Раздел 5. Документация по личному составу

Тема 5.1. Личное дело

 Документы по личному составу — это архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). То есть, к документам по личному составу относят все архивные документы на конкретного сотрудника. Самым распространенным документом по личному составу является приказ по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

 К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение); личные дела; личные карточки; лицевые счета; ведомости по начислению зарплаты; табели учета рабочего времени; трудовые договоры; документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.); документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.); документы, подтверждающие вредные условия производства; списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты); формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот. Обратите внимание! С 18 февраля 2020 года документы по личному составу нужно хранить по-новым правилам. Так, с февраля этого года изменился срок хранения таких документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

Сведения об адресате и заявителе.

Наименование документа.

Формулировка просьбы или предложения.

Дата подачи.

Подпись.

Основные правила написания автобиографии.

Чтобы автобиография максимально помогла вам получить желаемую работу или место в учебном заведении, важно учитывать тонкости составления документа. Посмотрим, на что именно нужно обращать внимание.

Содержание автобиографии.

ФИО полностью.

Дату рождения и/или возраст.

Место рождения и/или проживания (если не совпадают).

Полученное образование: нужно указать, как базовое, так и специальное, в том числе курсы повышения квалификации.

Трудовая деятельность: где, в какой период и кем трудились, причины смены работы.

Семейное положение и краткая информация о ближайших членах семь (муже/жене, родителях, детях).

Увлечения, достижения, награды и т.д.

Вы можете добавить какие-то пункты на свое усмотрение, но надо учитывать, что информация должна подаваться в сжатой форме.

Порядок заполнения.

При оформлении автобиографии нужно придерживаться хронологического порядка. Также не нужно забывать, что это официальный документ, поэтому информация должна подаваться лаконичными предложениями.

Придерживайтесь следующего порядка:

В верхней части документа посередине пишется название, после которого точка не ставится, а следующее предложение начинается с нового абзаца.

Автобиография пишется от первого лица, единственного числа. Начинается с местоимения «Я», после которого ставится запятая и прописывается ФИО полностью.

Указываются дата и место рождения, можно написать род деятельности родителей (родился в семье врачей, учителей и т.д.).

Далее сведения о полученном образовании, начиная со школы. Пишется название образовательного учреждения, напротив – годы обучения и присвоенная квалификация. Не забудьте указать все курсы, тренинги и семинары, которые вы посетили в формате название/дата.

Опыт трудовой деятельности (при наличии): начинается с первого места работы с указанием периода пребывания на данном месте и краткого описания своих обязанностей. Также указываются и остальные места работы, каждое начинается с новой строчки.

Научные работы, публикации иные достижения с указанием названия и года осуществления.

Дополнительные обязанности (при наличии). Например, указать, что успешно исполняли обязанности своего руководителя, пока он пребывал в отпуске (на больничном), написать, чего смогли достичь за этот период.

Хобби, особенно, если оно связано с профессиональной деятельностью и по нему имеются достижения.

Информация о личной жизни: семейное положение, наличие/число имеющихся детей, род занятий мужа/жены.

Сведения должны быть четко поделены на информационные блоки, каждый из которых начинается с красной строки. В конце делается отступ вниз, слева дата (число год цифрами, месяц – словами), справа подпись составителя документа.

 Автобиография на работу.

Общий принцип составления документа при приеме на работу стандартный. Но здесь следует сделать акцент на следующих пунктах:

Пропишите личные качества, которые требуются для работы, на которую устраиваетесь – это не только сэкономит время при обработке документа, но и позволит максимально объективно оценить вас как кандидата.

Уделите внимание проектам, над которыми работали – это покажет ваше умение работать в команде.

Опишите полученное образование, но основное внимание уделите профессиональным успехам.

Отразите свои пожелания к работе: форма осуществления трудовой деятельности (например, если любите работать самостоятельно, напишите об этом), желаемый размер заработной платы, возможность командировок и т.д.

Характеристика:

Место представления характеристики

(наименование организации

в именительном падеже)

ХАРАКТЕРИСТИКА

На __________________________________

(фамилия, имя, отчество в род. пад.)

