Тема 2. Организация службы документационного обеспечения.

Основной целью службы делопроизводства является: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Задачи службы ДОУ: 1 постоянное совершенствование форм и методов работы с документами 2 обеспечение единого порядка документирования 3 сокращение документооборота 4 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ.

Функции службы: 1 разработка, внедрение и ведение альбома и табеля унифицированных форм документов 2 разработка бланков документов 3 обработка поступающей и отправляемой документации 4 регистрация документов 5 подготовка документов к докладу руководства 6 контроль за правильностью оформления документов 7 организация текстов документов 8 обеспечение хранения дел 9 организация работы архива учреждения 10 повышение квалификации работников службы 11 организация рабочих мест и т.д.

Структура и организация службы ДОУ.

Одной из наиболее распространенной формой делопроизводства является канцелярия. Канцелярия- это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемой начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Организационная структура канцелярии включает в себя: 1 экспедиция - это специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте или по курьерской связи документации. 2 секретариат - готовит доклады руководству, приказы, письма, справки и т.д., обеспечивает анализ справок, докладов и т.д. 3 машинописное бюро - печатка документов 4 контрольная группа - проверка документов 5 копировально-множительное бюро - снятие копий, их рассылка 6 архив.

Состав канцелярии и ее численность зависит от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений и автоматизации обработки документов.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность службы делопроизводства: 1 устав организации 2 положение о структурных подразделениях 3 положение о службе делопроизводства 4 должностная инструкция 5 инструкция по делопроизводству 6 табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Он позволяет исключить неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов, учесть количество видов и форм документов.

 

 

Раздел 2

Общие правила оформления служебных документов.

       Тема 1. Требования к оформлению реквизитов документов.

Бланки документов- лист бумаги разрешенного формата (А 4) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Бланки должны иметь поля: левое – 20-35 мм, правое – 10мм, верхнее – 15мм, нижнее – 20мм. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления. Существуют следующие виды бланков: 1. общий бланк - используется для изготовления любых видов документов кроме писем 2. бланк письма – включает в себя реквизиты: 1, 2, 3, 4, 6, 7; 3. бланк структурного подразделения организации или должностного лица – используется в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи 4. бланк конкретного вида документа – включает в себя реквизиты: 1, 2, 3, 5, 6, 8, 12.

Требования к оформлению реквизитов документов: 1. эмблема банка, Герд РФ 2. наименование банка 3. справочные данные банка 4. наименование вида документа 5. дата 6. регистрационный номер 7. ссылка на регистрационный номер и дату документа 8. место составления или издания документа 9. гриф ограничения доступа к документу 10.адресат 11. гриф утверждения документа 12. резолюция 13. заголовок к тексту 14. отметка о контроле 15. текст 16. отметка о наличии приложений 17. подпись 18. гриф согласования 19. виды согласования документа 20. печать 21. отметка о заверении копии 22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело 23. отметка о поступлении документа 24. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты необходимы для соблюдения правил, обеспечивающих юридическую силу документа, оперативность. Качественное исполнение и поиск документов. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

1. эмблема банка или герб РФ - располагается на уровне наименования банка (на левом поле или на верхнем или в центре).

2. наименование банка – должно соответствовать наименованию закрепленному в учредительных документах.

3. справочные данные банка – включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и др. сведения по усмотрению банка.

4.наименование вида документа - регламентируется уставом банка и должно соответствовать видам документов представленным во всероссийском классификаторе управленческой документации

5. дата.

6. регистрационный номер документа – включает в себя: 04 – 05/15, 04 – индекс структурного подразделения, 05 – номер дела по номенклатуре дел, 15 – порядковый номер.

7. ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает в себя регистрационный номер и дату на которую дается ответ.

8. место составления или издания документа – указывается в том случае если затруднительно определить по реквизитам наименование и справочные данные. место составления указывается с учетом принятого административного деления.

9. гриф ограничения доступа к документу – гриф секретно и конфиденциально проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными предусмотренными законодательством.

10. адресат –  в качестве этого реквизита могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

 

                                                                                         Центральный банк РФ

                                                                                         Валютное управление

 

Если документ адресован должностному или физическому лицу, то используются следующие реквизиты: название организации, должность лица, которому адресован документ, фамилия.

