсутствие прямой зависимости качество/количество изготовляемой продукции

 

В пределах своей компетенции генеральный директор, являясь руководителем верхнего уровня, организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность. Без доверенности действует от имени предприятия, представляет его во всех учреждениях, распоряжается в соответствии с законом имуществом и средствами, заключает договора, выдает доверенности, открывает в банке счета, издает приказы по предприятию.

Коммерческий директор отвечает за весь технологический цикл, издает приказы по предприятию в пределах своей компетенции, является материально ответственным должностным лицом. Он определяет техническую политику, перспективы развития предприятия, осуществляет контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда и техники безопасности, обеспечивает повышение уровня подготовки оптовой торговли, его эффективности и сокращение материальных, финансовых и трудовых затрат на производство.

Анализ структуры показал, что практически весь административно-распорядительный цикл осуществляется только генеральным директором.

Для анализа организационной структуры вычленим основные функции, без выполнения которых организация не может осуществлять основную деятельность (таблица 10).

 

 

Таблица 10. Основные функции, выполняемые в компании

Название конкретной функции управления	Содержание функции
Функция "Торговля"	1. Разработка конструкторской документации, подготовка оптовой торговли, реализация продукции, разработка новых моделей.
Функция "Сбыт"	2. Организация и координация работы по сбыту, поиск заказчиков, мотивация на сотрудничество, текущая работа с заказчиком, формирование текущего заказа и отгрузка товара заказчику, организация доставки товара, прием товара, хранение и отпуск товара, погрузка/разгрузка товара.
Функция "Снабжение"	3. Заключение договоров с поставщиками комплектующих, обеспечение наличия необходимой продукции для реализации заключенных сделок, обеспечение производственного процесса материалом, инструментом.
Функция "Управление персоналом"	4. Подбор/отбор персонала, создание и обеспечение функционирования системы мотивации кадров, организация и проведение аттестации персонала, организация системы обучения кадров.
Функция "Управление финансами"	5. Финансирование основного и вспомогательных видов деятельности? распределение финансовых потоков.
Функция "Учет"	6. Отражение и учет количественно- качественной характеристики производственно-хозяйственного процесса с целью руководства и контроля.
Функция "Маркетинг"	7. Определение целевых сегментов, обеспечение конкурентных преимуществ продукции, разработка и проведение рекламной компании, установление цен на продукцию.
Функция "Управление"	8. Формулировка миссии, целей, определение конкретных задач в каждой группе целей; группировка видов деятельности, решений, отношений в организационную структуру, отбор людей для выполнения задач; оказание влияния на работников в целях побуждения их на достижение целей организации; установление единиц измерения деятельности работников, анализ и оценка результатов.

 

Анализ внутренней и внешней среды проведен нами на основе ряда методов:

-  STEP-анализ;

-  SWOT-анализ.

Анализ факторов внутренней среды, основных угроз и возможностей представлен в таблице 11. Оценка качества дана на основе наблюдения и беседы с сотрудниками компании.

 

Таблица 11. Анализ факторов внутренней среды компании

Факторы внутренней среды	Оценка качества					Важность
	5	4	3	2	1
1. МАРКЕТИНГ:
1.1. Известность компании на рынке			+			0,04
1.2. Доля рынка				+		0,04
1.3. Репутация в отношении качества			+			0,05
1.4. Репутация в отношении обслуживания			+			0,04
1.5. Реклама				+		0,06
1.6. Эффективность продаж				+		0,04
1.7. Эффективность НИОКР					+	0,03
1.8. Месторасположение		+				0,04
2. ФИНАНСЫ:
2.1. Стоимость капитала					+	0,05
2.2. Доступность капитальных ресурсов				+		0,02
2.3. Доходность капитала			+			0,03
2.4. Финансовая стабильность		+				0,05
3. ПРОИЗВОДСТВО:
3.1. Современное оборудование		+				0,04
3.2. Удовлетворение покупательского спроса			+			0,05
3.3. Соблюдение сроков поставок		+				0,04
3.4. Ассортимент продукции			+			0,05
3.5. Затраты на производство				+		0,02
3.6. Технический уровень производства			+			0,03
4. ОРГАНИЗАЦИЯ:
4.1. Квалификация руководства				+		0,04
4.2. Малый штат сотрудников					+	0,04
4.3. Квалификация и способности менеджеров				+		0,05
4.4. Реакция на изменение рыночной ситуации				+		0,04
4.5. Преданность работе сотрудников			+			0,03
4.6. Инициативность руководства		+				0,04
4.7. Оперативность принятия решений			+			0,05

 

Результаты анализа внутренней среды компании представлены в таблице 12.

