Основы организации служебного делопроизводства

Служебное делопроизводство организуется в каждой воинской части (учреждении) и возлагается на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственный отдел (отделение, часть).

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов, управления воинских частей и учреждений. Делопроизводство состоит из двух основных частей: документооборота и документирования.

Документооборот - это комплекс работ с готовыми документами, изданными в данной воинской части, учреждении и полученных извне, включающий: прием, распределение, регистрацию, контроль исполнения, справочную работу, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование - это совокупность процессов включающих в себя все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению служебных документов.

Преобладающая часть используемой в управлении войсками информации фиксируется, материальным носителем которым является документ.

Документ - это закрепленная на физической основе (бумажной, машинной и т.д.) различными способами разнообразная информация.

Документы классифицируются:

1. по видам деятельности;

2. по происхождению;

3. по назначению;

4. по месту составления;

5. по наименованию;

6. по количеству;

7. по срокам исполнения и хранения;

8. по степени подчиненности;

9. по технике издания и т.д.

1. По видам деятельности различают административные или общие документы и специальные.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности называется организационно-распорядительной и условно может быть разделена на три группы:

- организационная (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительная (приказы, директивы, указания);

- справочно-информационная (письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, отчеты, обзоры, списки, перечни и т.д.).

2. По происхождению документы делятся на служебные и личные.

3. По назначению:

 а) как средства фиксированных фактов, явлений, событий (акты, отчеты, протоколы);

б) как средства передачи информации на расстояние (письма, телеграмм и т.д.).

4. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

5. По наименованию: акты, анкеты, ведомости, инструкции и т.д.;

6. По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые и сложные.

7. По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения - срочные и несрочные;

по срокам хранения - постоянного (вечного) и временного хранения.

8. По степени подчиненности документы подразделяются на: черновики, подлинники, копии.

9. По технике издания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

 

    2. Виды служебных документов, порядок согласования, визирования и подписания документов.

Одним из обязательных элементов высокой штабной культуры офицера является знание порядка ведения служебной переписки и делопроизводства в штабах, управлениях, отделах и службах.

В Вооруженных Силах Республики Беларусь применяются следующие служебные документы: приказ, директива, приказание, указание, постановление, положение, наставление, руководство, инструкция, правила, план, отчет, доклад, донесение, протокол, акт, кинофотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи, алгоритмы, программы, заявка, рапорт, телеграмма, служебное письмо, справка, предписание, командировочное удостоверение, отпускной билет и другие разработанные в установленном порядке служебные документы.

    К служебных документам также относятся текстовые и графические материалы, выполненные любым способом, написанные от руки, нарисованные, начерченные, напечатанные на машинке, изданные типографическим и другим способом.

Перейдем к определению основных служебных документов.

ПРИКАЗ - распоряжение командира (начальника), основой распорядительный служебный документ, правовой акт военного управления, издаваемый на правах единоначалия командира воинских частей (начальниками учреждений), содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

ДИРЕКТИВА - письменный распорядительный служебный документ, содержащий указания по боевой и идеологической подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил).

Приказы и директивы издаются во исполнение законодательных актов, решений органов государственной власти и управления, поставленный коллегиальных органов, на основании (во исполнение) приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке.

ПРИКАЗАНИЕ - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира воинской части (начальника учреждения) или военным комендантом гарнизона от имени начальника гарнизона.

УКАЗАНИЕ - разъяснение, указывающее, как действовать.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

НАСТАВЛЕНИЕ, РУКОВОДСТВО, ИНСТРУКЦИЯ, ПРАВИЛА, - регламентируют организационные, научно- технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей (учреждений) и должностных лиц.

Положения, наставления, руководства, инструкции и правила вводятся в действие, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

ПЛАН - перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий с указанием последовательности и сроков их исполнения и исполнителей.

ОТЧЕТ, ДОКЛАД - сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представленные вышестоящему командиру (начальнику).

ПРОТОКОЛ - фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.

АКТ - подтверждает установленные факты и события, составляется несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

ТЕЛЕГРАММА - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию других служебных документов.

СПРАВКА - описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

К служебным изданиям относятся (за исключением издания, предназначенного для открытой продажи): наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные плакаты, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую и идеологическую подготовку воинских частей.

Служебные издания должны быть подписаны и утверждены должностными лицами в пределах своих полномочий.