 

Банк «Луч»

Управление международных расчетов 

                                                      Ведущему экономисту

А. П. Иванову

       Или

           

                                                                             Президенту банка «Мир»

                                                                             А.П.Иванову

 

11. гриф утверждения документа – при утверждении документа должностным лицом, гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, подписи, фамилии и даты утверждения

 

УТВЕРЖДАЮ

Президент банка «Луч»

ۻ В. В. Вал

17. 01. 2006.

 

12.резолюция – пишется на документах соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

 

А. А. Петровой

А. И. Хлебову

Прошу подготовить план…

Срок 23.01. 2006.

&

17.01.2006.

 

13. заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа, согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы, о ком, о чем.

 

[Должностная инструкция секретаря-референта]

 

 14.отметка о контроле – обозначается буквой К, словом или штампом контроль (ставится слева).

15. текст.

16. отметка о наличии приложений- п риложение: на 5 листах в 2 экземплярах.

Если документ имеет приложение не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов, количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

 

       Приложение: 1. Положение о валютном управлении на 2 листе в 3 экземплярах

                              2. Положение о делопроизводственной службе на 3 листе в 2 экземплярах.

 

17. подпись.

 

Председатель банка «Мир» & (личная подпись) В.И.Петров

 

Если документ подписывается несколькими лицами то:

 

Председатель банка «Мир» & (личная подпись) В.И.Петров

Главный бухгалтер            @                              А.К.Иванова

 

Если документ составляет комиссия, то:

 

Председатель комиссии &                              К.В.Чекутов

Члены комиссии:             @                             А.А.Синицина

                                          $                              Е.Е.Божук

 

1 8. гриф согласования - состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с который согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата, указывается слева

 

 СОГЛАСОВАНО

Президент банка «Мир»

& И. П. Иванов

17.01.2006

 

Или

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЦБРФ

17.01.2006 № 5

Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. Лист составляется в том случае если содержание документа затрагивает интересы нескольких банков.

 

СОГЛАСОВАНО                                                                СОГЛАСОВАНО

Зам.председателя ГОСБанка РФ                                  Зам.министра Экономики

& И. П. Петров                                                                    & И. П. Иванов

17.01.2006                                                                       17.01.2006

 

       19. визы согласования документа

 

Начальник юридического отдела

& Ю. Г. Кузьмин

17.12.2006.

 

       При наличии замечаний к документу виза записывается или ставится следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

& Ю.К.Вичкин

17.01.2006

 

20.печать – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. оттиск печати ставится таки образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица подписывающего или утверждающего документ.

21. отметка о заверении подписи – проставляется ниже реквизита «подпись» и имеет следующие составляющие

 

 

ВЕРНО

Инспектор & И. И. Иванов

18.01.2006.

           

Допускается заверять копию документа печатью.

22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело - располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

 

Иванов

36-35-45

 

       Или

 

Иванов Петр Васильевич

36-35-45

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

В дело № 14

&&&

18/01/2006

 

23. отметка о поступлении в дело - содержит порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости часы. Минуты. Допускается отметку проставлять в виде штампа.

24.идентификатор электронной копии документа – отметка проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные установленные в банке.

 

Тема 2. Требования к тексту служебных документов. Официально-деловой стиль, рекомендации по составлению текста.

Служебные документы отличает нейтральный тон, переписка ведется от третьего лица ед. ч. или мн. ч., местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает). Формулировки служебных документов должны быть безупречны в юридическом отношении. Документы призваны побудить к какому-либо действию, убедить кого-либо. Этого можно достичь аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов.

Деловой стиль документов. - арсенал средств, который помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение. В тексте документа выделяют 2 смысловые части: 1. излагаются причины, основания или цели составления документа 2. делаются выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения и т. д.

 

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

    Просим принять участие и подготовить свои предложения.

 

       Декан факультета                                   &                        А.А.Синюшкин

 

Документ можно начинать и с заключительной части, т. е. с изложения существа вопроса, просьбы, а затем подкрепить их обоснованиями.

Можно составлять документы только из заключительной части без матировки.

Лексические и грамматические проблемы, котоые возникаю при составлении документа.

1. лексика. Примеры сочетания слов в деловой речи: приказ издается, выговор объявляется, контроль возлагается, архив создают, вакансию имеют и т. д.

2. грамматика. При составлении текста можно использовать предлоги: ввиду, вследствие, в силу, в связи с чем, по причине, из-за. Нельзя говорить: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Нужно говорить: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу.