 

 

Таблица 12. Итог анализа внутренней среды компании

Факторы	Сильные стороны	Слабые стороны	Последствия
Маркетинг	Известность компании на рынке, занимает весомую долю рынка, средний уровень обслуживания, средняя репутация в отношении качества, имеет удобное месторасположение	Низкая эффективность НИОКР, недостаточная реклама	Падение уровня продаж, возможно, потеря клиентов
Финансы	Высокая доходность капитала, финансовая стабильность	Невысокая стоимость капитала доступность капитальных ресурсов	Благополучное финансовое состояние фирмы
Производство	Высокотехнологичное современное оборудование, своевременная поставка продукции, широкий ассортимент продукции, средняя степень удовлетворения покупательского спроса	Большие затраты на производство	Потеря клиентов, увеличение стоимости продукции
Организация	Инициативное руководство, достаточная квалификация, низкая реакция на изменение рыночной ситуации	Низкий уровень квалификации работников среднего и низшего звена	Нескоординированная работа Фирмы

 

На основании таблицы 12 можно сделать вывод о высоких показателях в сфере маркетинга. Сильные стороны финансового фактора несколько превосходят слабые. Необходимо отметить, что к преимуществам сильных сторон относится финансовая стабильность предприятия. Главный преимущество - в производственном факторе - достаточный ассортимент предлагаемой продукции, это приводит к тому, что компания может удовлетворить покупательский спрос. Существенным плюсом организационного фактора является достаточная квалификация руководства. Но в компании работает большее количество сотрудников с низким уровнем квалификации, что негативно отражается на деятельности предприятия.

Анализ факторов внешней среды, основных угроз и возможностей показан в таблице 13.

 

Таблица 13. Анализ факторов внешней среды предприятия

Факторы внешней среды	Оценка качества						Важность
	5	4	3	2	1
ФАКТОРЫ ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ:
1. ПОКУПАТЕЛИ:
1.1. Крупные клиенты	+						0,05
1.2. Мелкие клиенты		+					0,04
1.3. Угроза неплатежа со стороны покупателя				+			0,04
1.4. Угроза потери покупателя		+					0,05
1.5. Важность появления нового покупателя			+				0,04
1.6. Возраст покупателя			+				0,03
1.6.1. от 16 до 25 лет				+			0,05
1.6.2. от 26 до 45 лет		+					0,04
1.6.3. от 46 до 55 лет				+			0,04
1.6.4. от 56 и старше						+	0,03
2. КОНКУРЕНТЫ:
2.1. Преимущества		+					0,05
2.2. Слабость				+			0,04
2.3. Борьба с конкурентами			+				0,04
3. ПОСТАВЩИКИ:
3.1. Надежность	+						0,05
3.2. Необходимость поиска нового поставщика		+					0,03
3.3. Репутация	+						0,04
3.4. Цены поставок		+					0,05
4. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА:
4.1. Устойчивость законов, по которым работает организация			+				0,05
4.2. Возможность появления новых законов		+					0,03
4.3. Налоги				+			0,04
ФАКТОРЫ КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ:
5. Уровень социально-экономического развития			+				0,02
6. Уровень научно-технического развития экономики			+				0,03
7. Уровень научно-технической развития отрасли			+				0,04
8. Экономические кризисы внутри страны				+		+	0,03

 

Исходя из оценки перечисленных факторов составим матрицу возможностей и угроз компании.