00.00.0000

Ф.И.О. (полностью), год рождения, образование (год окончания, название учебного заведения, специальность).

На предприятии работает с (дата принятия на работу), наименование должностей последовательно в порядке продвижения по службе, точная дата вступления в последнюю должность и ее название.

Деловые качества аттестуемого: сроки выполнения заданий, качество выполняемых работ, работоспособность, умение планировать работу, умение перерабатывать информацию, способность контролировать ход дел, соблюдение дисциплины и порядка, рационализаторские предложения, работа по повышению квалификации и т. п.

Участие в общественной работе – конкретно.

Недостатки в работе (нарушения плановой, производственной, технологической, трудовой дисциплины).

Морально-нравственные качества. Свойства характера, умение работать с людьми, лидерские способности. Отрицательные качества, которые необходимо корректировать.

Рекомендации о повышении (понижении) в должности, квалификационной категории, повышении (понижении) должностного оклада в пределах максимальных и минимальных размеров по службе и соответствующей должности, изменении или отмене надбавок к должностным окладам, в необходимых случаях – об освобождении от занимаемой должности.

Начальник подразделения Личная подпись И.О. Фамилия

Председатель профсоюза Личная подпись И.О. Фамилия

Ознакомлен(а)

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Форма характеристики может быть использована при разработке рекомендательного письма работнику.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ РЕЗЮМЕ

Резюме – это первое впечатление о Вас. Грамотно составленное и оформленное резюме демонстрирует Вашу профессиональную компетентность и уверенность в своих силах. Когда объявляется конкурс на любую позицию, работодателю приходит большое количество резюме, из них выбираются самые лучшие. Даже если Вы являетесь эксклюзивным специалистом в какой-либо области, но не смогли этого достаточно четко отразить в резюме или оформили его на скорую руку, увы, шансы получить приглашение на собеседование очень малы.

Главная цель резюме - сделать так, чтобы работодатель захотел встретиться с Вами. В центре любого хорошего резюме должна быть демонстрация собственных успехов и достижений.

Персональная информация. Должна содержать фамилию, имя и отчество, дату рождения, контактную информацию. Укажите домашний и мобильный телефоны, адрес электронной почты.

Желаемая должность. В компании может быть открыто несколько вакансий, поэтому лучше укажите должность, на которую претендуете.

Основное образование. Укажите годы начала и окончания учебы, полное название учебного заведения, полученную специальность. Если у Вас нет опыта работы, лучше подробно описать ход и результаты учебы и указать места прохождения практики. В разделе образование (помимо основного) указывайте только те курсы и тренинги, которые отвечают намеченной цели.

Помимо вуза, периода обучения и специальности, укажите научные проекты, курсовые, дипломные работы, если темы соответствуют сфере будущей занятости.

Опыт работы. Лучше всего представить последовательность перехода с одной должности на другую (или из одной компании в другую) в обратном порядке (начинайте с последнего). Указывайте даты с точностью до месяца. Не указывайте слишком много мест работы. Акцентируйте внимание работодателя на том опыте, который соответствует Вашей теперешней цели. Не забудьте описать свои профессиональные достижения, если такие есть.

Если Вам не хватает опыта работы по специальности, необходимо включить в резюме весь опыт работы:

производственную практику на старших курсах;

летнюю работу;

помощь преподавателям в вузе;

частную предпринимательскую деятельность;

временную работу в проектах;

неоплачиваемую работу (возможно, участие в организации конференций, работу в общественных или благотворительных организациях).

Вы должны показать, что умеете работать и добиваться результатов. Особенно выделите опыт, значимый для вакансии, которую хотите получить. Один из способов увеличить свой рабочий опыт (по крайней мере, в восприятии работодателя) — это разбить описание работы на фрагменты и детально их разъяснить.

Дополнительные сведения. Рассказывайте только о том, что может пригодиться для выполнения соответствующих должностных обязанностей: личные качества, знание компьютерных программ, деловые связи, владение иностранными языками, водительские права, наличие автомобиля, готовность к командировкам и ненормированному рабочему дню.