Основные правила набора и оформления документов на компьютере.

При подготовке документа выделяют 3 части: 1. необходимо изучить законодательную базу, предшествующие нормативно-методические документы, определяющие порядок решения вопроса такого типа 2. изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам 3. сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных, так и базы данных созданных в самой организации, фирме, банке.

 

Тема 3. Организационные и распорядительные документы.

Назначения и виды организационных документов: 1.положение- это нормативные акты определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работ. Положение состоит из нескольких разделов: 1. общее положение - определяет цель, для кот разработано положение, перечисляются конституционные гарантии персонала в области занятости. 2. порядок найма и высвобождение персонала - включает процедуру приема на работу, перечень необходимых документов, проведение инструктора по технике безопасности и условиях работы. 3. основные обязанности персонала - перечисляется круг обязанностей персонала по своей специальности. 4. основные обязанности администрации 5. рабочее время и его использование. 6. поощрения за успешные результаты работы - премии, авансы. 7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины - оговариваются меры дисциплинарного воздействия на плохих работников, перечисляются виды трудовой дисциплины 2.устав- это свод правил, регулирующих деятельность предприятия, граждан, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в разных сферах государственного управления или другой деятельности. 3.структура и штатная численность- это док, кот закрепляет наименование структурных подразделений, должностей и кол-во штатных единиц каждой должности. Док оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, виза, подпись. Текст состоит в виде таблицы, визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью 4. штатное расписание- это док, кот закрепляет должностной, численный состав и фонд заработной  платы. Реквизиты аналогичны структуре и штатной численности, текст составляется в виде таблицы, графы которой состоят: наименование должностного оклада, надбавки (персональные и прочие), месячный фонд заработной платы, примечание. Подписывается документ начальником отдела кадров, визируется главным бухгалтером, утверждается руководителем, подпись заверяется печатью. 5. инструкция- это правовой акт утверждаемый или издаваемый в целях установления правил регулирующих организационные, финансовые и другие стороны деятельности организации. Инструкция создается на каждого работника, оформляется на общем бланке, содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись. Заголовок должен определять вопросы, объекты и круг лиц, на кот распространяется инструкция. Текст состоит из разделов, подразделов, пунктов.  6. договор - это официальное соглашение 2-х или более сторон об установлении определенных отношений между ними фиксирующие права, обязанности и ответственность сторон.

Назначение и виды распорядительных документов: 1.приказ- это правовой док, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач. Текст состоит из 2-х частей: первая часть- это констатирующая часть, в кот излагается основание и причина, побудившие руководителя издать данный док, указываются цели и задачи приказа; вторая часть- распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, после слова ставится двоеточие. Текст начинается с новой строки от левого края поля. В первом пункте указываются наименование должности исполнителя, его ФИО, излагается содержание предполагаемых действий, указывается срок исполнения; во втором пункте производится контроль, за исполнением, те кем производится контроль выполнения приказа. 2.распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем, состав реквизитов аналогичен приказу, отличие состоит в том, что текст начинается со слов ПРЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ. В распоряжении дата, №, место издания записывается возле левого края поля. После текста ставится наименование должности лица, подписывающего док, гриф согласования или виза. 3.указание- это организационно- правовая форма управленческого решения в виде распорядительного док по вопросам методического характера связанная с организацией исполнения приказов, инструкций и др док. Может издаваться при оформлении командировки сотрудников или сбора необходимой информации. Реквизиты аналогичны приказу, но распорядительная часть начинается со слов ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ. Текст констатирующей части начинается со слов ВСООТВЕТСТВИИ, В ЦЕЛЯХ. После текста ставится наименование должности подписывающего док и кем согласовано. 4.решение- это док коллегиального органа управления, оформляется аналогично приказу, текст констатирующей части состоит из целей, причин издания, ссылки если необходимо на распорядительные док высшего органа, распорядительная часть начинается со слов: КОЛЛЕГИЯ или СОВЕТ РЕШИЛ (А), в конце указывается должность (председатель, секретарь), визы могут указываться или нет.5 .постановление - это правовой распорядительный док, издаваемый высшим органом государственной власти, комитетом, комиссией, образуемыми при органах власти; реквизиты аналогичны решению, распорядительная часть начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЮ, констатирующая часть- В СВЯЗИ С КОМИССИЕЙ ПО…