Основные документы, регламентирующие управление персоналом в организации

2.1. Организационные кадровые документы

2.2. Распорядительные кадровые документы

2.3. Справочно-информационные кадровые документы

 

Организационные документы

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности организации и строго обязательны для исполнения. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом, или протоколом заседания коллегиального органа и действуют до утверждения новых.

 

Штатное расписание

Штатное расписание —один из основных документоворганизации: в нем закреплены названия структурных подразделений, наименования должностей, их количество, сведения о должностных окладах, надбавках. В Трудовом кодексе РФ составление такого документа прямо не предусмотрено, тем не менее, оно должно быть в каждой организации.

Так, согласно ст. 57 ТК РФ, трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации.

Помимо этого, штатное расписание может понадобиться в следующих случаях:

— при возникновении потребности сократить штаты;

— при возникновении трудового спора с работником в суде;

— при проведении налоговой проверки в организации (без штатного расписания могут возникнуть сложности с обоснованием отнесения средств по оплате труда к налогу на прибыль).

Штатное расписание имеет унифицированную форму Т-3, в соответствии с которой ответственность за составление этого документа несут руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Штатное расписание имеет следующие реквизиты:

— наименование организации;

— коды по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

— наименование вида документа (Штатное расписание);

— номер документа, т. е. порядковый номер его разработки;

— дату составления, т. е. дату подписания штатного расписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером;

— срок действия штатного расписания: на период с «____»_______20___г.;

— заголовок к тексту;

— текст, построенный в виде таблицы;

— гриф утверждения (приказом организации) с оттиском печати организации;

— визы (при необходимости);

— подписи;

— текст штатного расписания имеет табличную форму, состоящую из десяти граф.

Графа «Структурное подразделение» делится на две ячейки:

в ячейке 1 «наименование»перечисляются наименованияструктурных подразделений организации. Как правило, они указываются либо в алфавитном порядке, или исходя из штатной численности подразделений (по степени убывания), или по степени функциональной значимости подразделения в организации. Наименования указывают без сокращений в единственном числе именительного падежа;

в ячейке 2 дается код,который присваивается структурномуподразделению.

В графе 3 «Должность»указывают должность(специальность, профессию), разряд, класс (категорию), квалификацию. В Российской Федерации должности, специальности, профессии должны соответствовать документам, которые приняты на государственном уровне.

В графе 4 «Количество штатных единиц»указывают количество штатных единиц по каждой должности (профессии), проставленной в графе 3.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графе 6—8 «Надбавки, руб.»показываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством Российской Федерации (северные надбавки и др.), а также введенные по усмотрению организации (например, персональные, связанные с режимом работы и др.).

В графе 9 «Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7+ гр. 8)»проставляется сумма расходов в рублях в течение месяца.

Графа 10 «Примечание»заполняется тогда,когда требуетсявнести какие-либо уточнения.

После заполнения всех граф в штатном расписании в правом верхнем углу проставляют количество штатных единиц, отраженных в штатном расписании, затем оно утверждается приказом руководителя организации.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа документа или на листе согласования. В состав визы входит: должность визирующего, его подпись. Расшифровка подписи и дата. В случае наличия замечаний они прилагаются на отдельном листе и дополнительно указывается «Замечания прилагаются». Это может потребовать исправления документа по требованию руководителя и повторного его согласования.

Оригинал штатного расписания хранится в бухгалтерии организации, копия — в кадровой службе, выписки могут быть и в иных заинтересованных структурных подразделениях.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов (например, кассовые документы). Их формы устанавливаются уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете», обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формируя штатное расписание, нельзя забывать о его связи с трудовой книжкой и личной карточкой работника.

Срок хранения штатного расписания — «постоянно». Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, с любой интенсивностью и в любую из перечисленных позиций. Однако при этом необходимо знать, как правильно документировать трудовые отношения с работником после внесения изменений.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя или иного его уполномоченного представителя. В этом случае в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) необходимо указать номер и дату приказа об изменении.

Любые изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. В большинстве случаев для их введения требуется согласие работника, соблюдение определенных сроков и т. д. Практически всегда за внесением изменений в штатное расписание следует выполнение работодателем определенных действий, сопровождающихся оформлением кадровых документов.