Включите в резюме всю позитивную информацию. Укажите премии и грамоты за академические успехи. В раздел "Другая значимая информация" можно (и нужно) внести такие пункты, как:

выигранные гранты, конкурсы ("Лучший проект" и т.п.);

награждения;

назначения, выборные должности (например, староста курса);

средний балл успеваемости (если он выше 4).

Обязательно укажите технические навыки и навыки работы с программами ПК.

Личные качества. Описывая свои личные качества, пишите о тех, которые адекватны желаемой должности.

Рекомендации. Если Вы на хорошем счету на выпускающей Вас кафедре, то можете указать в качестве рекомендателя преподавателя (преподавателей) этой кафедры (конечно, предварительно согласовав с ними этот вопрос). В этом случае уместно указать ФИО, должность, научные звания рекомендателя и координаты для связи с ним. Если Вы указали подобную информацию в резюме, заранее побеспокойтесь о рекомендательном письме.

Исключите незначимую информацию. Если в объявлении о вакансии не было особого требования, не присоединяйте к резюме рекомендательные письма, копию вкладыша диплома или сертификатов.

Есть разные мнения относительно того, указывать ли год рождения. В различных пособиях говорится, что это не обязательно. Опыт показывает что, отсутствие этой информации раздражает работодателя. Она ему все равно нужна и он будет ее уточнять, пока не состоялась беседа, он вынужден вычислять Ваш возраст по другим признакам (год поступления в вуз и пр.).

Если работодатель не просил указывать желаемый уровень зарплаты, этот пункт можно пропустить. При личной встрече с работодателем можно сформулировать причины ухода с прежнего места работы, личные качества, хобби, сведения о семье, состоянии здоровья.

Необязательно указывать: адрес, место рождения, семейное положение.

Не рекомендуется указывать: антропометрические данные (рост, вес и т.п.), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и, как правило, национальность, хобби и увлечения (исключением могут быть те, которые соответствуют главной цели).

Составляя резюме, постарайтесь поставить себя на место работодателя и спросите, зачем Вам, как работодателю, знать те или иные сведения о кандидате и что Вам было бы интересно спросить у него.

Основные требования к стилю написания резюме. Краткость, конкретность, активность. Постарайтесь разместить весь объем информации на одной странице (А4), но не перегружайте ее. Учтите, что резюме на двух страницах выглядит лучше, чем втиснутое в одну страницу. Если ваше резюме все-таки заняло две страницы, пронумеруйте их и продублируйте контактную информацию на других листах. Не скрепляйте страницы и не печатайте с обеих сторон листа. Резюме должно быть написано разборчивым простым шрифтом (шрифт — Times New Roman или Arial, размер шрифта - 12-14 пунктов), избегайте рамочек или трудно читаемых шрифтов. Для расставления акцентов в резюме лучше использовать полужирный шрифт (не курсив, не подчеркивание).

Тема 5.2. Личные документы.

Правила составления доверенности

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:

- общая (генеральная) доверенность на представление интересов доверителя во всех сферах;

- специальная доверенность на совершение каких-то однородных действий;

- разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия.

Генеральная доверенность имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина. Такая генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица, филиал совершает точно такие же действия, как само юридическое лицо, только в меньшем объеме. Поэтому руководителю юридического лица, руководителя филиала выдают генеральную доверенность. Когда гражданин уезжает за рубеж, он может выдать генеральную доверенность на управление всем своим имуществом другому гражданину.

Специальная доверенность имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий. Скажем, такая специальная доверенность выдается юридическим лицом юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже, не на разрешение какого-то одного действия, а на комплекс действий, связанных с разрешением арбитражного спора.

Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

Составление доверенности

Согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:

1) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

2) наименование должности доверенного лица;

3) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

4) образец подписи доверенного лица;

5) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности.

Правовые основы оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения Гражданского кодекса РФ. В соответствии со ст. 185 ПС РФ под доверенностью признается "письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами". При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть также нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Отдельные виды доверенностей, в частности, доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции (в т. ч. денежной и посылочной), может быть также удостоверена:

1) организацией, в которой доверитель работает или учится;

2) жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства;

3) администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

ГК РФ устанавливает особый порядок для оформления и выдачи доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати предприятия (организации, учреждения).