 

Таблица 14. Список основных угроз и возможностей

Угроза	Возможность	Последствия для фирмы	Возможные меры для избегания угрозы или не использования возможностей
Потеря клиента		Финансовые потери, а в случае потери крупного клиента, значительные; возможно, уменьшение з/платы сотрудников или сокращение штата. Падение репутации фирмы	Всевозможные меры для удержания клиента: скидки, дополнительные услуги. Поиск альтернативных решений проблемы с клиентом
	Появление клиента	Дополнительный рынок сбыта, дополнительный источник поступления финансовых средств	Скидки, рассрочки платежа, дополнительные услуги
Преимущества конкурентов		Потеря клиентов как существующих, так и потенциальных; потеря занимаемой доли рынка	Нахождение и устранение причин отставания от конкурентов. Постараться "обойти" конкурента другими преимуществами.
	Слабость конкурентов	Увеличение занимаемой доли рынка, появление новых клиентов	Постараться упрочить свои позиции на данной нише рынка. При очень бедственном положении конкурента, предложить ему объединиться для устранения других конкурентов
Потеря поставщика		Срыв поставок, финансовые убытки, потеря клиентов, падение авторитета фирмы, поиск нового поставщика	Улучшение деловых отношений, рассмотрение и, если возможно, решение существующей проблемы; иметь контракт с поставщиком на экстренные заказы
	Появление нового поставщика	Выбор между поставщиками, наиболее приемлемых условий для заключения контрактов	Перезаключение договоров имеет смысл делать только тогда, когда новый поставщик имеет хорошую репутацию или значительно более выгодные условия для сотрудничества.
Введение налогов		Повышение стоимости продукции	Попытка получения налоговых льгот

 

 

Практически любая угроза ведет за собой цепь негативных факторов, конечным звеном которой всегда являются финансовые убытки, а вслед за этим и, возможно, падение репутации фирмы. И наоборот, любая возможность дает фирме шанс упрочить свое место на рынке, а также, при возможности, продвигаться дальше.

Проведём STEP-анализ внешней среды организации. Политико-правовая составляющая для ОАО "Прогресс" заключена в федеральных и региональных законах, а также в нормативных актах органов местного самоуправления, регулирующих деятельность, как по Липецкой области, так и по городу Липецку в частности.

Деятельность компании регламентируют такие общегосударственные документы как ГК РФ, ТК РФ, НК РФ.

Также весьма важным для ОАО "Прогресс" является соответствие санитарно-гигиеническим нормам, соблюдение условий договора аренды.

Можно с уверенностью утверждать, что экономическая составляющая играет значительную роль в эффективном функционировании и развитии рассматриваемой организации. Благосостояние людей на данной территории в основном зависит от деятельности крупных предприятий г. Липецка, а это непосредственно влияет на покупательскую способность населения, что в свою очередь предопределяет и условия деятельности других организаций.

Отношение населения к самой компании играет очень важную роль. Изменение режима труда и отдыха, увеличение занятости и активности населения естественно повлечет за собой изменение уровня расходов на досуг.

Анализ технологической компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые в связи с развитием науки и техники открываются для производства новой кулинарной продукции и технологии реализации услуг.

Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, а также в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.

На коммерческую деятельность ОАО "Прогресс" развитие научно-технического прогресса оказывает небольшое влияние, так как реализация услуг общественного питания не сильно зависит от высокого уровня технического обеспечения компании. Однако, опоздав с модернизацией, компания может потерять свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям.

При оценке факторов макросреды, выяснили влияние различных внешних факторов на положение предприятия. Данные оценки даны лично генеральным директором организации. Им сформированы оценки степени влияния факторов на организацию.

Политико-правовой фактор связан с политической стабильностью в стране. Экономический фактор проявляется во влиянии уровня инфляции в стране. Социально-культурный фактор - низкая обеспеченность населения социальными льготами. Технологический фактор связан с постоянным обновлением и совершенствованием информационных технологий, оборудования. Природный фактор обусловлен уровнем качества продукции компании.

В результате проведенного анализа получаем, что на положение предприятия негативно влияет экономическая, природная и социально-культурная среды.

Оценку внутренней и внешней среды организации ОАО "Прогресс" проведем с помощью SWOT-анализа.