Служебные документы на пути от момента их написания до момента доведения до исполнителей проходят, как правило, следующие этапы:

- подготовка проекта служебного документа (его написание) соответствующими должностными лицами;

- согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами;

- утверждение (подписание) служебного документа;

- доведение служебного документа до исполнителя.

Составление служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по данному вопросу законодательства, приказов, директив, справочного материала.

Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах.

Служебные документы составляются от имени юридического лица - воинской части, учреждения.

При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их исполнению (требования).

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

- основываться на фактах и содержать конкретные, реальные предложения или указания;

- не дублировать требования, содержащие в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

- составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования;

- составляться по следующей форме: наименование документа (приказ, директива), заголовок документа (за исключением служебных писем), изложение содержания, удостоверение документа (подпись, заверение печатью), дата, адресование документа.

Служебный документ должен быть написан служебным стилем при соблюдении общепринятых грамматических правил, кратко и четко.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Республики Беларусь.

При составлении служебных документов рекомендуется:

- пользоваться простыми предложениями;

- применять устойчивые словосочетания и термины.

В служебных документах разрешается употребление общепринятых сокращенных форм слова (г., обл., р-н, пос., м-ц) и сложносокращенных слов (аббревиатура: МИД, ГОСТ).

Если к служебным документам, кроме приказов, директив, приказаний и указаний прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста, после слова "Приложение", с перечислением наименований, номера прилагаемых материалов и количества листов.

Приложения к проектам служебных документов должны быть подписаны должностными лицами в пределах полномочий.

В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.

Сокращенные обозначения воинских частей (учреждений) применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов.

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименование.

Полные действительные наименования воинских частей (учреждений) включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

Если разрабатываемые служебные документы по своему содержанию являются секретными, они оформляются секретным порядком.

При необходимости ссылки в несекретных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться только их даты и номера. Раскрывать содержащие в них сведения запрещается.

В конце проектов приказов командиров (начальников) указывается, до каких воинских частей (учреждений) разослать или до кого довести приказ.

Служебные документы, разрабатываемые на основании приказов, директив, приказаний и указаний должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку «Основание…...» с указанием наименования, даты и номера документа.

Распорядительная часть приказа, директивы, приказания, указания излагаются в виде пунктов. Вводимые в действие приказами положения, наставления, инструкции, руководства, правила и другие документы подразделяются на разделы, главы, статьи. Каждый раздел должен иметь свой заголовок.

Проекты служебных документов должны согласовываться с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны без задержки рассматривать поступившие на согласование документы.

При отсутствии возражений, проект визируется должностным лицом в пределах полномочий.

В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса.

Должностное лицо, разрабатывающее проект, при согласовании с заключением вносит в проект необходимые изменения.

Представляемый на подпись проект служебного документа должен иметь визу лица, представившего проект на подпись, а также визы должностных лиц, с которыми проект согласован.

Визы проставляются на экземпляре проекта, остающегося в деле воинской части (учреждения) ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на первом экземпляре.

Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должности и воинское звание визирующего и расшифровка его подписи (фамилия и инициалы).

При размножении подписанного документа визы не воспроизводятся. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования. При наличии разногласий по проекту одновременно с ним представляются заключения по предложениям, которые не учтены в проекте.

В необходимых случаях к представляемым на подпись проектам служебных документов составляется доклад, в котором указывается основание для составления проекта служебного документа, с кем согласовывается проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, и мотивы непринятия поступивших предложений. Доклады должны быть предельно краткими.

После того, как служебный документ согласован с заинтересованными лицами, ответственный исполнитель представляет его на подпись.

Служебные документы в пределах полномочий подписывают:

- приказы и директивы - командиры (начальники), которым предоставлено право издавать приказы и директивы;

- приказания - начальники штабов и военные коменданты гарнизонов;

- указания - начальники главных управлений, Министерства обороны, начальники главных управлений и управлений видов Вооруженных Сил, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов и адресуются нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

Приказы по вопросам боевой готовности, оперативности и боевой подготовке, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписываются командиром (начальником) и начальником штаба, а в воинской части (учреждении), где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник).

