Запуск слияния из приложения Outlook

1. В представлении «Контакты» приложения Outlook выберите отдельные контакты путем выделения мышью диапазона контактов при нажатой клавише SHIFT или путем выделения мышью отдельных контактов при нажатой клавише CTRL. Если нужно использовать при слиянии все контакты, которые отображаются в данный момент, никакого выделения не требуется.

2. В меню Сервис выберите пункт Слияние.

3. Если для включения в составной документ выделены только отдельные контакты, выберите пункт Только выбранные контакты. Если в составной документ нужно включить все отображаемые в представлении контакты, выберите пункт Все контакты в текущем представлении.

4. Если представление «Список телефонов» настроено таким образом, что оно отображает как раз те самые поля, которые нужно использовать при слиянии, выберите пункт Поля контактов в текущем представлении. Если же выбрать пункт Все поля контактов, то все поля списка контактов будут доступны для слияния.

5. Если для слияния нужно создать новый основной документ, выберите пункт Новый документ. В противном случае выберите пункт Существующий документ и, чтобы найти необходимый основной документ, нажмите кнопку Обзор.

6. Если нужно сохранить выделенные контакты и поля для использования в дальнейшем, установите флажок Постоянный файл и для сохранения файла нажмите кнопку Обзор. Разделенные запятыми данные будут сохранены в документе Word.

7. Выберите параметр слияния.

· Документы на бланке Подготовка партии писем для массовой рассылки.

· Наклейки Подготовка адресных наклеек для массовой рассылки.

· Конверты Подготовка конвертов для массовой рассылки.

· Каталог Создание единого документа, содержащего каталог или список адресов.

· Новый документ Создание составных документов, которые можно отдельно редактировать в приложении Word.

· Принтер Отправка составных документов непосредственно на установленный по умолчанию принтер.

· Электронная почта Создание составных документов в виде, удобном для их рассылки в качестве сообщений электронной почты. Когда все готово к завершению слияния в приложении Word, на вкладке Рассылки в группе Готово выберите команду Найти и объединить, а затем Отправить электронные сообщения. Строка Тема содержит текст, введенный в диалоговом окне Контакты для слияния приложения Outlook.

8. Нажмите ОК. Когда документ откроется в приложении Word, то на вкладке Рассылки, в группе Составление документа и вставка полей нажмите стрелку рядом с Вставить поле слияния, а затем щелкните те поля, которые нужно вставить в документ.

Примечания

· Нельзя вводить знаки поля слияния (««»») вручную или использовать для этого команду Символ в меню Вставка. Необходимо использовать процедуру слияния.

· Если поля слияния появляются внутри фигурных скобок, например { MERGEFIELD Город }, приложение Microsoft Word вместо значений полей (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.) отображает коды полей (Код поля. Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.). Это никак не влияет на слияние, но, если требуется отобразить именно значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Коды/значения полей.

Форматирование результатов слияния

Приложения для работы с базами данных и электронными таблицами, такие как Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel, хранят в своих ячейках лишь введенные исходные данные. Параметры форматирования, применяемые в Access и Excel, например шрифты и цвета, не хранятся совместно с исходными данными. При слиянии информации из файлов данных в документ Word попадают только исходные данные без учета того, как они форматировались ранее.

Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его точно так же, как форматируется любой другой текст. Выделение обязательно должно включать двойные кавычки-шевроны («»), окружающие поле.

Предварительный просмотр и завершение слияния

После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.

Предварительный просмотр результатов слияния

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.

Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки:

· Щелкните Просмотреть результаты.

· Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

· Просмотрите конкретный документ с помощью команды Найти получателя.

Примечание. Чтобы открыть диалоговое окно Адресаты слияния, позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите пункт Изменить список получателей.

Завершение слияния

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Печать составных документов

1. На вкладке Почта в группе Завершение выберите пункт Завершить и объединить, а затем щелкните Печать документов.

2. Выберите, следует ли печатать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи.