Как составлять описание проекта

В описании проекта указываются:

§ ограничения, накладываемые на проект;

§ предположения, касающиеся доступности ресурсов, выбора поставщиков, сроков начала работ, подписания договоров и пр.

Предположения – это своего рода гипотезы, которые выдвигаются руководителем проекта. Польза от предположений довольно большая, чем их больше, тем полнее и точнее руководителю удастся описать проект. Возможно, что большинство из гипотез не подтвердится, но оставшаяся часть укажет нам тот единственный путь, по которому будут развиваться события.

Кто такие «заинтересованные лица»

В процессе разработке и реализации проекта участвует большое количество самых разных лиц, каждое из которых что-то приобретает или что-то теряет. Это руководители, спонсоры, исполнители, подрядчики и субподрядчики, руководители функциональных подразделений и т.д. Мнения всех этих лиц следует учесть при разработке проекта. Чем больше лиц будет вовлечено в процесс планирования проекта, тем более точным будет его описание.

 

Распределение ролей и обязанностей по проекту

Если проект достаточно велик и требует для своей реализации создания специальной команды, то следует разобраться, какую роль и какие функции выполняет каждый ее член. Мы также должны выяснить, чего именно от нас ждут, поручив нам конкретную роль в реализации проекта. Данная информация может быть представлена в виде:

§ Должностной инструкции

§ Графика функциональных обязанностей

Должностная инструкция

В состав должностной инструкции входят следующие элементы:

§ Какие цели стоят перед сотрудником, занимающим данную должность

§ Что он должен делать для достижения указанных целей

§ Кому подчиняется сотрудник, занимающий данную должность

§ Какими полномочиями обладает сотрудник, занимающий данную должность, в плане принятия решений, приема и увольнения с работы, расходования средств и т.д.

§ Каковы его обязанности по связям с клиентами (если таковые вообще имеются)

§ Как оценивается его деятельность

График функциональных обязанностей

График функциональных обязанностей дает точно представление о том, кто за что отвечает на протяжении всего проекта. Степень его детализации должна отражать как размеры и сложность проекта, так и потребности членов команды.

Смета и бюджет проекта

Оба этих аспекта крайне важны для реализации проекта, хотя они и используются для разных целей. В описании проекта должно быть указано, какие суммы будут израсходованы на проект, определены процедуры утверждения расходов и оплаты счетов, ответственные лица, которые подписывают чеки и т.д.

Контроль за внесением изменений в проект

 Даже в те проекты, которые осуществляются эффективно, приходится иногда вносить изменения. Это может быть вызвано изменением технологии, введением новых законодательных актов и даже просто ошибками в расчетах. Такие изменения приводят к изменению стоимости, продолжительности или качеству результатов проекта.

Любые изменения должны тщательно контролироваться. Для этого следует разработать процедуру внесения изменений в проект. В типовой форме контроля за изменениями, вносимыми в проект, будут содержаться сведения:

§ Общие сведения о предполагаемых изменениях

§ Причины для внесения изменений

§ Каких аспектов, расходов, документов и планов по проекту эти изменения касаются

§ Кто проанализировал и утвердил / запретил внесение изменения

ВЫВОДЫ

Проект необходимо организовывать. Выбор «правильного» типа его организации является необходимым условием его завершения. Выбранный тип организации проекта должен быть совместим с организацией клиента и призван создать рамки, в пределах которых можно было бы эффективно осуществлять планирование, контроль, проверку и конкретные действия по проекту.

Существует несколько типов организации проектов: интегрированный, независимый и матричный. Для того, чтобы выбрать организацию проекта, Вам необходимо выяснить, что использовалось в прошлом и дало результат, каковы возможности и опыт организации клиента, каким оборудованием он располагает, не забывая о результатах, рисках, расходах, сроках и возможной потребности в новых технологиях или знаниях. На основании проведенного исследования будет сделан вывод о том, что может пригодиться в будущем.

При любой организации проекта самое главное – составить спецификацию проекта. Необходимо также обдумать должностные инструкции, графики функциональных обязанностей, а также бюджет, порядок отчетности и внесения изменений.

 

ЗАДАНИЕ 4. ПЛАНИРОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ

 

План - это попытка контролировать будущее.

И нередко нам приходится сталкиваться с реальностью, которая в той или иной степени отличается от того, что мы планировали. Как однажды кто-то сказал, «будущее - это совсем не то, что мы думали».

Реализации планов, которые мы строим, часто мешают необходимость гибко реагировать, учитывать потребнос­ти клиентов, расширение сферы полномочий сотрудни­ков, децентрализация, сокращение штатов, реорганиза­ция. Действительно, в современном мире бизнеса мно­гие традиционные правила управления, в основе которых лежали планирование и контроль, поставлены под сомне­ние или вообще отброшены в сторону.

Проект и план - давние союзники.

Проект - сознатель­но выбранное действие, план - неотъемлемая часть его создания и выполнения. Однако разрабатываемый нами план должен быть достаточно гибким, чтобы выстоять под натиском проблем, возникающих у нас на работе, где ситуация меняется очень быстро.

Планирование, по сути, — создание плана, который может иметь различную форму, например форму диаграммы, таблицы с цифрами, графика или последователь­ности действий.

. Мы также должны ясно представлять следующее:

Ÿ когда будут предприняты эти действия;

Ÿ кто их будет осуществлять;

Ÿ какие ресурсы для этого необходимы.

ВЗАИМОЗАВИСИМОСТЬ

Действия, предусмотренные проектом, всегда связаны. Например, некоторые из них не могут быть начаты, пока не будут завершены другие, то есть это взаимоза­висимые действия, в то время как другие действия могут выполняться одновременно - это параллельные действия.

. План должен быть таким, чтобы в него легко можно было вносить изменения, коррективы и поправки в процессе реализации проекта с возможностью проверки и фиксиро­вания промежуточных результатов. Если наш план отве­чает всем необходимым требованиям, то он превращается в некое средство, своего рода механизм, который помога­ет нам достичь намеченных целей.

План проекта - это механизм, посредством которого мы можем превратить задачи проекта в реальные дела. Чтобы создать план, нам нужно знать кто, что, когда и как будет делать для реализации плана, а также расходы и уро­вень качества, необходимый результатам проекта. План может быть составлен в виде графика Ганта, стрелочного или узлового графика. У каждого из названных видов есть свои преимущества и недостатки. Для мелких проектов часто используют графики Ганта или стрелочные графики, в то время как для крупных или сложных проектов используют стрелочные и узловые графики. Реализация подобных проектов требует ресурсов, для планирования и управления которыми можно использовать либо метод ре­гулирования ресурсов, либо эмпирические правила для приближенных подсчетов. И последнее - мы понимаем важность выявления ваших реальных потребностей до того, как вы выберете то программное обеспечение, которое намерены использовать для планирования проекта.

 

 

ЗАНЯТИЕ 5. КОМАНДА, КОТОРАЯ РАБОТАЕТ НАД ПРОЕКТОМ