Порядок удостоверения доверенностей конкретизирован разделом 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утв. Минюстом России 19.03.96. В частности, в соответствии с п. 31 указанной Инструкции по требованию юридического лица "доверенность от его имени может быть нотариально удостоверена. В этом случае должны быть проверены полномочия должностного лица, подписавшего доверенность". В доверенности, выдаваемой от имени юридического лица, указывается его полное наименование, место нахождения руководящего органа и должностное положение лица, подписавшего доверенность.

Особый порядок установлен указанной Инструкцией в отношении удостоверения доверенностей от имени нескольких лиц. Должностные лица в пределах своих полномочий вправе удостоверять доверенности от имени одного или нескольких лиц на имя одного или нескольких лиц. В последнем случае доверенность может быть удостоверена только в том случае, если действия, предусмотренные доверенностью, касаются однородных интересов всех лиц, выдающих доверенность, например, доверенность на ведение общего судебного дела и т. п.

В тексте доверенности на имя адвоката, помимо места и даты ее составления (подписания), фамилии, имени, отчества и места жительства лица, выдавшего доверенность, и лица, на имя которого она выдана, указывается также место работы доверенного лица — адвокатская контора, юридическая консультация и т. д.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Недействительна доверенность, в которой не указана дата ее совершения. В отдельных случаях на осуществление действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Так, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого представительства.

Согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени граждан, признанных в судебном порядке недееспособными, могут совершать их родители, усыновители или опекуны. Согласно ст. 26 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представителей — родителей, усыновителей или попечителей.

Свои особенности имеет и доверенность, выдаваемая в порядке передоверия. Такая доверенность в соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному удостоверению по представлении основной доверенности, в которой оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность, как то: тяжелая болезнь представителя, стихийное бедствие, в связи с чем представитель не может выполнить поручение, и т. п.

При этом доверенность в порядке передоверия не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности, а срок ее действия — превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. Кроме того, в доверенности, удостоверяемой в порядке передоверия, должны быть указаны время и место удостоверения доверенности, на основании которой она выдана.

Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения действия доверенности:

1) истечения срока доверенности;

2) отмена доверенности лицом, выдавшим ее;

3) отказ лица, которому выдана доверенность, исполнять полномочия;

4) реорганизация, ликвидация юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

5) реорганизация, ликвидация юридического лица, которому выдана доверенность;

6) смерть лица, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

7) смерть лица, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Правила составления и оформления расписок.

В расписку вносятся следующие данные:

Фамилия, имя и отчество заемщика и человека, который предоставляет деньги, а также полные паспортные данные, место рождения

информация о месте регистрации и фактическом месте жительства. Важно, чтобы все данные вносились собственноручно заемщиком. Если расписка не заверяется нотариально, то в суде может потребоваться почерковедческая экспертиза (должник может отрицать факт выдачи ему денег.

Сумма займа указывается и цифрами, и прописью.

Дата фактического получения средств по расписке.

Подтверждение заемщиком того, что он получил деньги.

Срок займа или дата, до которой человек должен вернуть деньги.

Точное название валюты, в которой даются деньги взаймы.

Подпись лица, берущего деньги взаймы.

По желанию сторон в расписку также может быть внесена следующая информация: целевое назначение предоставляемых денег, а также данные о свидетелях, присутствующих при составлении документа, которые могут подтвердить получение средств.

Важный нюанс: законодательство устанавливает срок исковой давности для взыскания денег по расписке. Он составляет 3 года. Отсчитывается он с того момента, когда должник нарушил свои обязательства (с даты, следующей за той, когда он должен вернуть деньги). Бывают ситуации, когда в расписке не указана дата возврата. Тогда средства должны возвращаться по первому требованию. Зафиксировать его можно, отправив должнику, например, заказное письмо с уведомлением. С этой даты и будет отсчитываться срок давности.

Если вы не указали дату возврата денежных средств по расписке, достаточно будет написать письменную претензию должнику с указанием требования о возврате денежных средств в срок до числа которое вы считаете нужным.