Положения, правила, инструкции

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются главой Администрации.

4.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на отдельных листах, специального бланка нет.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (приложение № 5).

Протокол

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.3.2. В Администрации протоколы издаются в полной форме, при которой фиксируются ход обсуждения вопроса и принятое по нему решение (приложение № 6).

4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель и Секретарь.

4.3.4. Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года: протоколы общего собрания коллектива и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель службы, готовившей рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью «Для документов».

4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А 4 со шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3.8.  Материалы к обсуждению представляются сотрудниками службы, на которых возложена их подготовка в соответствии со сроками, предусмотренными в положениях о коллегиальных органах. Справки подписываются заместителем главы.

 

Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Администрации готовятся:

- как ответы о выполнении поручений администрации МР «Нюрбинский район»;

- как исполнение поручений органов государственной и исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов РС (Я);

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы Администрации на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции главы. Сроки подготовки инициативных писем определяются специалистами Администрации.

4.4.3. Служебные письма печатаются на общем продольном бланке формата А 4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Администрации, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Допускается составление на якутском языке письма, направляемого внутри РС (Я). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: Администрация МО «Дикимдинский наслег» доводит до Вашего сведения …

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

4.4.6. Образец оформления служебного письма приводится в приложении № 7.

Доверенность

4.5.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое главой Администрации должностным лицам, для ведения переговоров и подписания договоров от имени Администрации, представлять интересы Администрации, действовать от имени Администрации во всех органах, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы, перед физическими лицами, в любых судах и иных судебных учреждениях, любых инстанциях по всем вопросам, связанных с деятельностью Администрации.

4.5.2. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

4.5.3. Доверенность оформляется на соответствующем бланке, в зависимости от указанного в тексте доверителя.

4.5.4. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер, дата и место выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Администрации или иного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы (в его отсутствие исполняющего обязанности главы);

- печать Администрации;

- полномочия передоверия или его отсутствия.

4.5.5. Образец формы доверенности приводится в приложении № 8.