Создание форм и отчетов в СУБД MS ACCESS

 

Цель: Изучение информационной технологии создания пользовательских форм для ввода данных с использованием Мастера форм и Конструктора в СУБД MS Access.

Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных.

Задание 5. Создать автоформу в столбец по таблице «Мои расходы».

 

Ход работы

 

1. Выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите табл. «Мои расходы» (рисунок 5). Сохраните созданную форму с именем — «Мои расходы»

2. Введите две новых записи с использованием формы «Мои расходы».

3. Сохраните созданную форму.

                               

Рисунок 5 - Создание автоформы таблицы «Мои расходы»

 

Задание 6. Создать форму с помощью Мастера форм на основе таблицы «Культурная программа».

Ход работы

1. Для создания формы Мастером форм выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы — «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Культурная программа».

2. Выберите: поля __ Дата мероприятия, Приглашенные, Домашний телефон (рисунок 6) (для выбора полей используйте кнопки Выбор одного/ всех полей между окнами выбора); внешний вид формы — в один столбец; стиль — официальный; имя формы — «Культурная программа». Готовая форма имеет вид, как на рисунке 7

                       

Рисунок 6 - Выбор полей при создании формы Мастером форм

                              

Рисунок 7 - Конечный вид формы «Культурная программа»

 

3. Перейдите в режим Формы (Вид/Режим формы) и добавьте несколько записей. Для перехода по записям и создания новой записи используйте кнопки в нижней части окна.

4. Мастером форм на основе всех полей таблицы «Культурная программа» создайте форму «Культурная программа 2». Сравните внешний вид созданной формы с формой «Культурная программа». Введите пять записей, пользуясь формой «Культурная программа 2».

Задание 7. Мастером форм создайте новую форму «Сотрудники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы». Отредактируйте форму в режиме Конструктор.

Ход работы

1. Мастером форм создайте новую форму «Сотрудники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы».

2. Откройте форму «Сотрудники фирмы», перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор). Добавьте к форме Заголовок и Примечание {Вид/Заголовок/Примечание формы). Раздвиньте область заголовка примерно на два сантиметра и, пользуясь кнопкой Надпись (Аа) панели элементов создайте в области заголовка название формы — «Сотрудники» (рисунок 8). Параметры заголовка — полужирный шрифт, размер — 14, цвет — синий.

3. Рядом с надписью «Сотрудники» создайте кнопку для закрытия формы. Для этого активизируйте на панели элементов кнопку Мастер элементов, а затем используйте инструмент «Кнопка». После переноса кнопки курсором мыши в нужное место формы и вычерчивания ее рамки запустится мастер Создание кнопок. В окне мастера нужно выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки. В группе «Категория» выберите «Работа с формой», в группе «Действия» выберите категорию «Закрыть форму» (рисунок 9).

                   

Рисунок 8 - Создание в Конструкторе заголовка формы «Сотрудники»

                           

Рисунок 9 - Создание кнопки в заголовке формы «Сотрудники»

                            

Рисунок 10- Определение вида кнопки при создании кнопки

 

                                 

Рисунок 11 - Конечный вид формы «Сотрудники фирмы»

 

4. В следующем сеансе диалога с мастером определяется вид кнопки — «Текст» или «Рисунок» (выбираем «Рисунок») и выбирается подходящий рисунок из списка (рисунок 10). После нажатия кнопки Готово мастер встраивает кнопку в нужное место на форме. Примерный конечный вид формы приведен на рисунке 11

Аналогичные действия выполняются при встраивании других кнопок формы.

Задание 8. Создание автоотчета.

Ход работы

 

1. Создайте автоотчет в столбец по таблице «Культурная программа».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец или ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

 

                               

Рис. 1. Создание автоотчета в столбец

 

 

2. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Автоотчет: ленточный» (рис. 1). В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Культурная программа».

Задание 9. Создание отчета по таблице «Мои расходы» с помощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Ход работы

1. Выберите объект базы - Отчеты. Нажмите кнопку Создать. в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Мои расходы», выберите поля: Тип расходов и Сумма затрат (рис.2), задайте сортировку по полю Сумма затрат, вид макета - в столбец

2. Примерный вид отчета приведен на рис.3. Сохраните отчет под именем «Мои расходы».

 

                        

Рис. 2. Выбор полей при создании отчета Мастером создания отчетов

 

Мои расходы
Сумма затрат	240,00р.
Тип расходов	CD-днски
Сумма затрат	800,00р.
Тип расходов	Дискотека
Сумма затрат	1 500,00р.
Тип расходов	Роликовые коньки
Сумма затрат	1 700,00р.
Тип расходов	Одежда
Сумма затрат	2 500,00р.
Тип расходов	Питание "

Рис. 3. Вид отчета в столбец

 

 

Задание 10. Создание почтовых наклеек по таблице «Сотрудники фирмы».

Ход работы

 

1. Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать. в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета — «Почтовые наклейки». В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».

                       

Рис. 5. Выбор размера наклеек

 

 

                       

Рис. 6. Выбор шрифта и размера текста наклеек

2. В открывшемся окне Создание наклеек выберите размер наклейки 72 mm x 72 mm (рис. 5).

3. Задать вид шрифта — Times New Roman, размер — 12 (рис. 6).

4. Выбрать поля из списка полей. Если на каждой наклейке нужно вывести определенный текст, введите его в прототип справа от названий полей (рис. 7). Задайте сортировку по фамилии и введите имя отчета «Отчет-Наклейка».

 

                   

Рис. 7. Создание прототипа наклейки

 

 

Рис. 8. Наклейки в режиме Предварительный просмотр

 

5. Просмотрите вид отчета-наклейки в режиме Предварительный просмотр (рис. 8) и режиме Конструктор (рис.9).