ОАО "Прогресс" отличается следующими сильными сторонами:

-  налаженная система стимулирования сбыта продукции позволяют сохранять стабильные позиции на рынке;

-  высокий уровень качества продукции и применение высоких технологий увеличивает количество постоянных посетителей компании.

Среди слабых сторон ОАО "Прогресс" можно отметить:

-  низкая оборачиваемость капитала не позволяет предприятию функционировать эффективно;

-  низкий уровень подготовки персонала снижает уровень производства в компании;

-  отсутствие маркетинговых исследований;

-  высокая текучесть кадров, что обусловлено низкой оплатой труда низшего звена.

Сложившаяся на рынки ситуация обуславливает использование следующих возможностей компании. Во-первых, ОАО "Прогресс" может расширить рынки сбыта продукции, например, по г. Липецк. Также одной из возможностей является создание новых товаров или услуг, что повысит привлекательность компании в глазах покупателей. Увеличение объема продаж, за счет проведения ценовых методов стимулирования сбыта также позволит повысить прибыльность компании.

Рынок общественного питания характеризуется следующими сторонами. Во-первых, имеет место высокая конкуренция в отрасли, что связано с отсутствием барьеров при вхождении в отрасль и достаточно высоким уровнем оборачиваемости. Также имеет место перенасыщенность рынка сбыта.

 

Таблица 15. SWOT-анализ деятельности предприятия

	Возможности (В) 1. Расширение рынков сбыта 2. Создание новых блюд/услуг 3. Увеличение объема продаж, за счет проведения ценовых методов стимулирования сбыта	Угрозы (У) 1. Высокая конкуренция в отрасли 2. Перенасыщенность рынка общественного питания
Сильные стороны (СИ) 1. Система стимулирования сбыта 2. Высокий уровень качества продукции 3. Применение высоких технологий	- Вытеснение конкурентов путем предоставление услуг с применением высоких технологий - Создание гибкой сбытовой политики	- Создание новых блюд - Проведение рекламных мероприятий - Перераспределение финансовых ресурсов
Слабые стороны (СЛ) 1. Низкая оборачиваемость капитала 2. Низкий уровень подготовки персонала 3. Отсутствие маркетинговых исследований 4. Текучесть кадров	- Повышение квалификации персонала - Использование дополнительных финансовых ресурсов для введения системы мотивации - Проведение маркетинговых мероприятий и исследований	- Повышение лояльности клиентов - Создание новых услуг

 

Сильные и слабые стороны предприятия и возможности рынка определяют следующие действия компании. Во-первых, необходимо повышение квалификации персонала, что позволит соответствовать современных требованиям к персоналу и использование дополнительных финансовых ресурсов для введения системы мотивации.

ОАО "Прогресс" должно проводить маркетинговые мероприятия и исследования рынка для поддержания конкурентных позиций. Также возможно вытеснение конкурентов путем предоставление услуг с применением высоких технологий. В сфере сбыта персоналом ОАО "Прогресс" необходимо создать гибкую сбытовую политику.

Сильные и слабые стороны предприятия и угрозы рынка обуславливают ряд мероприятий от компании. В рамках маркетинговые мероприятия и исследования рынка необходимо проведение рекламных мероприятий. С целью повышения привлекательно необходимо введение системы лояльности. Также одним из вариантов поддержания конкурентного развития компании является создание новых услуг и блюд.

 

 

3. Повышение эффективности управления предприятием ОАО "Прогресс"

 

Рекомендации по совершенствованию маркетинговой деятельности организации

 

Совершенствование маркетинговой деятельности организации предполагает внедрение и расширение рекламной деятельности компании в сети интернет.

Основной целью разработки рекомендаций по продвижения услуг компании является увеличение объемов продаж путем привлечения новых клиентов, поэтому основной задачей в разработке рекомендаций по успешному продвижению услуг будет поиск новых путей продвижения путем выбора наиболее подходящего метода.

Как было рассмотрено выше, комплекс продвижения услуг на рынок включает пять основных составляющих: рекламу, взаимоотношения с общественностью (PR), стимулирование сбыта, личную продажу и прямой маркетинг.