В воинской части (учреждении), кроме того, издается письменный приказ по строевой части, который может содержать следующие вопросы:

- зачисленные в списки личного состава воинской части, на обеспечение и исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения;

изменения в персональных учетных данных личного состава;

- нахождение на излечении и возвращение на службу из лечебного учреждения;

- освобождение от выполнения служебных обязанностей (занятий) по состоянию здоровья и о выходе на службу после болезни;

- назначение на должности, присвоение воинских знаний;

- прием на работу и увольнение рабочих и служащих;

- убытие (прибытие) в командировки, отпуска, на учебу;

- применение поощрений и взысканий;

- состав суточного наряда;

- другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру воинской части (начальнику учреждения).

Приказы командира воинской части (начальника учреждения) печатаются на машинке или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах и подлежат регистрации в книге учета приказов и директив.

Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера. Приказы командира воинской части (начальника учреждения) по строевой части о составе суточного наряда (ст. 219 Устава внутренней службы ВС) издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса «НР».

Эти приказы в архивы не сдаются и по истечении одного года уничтожаются.

Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий представляется:

- в воинской части, соединении - командиру и его заместителям;

- в учреждении, военно-учебном заведении, на предприятии, в организации - начальнику (руководителю) и его заместителям;

- в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона.

Право подписи служебных документов во время отсутствия должностных лицпринадлежит тем должностным лицам, на которых приказом возложено временное исполнение обязанности (должности) отсутствующего. Издание приказа в этом случае обязательно.

Подписывать служебные документы с предлогом " за " или проставление черты перед наименованием должности запрещается.

Предписание лицам офицерского состава о направлении к месту службы по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военно-учебного заведения.

Служебные документы, предназначенные для воинских частей (учреждений) ВС РБ подписывается (утверждается) должностными лицами, которым предоставлено право подписи служебных документов, с указанием должности, воинского звания и фамилии. Перед фамилией без пробела проставляются инициалы.

Служебные документы, подлежащие направлению в гражданские учреждения, организации и гражданам, подписываются, как правило, с указанием только должности и фамилии: "Командир части Станкевич".

Командиры воинских частей (начальники учреждений) своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей (учреждений), которым Наставлением предоставлено право подписи служебных документов.

Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом.

Уставами, положениями, наставлениями, инструкциями и т.п. могут быть предусмотрены для некоторых служебных документов подписи двух и более должностных лиц.

Приказы, директивы, приказания, указания, а также все служебные документы, представляемые на имя старшего командира (начальника) подписывает лично командир воинской части (начальник учреждения), а при его отсутствии - должностное лицо, временно исполняющее обязанности (должность) командира воинской части (начальника учреждения).

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. Дату подписания (утверждения) документа и, если необходимо, надписи "лично" и о срочности проставляет командир (начальник), подписывающий документ. В дате на документе название месяца пишется буквами, число и год - арабскими цифрами. Например: 5 марта 2009года. Допускается применение цифрового способа оформления дат, а также пропуск двух первых цифр обозначения года, когда это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например:дату 5 марта 2009 г. можно оформлять 05.03.2009г. или 05.03.09г.

При составлении документа рядом с местом, где должна быть поставлена подпись командира (начальника), печатается или разборчиво пишется от руки его инициалы и фамилия.

При направлении документа в подчиненные воинские части (учреждения) нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя.

Адресатам посылаются экземпляры документа, заверенные должностным лицом в пределах полномочий. При направлении служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции, командир (начальник) подписывает все экземпляры. В делах остается копия документа, заверенная исполнителем.

В подписанные (утвержденные) служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения командира (начальника), подписавшего документ, запрещается.

На документах, удостоверенных гербовой печатью (доверенности, предписания, отпускные билеты и т.п.), подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Копия служебного документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержанию подлиннику.

Заверительная надпись составляется исполнителем по форме: верно, наименование должности, воинское звание, личная подпись, инициалы и фамилия.

 

    3. Обращение со служебными документами. Рассмотрение и организация исполнения служебных документов. Контроль исполнения.

 

В каждой воинской части (учреждении) для организации документооборота и документирования создается делопроизводство, работа которого организуется в соответствии с требованиями Наставления по организации служебной переписки и делопроизводству и возлагается на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там где они штатами не предусмотрены, ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства назначается приказом командира (начальника).

Основными задачами делопроизводства являются:

а) прием, отправка, учет и хранение служебных документов, ведение и оформление дел;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение;

в) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

г) учет, хранение, выдача, проверка наличия служебных документов с грифом " Для служебного пользования ";

д) учет печатей и штампов, множительных аппаратов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

е) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов.