Стандартизация и унификация первичных документов

 

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению и оформлению.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стремления унифицировать первичные документы не дали и не могли дать желаемых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы первичной учетной документации наоборот разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода формы. Специализированные формы первичных документов, соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

 

Заключение

 

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

 

Список литературы

 

1. Медведев, М.Ю. Теория бухгалтерского учета: учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).

2. Мизиковский, Е.А. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / под ред. Е.А. Мизиковского. - М. Экономист, 2006. - 555 с. - (Homo faber).

.   Основы бухгалтерского учета: теория, практика, тесты: Учеб. пособие - 4-е изд., доп. И перераб. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 368 с.: ил.

.   Пипко, В.А. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.А. Пипко М.: Финансы и статистика, 2005 - 192 с.: ил.

.   Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Изд. 8-е, перераб. и доп. - Москва.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д: Издательский центр «Март», 2004. - 608 с. (серия «Экономика и управление»).

.   Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие, - М.: Изд-во Эксмо, 2006. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

документ первичный учет стандартизация