Проекты и управление проектами

В соответствии с современными методами управления любой обладающий определенной степенью уникальности комплекс мероприятий, в результате реализации которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая система обладающих определенной уникальностью взаимосвязанных целей при ограниченных ресурсах, рассматривают как проект. Для проекта всегда характерна конечность протяженности во времени (каждый проект когда-нибудь начинается и его необходимо завершить к заданному сроку) и уникальность производимых продуктов или услуг. При всей универсальности приведенного определения проекта ему отвечают далеко не все виды человеческой деятельности. Так, нельзя считать проектом постоянный выпуск серийной продукции массового характера (например, автомобилей).

Управление проектами как современная методология управления сформировалось в последние десятилетия в результате обобщения практического опыта и развития научного менеджмента. Эта дисциплина является методической основой разумной реализации мероприятий административного, промышленного, экономического, военного и т. п. характера, которые стали массовыми на современной стадии развития общества.

Одним из наиболее полных руководств по управлению проектами считается разработанный американским Институтом управления проектами (Project Management Institute) документ "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), который периодически переиздается с учетом накопленного опыта (его текст доступен в Интернете). В России известен ряд изданий, содержащих достаточно полное описание управления проектами (некоторые из них приведены в списке литературы). Хотя эти издания достаточно редки и дороги, они все-таки доступны, поэтому в настоящем пособии общее описание управления проектами приведено конспективно, только в той мере, которая необходима для начального освоения методов управления проектами небольшого масштаба с помощью Microsoft Project 2002.

Бурное развитие научного менеджмента, основы современных методов управления, началось еще в конце XIX - начале XX века в США и промышленно развитых странах Европы. Еще в тот период были сформулированы принципы обеспечения высокой эффективности бизнеса, сохраняющие свою актуальность до настоящего времени.

В большинстве случаев для успешного существования любой компании, а также для достижения ее перспективных целей требуется, чтобы управление, организация и планирование ее деятельности были организованы на следующих уровнях.

- Стратегическое управление, ориентированное на перспективу, имеющую порядок от цикла реализации характерного заказа и более. При этом период планирования должен, как правило, составлять несколько лет.

- Оперативное управление, в большинстве случаев ориентированное на период планирования от месяца до одного года.

- Текущее управление, предназначенное в основном для обеспечения работ, выполняющихся в данный момент времени и в течение ближайшего месяца.

Характеризовать эти уровни управления можно исходя из стоящих перед ними целей.

- Основной целью стратегического управления следует считать определение системы целей и приоритетов развития компании, оценку направлений ее развития и необходимых для этого ресурсов.

К числу основных целей оперативного управления можно отнести:

• обеспечение устойчивого функционирования компании в целом;

• создание потенциала для развития компании;

• создание и корректировку базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития компании потенциала.

• Текущее управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стадии стратегического управления, за счет использования определенного на стадии оперативного управления потенциала. Приоритеты текущего управления:

• получение прибыли за счет реализации запланированных ранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрация, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного; выработка и реализация решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.

Огромное влияние на формирование " проблем текущего и оперативного управления производством оказало развитие информационных технологий, средств связи и транспорта. Товары, изделия и услуги независимо от места их производства доступны всем субъектам мировой экономики, что принципиально расширило возможности выбора клиентов. В связи с этим можно определить характерные особенности современного этапа развития экономики.

-Отказ от концепции "среднего" потребителя и необходимость возможно более полного учета индивидуальных запросов каждого из конкретных клиентов.

- Качественное изменение характера конкуренции - она в значительной мере определяется качеством изделий, полнотой и оперативностью учета индивидуальных запросов клиента и уровнем послепродажного обслуживания.

-Постоянная готовность персонала к изменениям продукции, применяемых материалов и технологий, организации работ и внутренней структуры производства.

Нестабильные переходные процессы в экономике России существенно осложнили решение стоящих перед всеми компаниями задач независимо от форм собственности и масштаба. Компании вынуждены постоянно повышать эффективность своей деятельности, что постоянно требует от них значительных усилий. Но это же характерно для всех фирм во всем мире, включая наиболее успешные. На ранних стадиях процесса коренного повышения эффективности любая фирма даже в условиях развитой рыночной экономики может столкнуться с заметным снижением объема заказов и появлением избыточных мощностей. При этом существенно возрастает ценность квалифицированного персонала как важнейшего ресурса, а ключевой проблемой, как показывает мировой опыт, является сокращение цикла реализации заказов. Это даже в условиях стабильной экономики применительно к проектам промышленного характера позволяет сократить затраты (себестоимость), в том числе за счет сокращения:

- части накладных расходов (примерно пропорционально сокращению цикла реализации заказа);

- заработной платы в объеме зависящих от календарного времени вспомогательных работ (во многих отраслях, например, доля таких работ составляет 20-30%);

- затрат на материалы (в части транспортных и других вспомогательных расходов, издержек на хранение, которые обычно составляют около 20% от всех затрат на материально-техническое обеспечение).

Как правило, сокращение цикла выполнения заказов создает компании определенные конкурентные преимущества. Кроме того, есть основания полагать, что в ряде случаев сокращение контрактных сроков выполнения заказов может способствовать не только сокращению производственной себестоимости, но и создать тенденцию к повышению контрактных цен.

Особенностью отечественной экономики является то, что в течение длительного периода традиционно важнейшим приоритетом считалось обеспечение высокого уровня использования имеющихся мощностей и персонала. В условиях современной экономики, для которой характерны постоянно усложняющиеся бизнес-процессы, необходимость индивидуальной работы с клиентами и высокие требования к качеству, стремление обеспечить высокую загрузку мощностей может привести к значительному росту циклов реализации заказов. Это объясняется тем, что обеспечение высокого уровня загрузки мощностей и персонала требует создания на каждом рабочем месте больших заделов (запасов изделий, полуфабрикатов, сырья и т. д.). Опыт показал, что при этом заказы не столько обрабатываются, сколько ожидают обработки, быстро растут незавершенное производство и технические трудности в управлении производством. При этом клиенты тратят значительное время на ожидание. Это не устраивает многих из них и, в конечном счете, вызывает серьезные проблемы с заказами, как для малых, так и для крупных предприятий.

К негативным особенностям управления производством на многих отечественных предприятиях относятся сохранившаяся еще по инерции ориентация на планирование и контроль прежде всего объемных показателей. Это культивирует затратный характер производства и сильно снижает его конкурентоспособность.

Качественно другой подход к управлению бизнесом в лучших зарубежных фирмах состоит в том, что там приоритет отдается методам целевого управления и, в частности, созданию гибкой ориентации производств на конкретные изделия и конкретных заказчиков. При этом вся производственная деятельность рассматривается, обеспечивается и управляется исходя из того, что наивысший приоритет имеет безусловное выполнение заказов с высоким качеством в контрактные сроки при минимальных затратах. Важнейшим аспектом целевых методов управления деятельностью на уровне текущего и оперативного управления является методология управления проектами.

Понятие проекта является одной из качественных основ всей системы научно обоснованных взглядов на управление и было сформулировано в 70-80-е годы прошлого столетия. В этой отрасли знания на основе успешного опыта практической деятельности сформировались общепризнанные терминология и стандарты универсальных по отношению к предметной области процессов управления, методы и средства работы, и даже принципы международной сертификации специалистов.

Принципиальные положения современных представлений об управлении проектами можно сформулировать следующим образом.

В процессе реализации каждый проект проходит определенные стадии (фазы), в ходе которых он претерпевает качественные изменения. Полная совокупность стадий реализации проекта формирует его жизненный цикл.

Методология управления проектами рассматривает весь жизненный цикл проекта, включая в общем случае следующие стадии:

- формулирование целей проекта;

- маркетинг;

- разработка финансового плана проекта и поиск инвесторов, включая формирование благоприятного общественного мнения о проекте в целом и его участниках, экологические аспекты его реализации;

-проектно-конструкторские работы;

- собственно производство;

-сбыт и реализация продукции;

- послепродажное обслуживание.

Методология управления проектами признает невозможным сделать реализацию проекта абсолютно ритмичной во всех компонентах. При выполнении качественно отличных друг от друга фаз жизненного цикла проекта интенсивность работы разных исполнителей существенно изменяется.

В отличие от традиционной ориентации прежде всего на полную загрузку мощностей, управление проектами ориентировано на своевременное выполнение проекта при запланированных затратах, а при неизбежном дисбалансе различных компонентов мощностей в условиях современных технологий это совсем не одно и то же. Поэтому основное внимание должно быть уделено формированию сбалансированных потоков работ, а не приведению к сбалансированному состоянию имеющихся мощностей (при постоянно меняющейся загрузке это будет постоянно требовать все новых и новых капиталовложений при сомнительной отдаче).

Для управления проектами на каждой стадии характерен целостный подход к проекту во всех его аспектах: финансовых, административных, технических, производственных, технологических, экологических и т. д. Управление проектами в значительной мере ориентировано не только на сам проект, но и на ту среду, в которой он реализуется, и подразумевает сбалансированное сочетание интересов всех участников проекта, их ответственности и прав. К числу участников проекта относятся заказчики, потребители, инвесторы, поставщики, участники работ, команда управления проектом.

Организации, применяющие методы управления проектами, можно условно разделить на две основных группы:

- компании, вся деятельность которых является проектно-ориентированной;

-компании, использующие управление проектами только для решения определенных задач.

'