Исходя из анализа текущей деятельности компании и основных показателей, а также изучения современных методов продвижения компании на рынке, нами была поставлена задача внедрить и расширить рекламную деятельность компании в сети интернет.

Сегодня реклама является важнейшим компонентном маркетинга и должна осуществляться в полном соответствии с его целями и стратегией.

При разработке рекламы анализируются данные о потребителе, потому как наиболее эффективная реклама сообщает о преимуществах продвигаемых услуг с позиции не производителя, а потребителя.

Первым звеном рекламы в интернете является внешняя реклама в виде баннеров, текстовых блоков и других носителей, размещаемых на популярных и тематических web-сайтах или рассылаемая по электронной почте. Также это может быть реклама с использованием поисковых систем, каталогов, конференций, списков рассылки и т.д. Основная задача внешней рекламы состоит в привлечении пользователей на web-сайт компании.

Основными инструментами внешней рекламы в интернете являются:

-  баннерная реклама - одно из наиболее широко используемых средств рекламирования web-сайта и привлечения посетителей, а также хороший инструмент имиджевой рекламы;

-  регистрация сайта в web-каталогах и его индексация поисковыми системами - одни из наиболее эффективных инструментов привлечения посетителей на web-сайт;

-  реклама с использованием электронной почты, списков рассылки, служб телеконференций и досок объявлений.

Вторым (и центральным) звеном рекламы в интернете является web-сайт, представляющий основной объем информации и услуг. То есть все то, что пользователь получает после взаимодействия с внешней рекламой, размещается именно на нем. Данный двухуровневый подход требует самого внимательного отношения как к реализации первого рекламного звена, так и второго. При этом для получения положительного результата оба этапа должны быть выполнены на достаточно высоком уровне.

Наличие сайта не гарантирует того, что его будут часто посещать. Для этого сайт нужно зарегистрировать в поисковых системах, каталогах и рейтингах. Чем больше ссылок будет на сайт, тем лучше. Весьма полезной рекламной площадкой являются поисковые системы. Разумеется, задача-максимум - нахождение сайта на первых позициях по всем интересующим вас запросам, причем бесплатно. Но добиться этого достаточно сложно. Однако существует возможность разместить платную рекламу под конкретные запросы. В первую очередь рекомендуется обратить внимание на предложения системы Яндекс. Оптимальным способом является размещение текстовых ссылок между пятым и шестым результатами поиска. Базовая цена такого размещения составляет $ 40 за 1000 показов.

Наиболее широко распространенным элементом рекламы в Интернете являются баннеры. Баннерная реклама остается сегодня одним из самых популярных и эффективных способов привлечения посетителей на web-сайт. Кроме того, она служит хорошим инструментом имиджевой рекламы.

Баннер представляет собой графическое изображение, которое помещается на web-странице издателя и является гиперссылкой на сервер рекламодателя. Наиболее широко распространены баннеры в формате GIF или JPG, хотя все шире используются и другие форматы и технологии, например, ShockWave или Java. Надо отметить, что это далеко не единственный их возможный размер. Число разновидностей баннеров, находящих применение в рекламе, по разным оценкам достигает сегодня несколько сотен.

Цена рекламы может определяться в зависимости от срока размещения баннера или исчисляться в цене за 1000 показов баннера. На некоторых сайтах существует возможность размещения баннера с оплатой не по показам баннера, а по нажатиям на него.

Баннерная реклама может размещаться не только на конкретных сайтах, но и в баннерных сетях, объединяющих десятки и сотни различных сайтов. Стоимость рекламы в такой сети гораздо ниже, чем на конкретном сайте. Правда, и качество размещения нередко страдает. Баннеры баннерных сетей могут размещаться в неудобных местах, например, далеко внизу страниц. Кроме того, при покупке показов в баннерной сети сложнее настроить показы на нужную целевую аудиторию.

 

Таблица 15. Расходы на рекламу в сети интернет

Расходы на приобретение рекламного пространства

Сроки проведения

Цена, руб./мес.